Daftar Isi
- Pengantar dan Latar Belakang
- Tujuan dan Ruang Lingkup
- Tanggung Jawab dan Akuntabilitas
- Prosedur Kualifikasi Laboratorium
- Kuisioner Evaluasi Laboratorium
- Persyaratan Dokumen dan Akreditasi
- Spesimen Kontrak Penulisan
- Kesimpulan
1. Pengantar dan Latar Belakang
Dalam industri farmasi modern, banyak perusahaan farmasi yang tidak memiliki fasilitas pengujian analitik lengkap di dalam perusahaan mereka. Oleh karena itu, outsourcing atau kontrak dengan laboratorium analitik eksternal menjadi solusi strategis untuk memenuhi kebutuhan pengujian sampel produk farmasi. Namun, pengujian di laboratorium kontraktual harus dilakukan dengan standar mutu yang ketat sesuai dengan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) dan regulasi internasional.
Laboratorium analitik kontraktual adalah laboratorium yang dikelola sesuai standar GLP pihak ketiga yang ditunjuk oleh perusahaan farmasi (contract giver) untuk melakukan pengujian sampel atas nama perusahaan tersebut. Laboratorium ini harus memiliki kualifikasi yang memadai, sistem mutu yang terintegrasi, dan kepatuhan terhadap standar internasional seperti GLP (Good Laboratory Practice).Kualifikasi laboratorium analitik kontraktual merupakan proses sistematis untuk memastikan bahwa laboratorium tersebut mampu melakukan pengujian dengan akurasi, presisi, dan keandalan yang sesuai dengan persyaratan spesifikasi produk farmasi. Proses ini melibatkan evaluasi menyeluruh terhadap aspek organisasi, sumber daya manusia, fasilitas, peralatan, sistem dokumentasi, dan kepatuhan regulasi.
2. Tujuan dan Ruang Lingkup
Tujuan utama dari prosedur kualifikasi metode analitik laboratorium analitik kontraktual adalah untuk menetapkan pedoman yang komprehensif dalam melakukan penilaian, seleksi, dan kualifikasi laboratorium kontraktual sebelum dilakukan kerjasama pengujian. Prosedur ini memastikan bahwa setiap laboratorium yang akan dijadikan mitra pengujian telah memenuhi standar mutu yang ditetapkan oleh perusahaan dan regulasi yang berlaku.
Ruang lingkup prosedur ini mencakup kualifikasi laboratorium analitik kontraktual untuk pengujian sampel produk farmasi yang tidak memiliki fasilitas pengujian in-house. Prosedur ini berlaku untuk semua jenis pengujian analitik, termasuk pengujian kimia, mikrobiologi, dan sterilitas. Laboratorium kontraktual harus memiliki kompetensi teknis yang memadai dan sistem mutu yang terstandarisasi.
Prosedur ini juga mengatur bagaimana perusahaan farmasi (contract giver) harus berinteraksi dengan laboratorium kontraktual (contract acceptor) dalam hal pengujian, pelaporan hasil, pengelolaan dokumen, dan penanganan deviasi. Kerjasama antara kedua belah pihak harus didasarkan pada kontrak tertulis yang jelas dan komprehensif.
3. Tanggung Jawab dan Akuntabilitas
Persiapan Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan tanggung jawab Officer atau Senior Officer di Departemen Quality Assurance (QA). Personel ini memiliki kompetensi teknis yang memadai untuk menyusun dokumen prosedur yang sesuai dengan persyaratan regulasi dan standar industri farmasi.
Checking dan review SOP menjadi tanggung jawab Executive di Departemen QA. Executive QA memiliki peran krusial dalam memastikan bahwa prosedur yang disusun sudah sesuai dengan standar mutu yang berlaku dan dapat diterapkan secara operasional di lapangan.
Approval SOP dilaksanakan oleh Executive atau Senior Executive QA. Tahap ini memastikan bahwa prosedur telah melalui evaluasi menyeluruh dan memenuhi persyaratan sebelum disahkan untuk implementasi.
Authorization SOP merupakan wewenang Head QA atau designee-nya. Personel ini memiliki otoritas final untuk mengesahkan prosedur dan memastikan bahwa seluruh aspek kualifikasi laboratorium telah terpenuhi.
Manager Quality Control dan Kepala Quality/Technical bertanggung jawab untuk melakukan assessment dan approval laboratorium analitik kontraktual sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dalam SOP ini. Mereka harus memastikan bahwa laboratorium memenuhi semua persyaratan kualifikasi sebelum diberikan otorisasi untuk melakukan pengujian kontraktual.
Akuntabilitas implementasi dan kepatuhan terhadap SOP menjadi tanggung jawab Kepala Departemen terkait dan Kepala QA. Mereka harus memastikan bahwa prosedur dilaksanakan secara konsisten dan bahwa laboratorium kontraktual tetap memenuhi standar mutu yang ditetapkan.
4. Prosedur Kualifikasi Laboratorium
Proses kualifikasi laboratorium analitik kontraktual dimulai dengan inisiatif dari Kepala Quality Control atau designee-nya untuk mengirimkan kuisioner evaluasi laboratorium analitik kontraktual sesuai dengan Format No. SOP/C/QA052-F01 kepada laboratorium yang potencial sebagai mitra pengujian. Kuisioner ini dirancang untuk mengumpulkan informasi lengkap tentang kapasitas, kompetensi, dan sistem mutu laboratorium.
Setelah kuisioner lengkap diterima dari laboratorium kontraktual, Kepala Quality Control atau designee-nya akan mengevaluasi jawaban kuisioner dan meneruskannya kepada Kepala Quality atau designee-nya bersama dengan komentar atau catatan jika diperlukan. Evaluasi awal ini membantu menentukan apakah laboratorium memenuhi persyaratan dasar untuk kualifikasi lebih lanjut.
Keputusan untuk melakukan site audit direncanakan berdasarkan hasil evaluasi kuisioner dan tingkat akreditasi serta persetujuan laboratorium kontraktual oleh perwakilan contract giver. Laboratory yang telah memiliki akreditasi internasional seperti ISO/IEC 17025 mungkin memerlukan pengurangan scope audit, sementara laboratorium baru harus melalui audit menyeluruh.
Persyaratan site audit harus direncanakan dengan mempertimbangkan akreditasi dan persetujuan laboratorium pengujian kontraktual oleh perwakilan pemberi kontrak. Contract giver harus memberikan pemberitahuan yang cukup kepada contract acceptor sebelumnya agar laboratorium dapat mempersiapkan dokumentasi dan fasilitas yang diperlukan.
Laboratorium pengujian kontraktual wajib mengirimkan corrective and preventive action (CAPA) atas temuan dan observasi yang diberikan pada saat audit, paling lambat dalam 30 hari kerja setelah pengiriman laporan audit. Re-audit dapat dilakukan atau tidak dilakukan berdasarkan tingkat kepercayaan terhadap CAPA yang diajukan oleh laboratorium kontraktual.
Audit kepatuhan didasarkan pada status akreditasi dan persetujuan saat ini dari laboratorium pengujian kontraktual. Jika diperlukan, audit kepatuhan harus dilaksanakan sekali dalam dua tahun sesuai dengan auditor planner yang telah ditetapkan pada Format Audit Planner of Contract Analytical Laboratory for Post Qualification.
Berdasarkan temuan audit dan/atau hasil kuisioner evaluasi laboratorium analitik kontraktual, Kepala QA harus membuat keputusan persetujuan terhadap Contract Acceptor. Keputusan ini harus didasarkan pada bukti objektif dan memenuhi semua persyaratan kualifikasi yang ditetapkan.
Laporan audit yang ditandatangani harus secara jelas mendefinisikan observasi dan temuan. Kesimpulan harus ditulis di akhir laporan audit dan menjadi dasar pengambilan keputusan kualifikasi. Temuan mayor harus ditangani sebelum kualifikasi disetujui.
Jika Contract Acceptor memenuhi syarat untuk persetujuan, maka Kepala Quality/Technical harus meneruskan Written Agreement sesuai Format kepada Contract Acceptor untuk ditandatangani. Kontrak tertulis ini menjadi dasar hukum kerjasama pengujian antara kedua belah pihak.
Contract Acceptor harus mengirimkan kembali salinan yang telah ditandatangani kepada Kepala Quality/Technical. Kemudian, Kepala Quality/Technical harus menandatangani written agreement dan memberikan salinan persetujuan kepada QC dan Contract Acceptor sebagai dokumentasi resmi kerjasama.
Kepala Quality/Technical atau designee-nya harus mengisi form “Certification Qualification of Contract Analytical Laboratory” sesuai Format No. SOP/C/QA052-F03 dan memperbarui daftar sesuai SOP/C/QA052-F05 setelah kualifikasi selesai untuk evaluasi agency kalibrasi.
Master copy dari “Certification – Qualification of Contract Analytical Laboratory” sesuai Format harus dipelihara oleh QA, dan salinan harus disediakan kepada QC untuk referensi dan audit trail yang lengkap.
5. Kuisioner Evaluasi Laboratorium
Kuisioner evaluasi laboratorium analitik kontraktual mencakup berbagai aspek kritis yang harus dipenuhi oleh laboratorium. Aspek-aspek ini meliputi: jadwal housekeeping umum, kondisi lingkungan laboratorium yang dipertahankan dan dicatat, penerimaan sampel oleh personel berkualitas, sistem dokumentasi dan coding untuk melacak sampel yang diterima, penyimpanan sampel yang memadai sebelum dan setelah pengujian, durasi penyimpanan sampel setelah hasil dilaporkan, pemantauan suhu dan kelembaban fasilitas penyimpanan sampel.
Aspek peralatan mencakup daftar instrument yang tersedia untuk pengujian lengkap dengan nama pabrikan, jadwal kalibrasi equipment, apakah kalibrasi dilakukan secara internal atau melalui agency eksternal beserta nama dan alamatnya, traceability internal standards untuk kalibrasi terhadap National/International Accreditation Agency, prosedur tertulis untuk operasi dan kalibrasi instrument, preventive maintenance yang terprogram untuk instrument, dan training instrumentasi yang didokumentasikan.
Aspek dokumentasi mencakup SOP untuk pemeliharaan dokumen/rekaman laboratorium, lead time pelaporan hasil untuk analisis kimia (maksimal 3 hari), pengujian mikrobiologi (maksimal 10 hari), dan pengujian sterilitas (maksimal 20 hari). Laboratorium harus melaporkan semua data final report dan related raw data kepada client.
Aspek kualitas mencakup retensi records original observation, derived data dan test records, keterbacaan records yang mudah retrieve, prosedur backup records yang disimpan secara elektronik, kepatuhan semua pengujian terhadap requirements client, SOP untuk Out-of-Specification (OOS) test results, investigasi dan evaluasi OOS results, policy untuk test results yang tidak sesuai dengan procedures/specifications atau agreed requirements client.
Aspek pelaporan mencakup signing dan dating testing reports oleh analyst, counter checking/testing records yang ditandatangani oleh QC Incharge sebelum dispatch report, keberadaan Quality Manual termasuk quality system policies dan objectives, procedures untuk control semua documents yang membentuk quality system, review dan approval documents oleh authorized personnel sebelum issuing, serta Salinan terbaru Farmakope seperti IP, BP, USP.
Aspek bahan kimia mencakup purchased chemicals dan media dari approved vendors, ledger stock chemicals dan media, sistem FIFO untuk penggunaan chemicals/reagents/media, examination chemicals untuk proper labels dan expiration date, penyimpanan chemicals dan reagents dengan differentiation yang tepat, penyimpanan working/reference standards yang memadai, kalibrasi secondary/working reference standards terhadap primary reference standards, dan labeling reagent bottles yang lengkap.
Aspek mikrobiologi mencakup restricted entry ke laboratory mikrobiologi, gowning/degowning procedures untuk entry dan exit, monitoring area untuk pengujian mikrobiologi, examination personnel untuk personal hygiene, SOP untuk preparation dan usage culture media, SOP untuk discarding used cultured media, tracking culture media ke preparation date, batch number, dan sterilizing cycles, availability standard bacterial cultures, dan bacterial passaging records.
Aspek fasilitas laboratorium mencakup SOP untuk cleaning dan operation LAF (Laminar Air Flow), validasi dan re-validation LAF sesuai written protocol, serta validasi sterilization cycles untuk media preparation.
6. Persyaratan Dokumen dan Akreditasi
Dalam kuisioner evaluasi laboratorium analitik kontraktual, terdapat persyaratan dokumen yang harus dilampirkan oleh laboratorium. Dokumentasi ini meliputi: organogram lengkap dengan qualification, experience, dan job responsibilities dari key personnel; copy certificates of approval dari State Authorities atau approval lainnya; daftar equipment/instruments dengan make/model number beserta mention kalibrasi instrument analitik kritis seperti HPLC, UV Spectrophotometer, Gas Chromatograph; daftar working/reference standards lengkap dengan sumbernya; daftar SOP yang berlaku; dan daftar client yang telah dilayani.
Persyaratan akreditasi mencakup bahwa laboratorium kontraktual harus memiliki valid Accreditations/Regulatory Licenses yang sesuai dengan scope pengujian yang ditawarkan. Akreditasi ISO/IEC 17025 merupakan standar internasional yang diakui secara luas untuk kompetensi laboratorium pengujian dan kalibrasi.
Laboratorium harus memiliki sistem mutu yang terstandarisasi sesuai dengan persyaratan CPOB, GLP, atau standar internasional lainnya yang relevan. Sistem mutu ini harus mencakup semua aspek operasional laboratorium, dari penerimaan sampel hingga pelaporan hasil pengujian.
Dokumentasi laboratorium harus lengkap, terorganisir, dan mudah diakses. Semua dokumen harus melalui proses review dan approval yang jelas sebelum diimplementasikan. Perubahan dokumen harus dikontrol melalui prosedur change control yang terdokumentasi.
7. Spesimen Kontrak Penulisan
Kontrak harus menetapkan prosedur melalui mana authorized person dari laboratory kontraktual harus menerapkan tanggung jawabnya concerning issuing of analysis certificates. Prosedur ini memastikan bahwa setiap sertifikat analisis yang dikeluarkan memiliki validitas dan traceability yang jelas.
Contract giver harus menyediakan semua documents atau information yang berkaitan dengan analysis product, yaitu Specification dan Standard Test Procedures (STPs) untuk semua Raw Materials, Packaging Materials, Finished Products, dan jenis sample lainnya. Informasi lengkap ini diperlukan agar laboratorium kontraktual dapat melakukan pengujian sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.
Contract acceptor harus ketat mengikuti Specifications dan STPs yang disebutkan. Dalam kasus deviasi dari written procedures, contract acceptor harus mencari written approval dari perusahaan farmasi sebelum implementasi deviasi. Hal ini memastikan bahwa semua perubahan dalam prosedur pengujian mendapat persetujuan dari owner produk.
Contract giver harus memastikan bahwa contract acceptor diinformasikan tentang critical aspect yang terkait dengan product, assay, atau aspek lainnya yang mungkin mempengaruhi equipment, facility, personnel, dan materials atau products lainnya. Komunikasi yang terbuka dan transparan sangat penting untuk keberhasilan kerjasama pengujian.
Laboratorium analitik kontraktual harus memiliki Accreditations/Regulatory Licenses yang valid sesuai dengan scope pengujian yang dilakukan. Lisensi ini merupakan bukti kompentensi laboratorium dan menjadi persyaratan dasar untuk qualified supplier.
Perusahaan farmasi bertanggung jawab untuk menyediakan semua revised documents kepada laboratory kontraktual analitik dan bertanggung jawab untuk retrieval documents jika controlled. Laboratory kontraktual analitik harus bertanggung jawab untuk mengimplementasikan revised documents tersebut ke dalam sistem operasionali mereka.
Laboratorium analitik kontraktual harus menyediakan semua inputs termasuk Equipment, Machines, dan Facilities sesuai dengan requirements dari Specs dan STPs yang berlaku. Tersedianya fasilitas dan peralatan yang memadai merupakan prasyarat untuk pengujian yang akurat dan andal.
Laboratorium kontraktual harus mempertahankan standar tinggi Good Laboratory Practice (GLP) dalam facility dan systems. GLP merupakan standar mutu internasional yang menjamin kualitas dan integritas data pengujian laboratorium.
Pada completion of analysis, laboratory kontraktual analitik harus mengirimkan written intimation bersama COA (Certificate of Analysis) kepada Departemen QA perusahaan farmasi. COA ini menjadi dokumen resmi yang menyatakan bahwa produk telah memenuhi spesifikasi yang ditetapkan.
Laboratorium analitik kontraktual harus mempertahankan semua raw data, records, documents yang berkaitan dengan setiap sample yang dianalisis. Retensi data ini penting untuk audit trail, investigasi, dan compliance dengan persyaratan regulasi.
Dalam kasus deviasi dari written procedures, masalah harus segera dirujuk kepada Contract giver. Contract giver harus mereview dan investigate situation tersebut dan memberikan corrective and preventive action. yang sama harus dievaluasi oleh laboratory contract acceptor. Penanganan deviasi yang tepat waktu mencegah dampak negatif terhadap kualitas produk.
Contract giver harus mengaudit facility dan documents laboratory kontraktual analitik dari waktu ke waktu untuk GLP compliance dengan prior notice. Audit berkala memastikan bahwa laboratorium tetap memenuhi standar mutu yang ditetapkan dan meningkatkan kepercayaan terhadap hasil pengujian.
Contract acceptor tidak dapat outsourcing services yang disebutkan dalam contract giver evaluation dan previous approval dari modification tersebut dalam contract. Larangan ini melindungi keamanan data dan integritas proses pengujian dari intervensi pihak ketiga yang tidak terkontrol.
8. Kesimpulan
Kualifikasi laboratorium analitik kontraktual merupakan proses strategis yang krusial dalam industri farmasi untuk memastikan mutu dan keandalan hasil pengujian produk farmasi. Proses ini memerlukan pendekatan sistematis yang mencakup evaluasi dokumentasi, audit fasilitas, penilaian kompetensi personel, dan penyusunan kontrak yang komprehensif.
Dengan mengikuti prosedur kualifikasi yang terstandarisasi seperti yang dijelaskan dalam dokumen ini, perusahaan farmasi dapat memastikan bahwa laboratorium kontraktual yang dipilih memiliki kapasitas dan kompetensi yang memadai untuk melakukan pengujian sesuai dengan persyaratan regulasi dan spesifikasi produk.
Kerjasama dengan laboratorium analitik kontraktual yang berkualitas akan meningkatkan efisiensi operasional perusahaan farmasi sekaligus mempertahankan standar mutu produk yang tinggi. Penting untuk melakukan review berkala dan audit kepatuhan untuk memastikan bahwa laboratorium kontraktual tetap memenuhi persyaratan kualifikasi sepanjang masa kerjasama.
Dokumentasi yang lengkap dan terorganisir, termasuk kuisioner evaluasi, laporan audit, sertifikasi kualifikasi, dan kontrak tertulis, harus dipelihara dengan baik sebagai bagian dari sistem mutu perusahaan. Hal ini penting untuk kemudahan audit oleh regulator dan untuk memastikan traceability seluruh proses pengujian produk farmasi.
