Daftar Isi
- Pendahuluan dan Tujuan SOP
- Cakupan dan Tanggung Jawab
- Prosedur Penulisan Protokol Validasi Periodik
- Format Halaman Depan dan Kop Protokol
- Struktur dan Isi Protokol Validasi Proses
- Protokol Kualifikasi Instalasi, Operasional, dan Kinerja (IQ/OQ/PQ)
- Protokol Validasi Pembersihan
- Protokol Validasi Proses Lengkap
- Protokol Validasi Mikrobiologi (BET dan Sterilitas)
- Penanganan Deviasi dan Manajemen Perubahan
1. Pendahuluan dan Tujuan SOP
Dalam industri farmasi, setiap aktivitas kualifikasi dan validasi harus didokumentasikan secara sistematis dan terstandar. SOP Penulisan dan Persetujuan Protokol serta Laporan Kualifikasi dan Validasi merupakan dokumen pedoman yang sangat penting bagi seluruh personel yang terlibat dalam kegiatan validasi di fasilitas manufaktur formulasi. Dokumen ini disusun dengan tujuan untuk menguraikan secara jelas dan terperinci prosedur penulisan, pengkajian, serta proses persetujuan untuk setiap protokol dan laporan validasi maupun kualifikasi yang diterapkan di perusahaan.
Tujuan utama dari SOP ini adalah memastikan bahwa setiap dokumen validasi yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan, konsisten dalam format penyusunan, serta dapat dipertanggungjawabkan secara regulatori. Dengan adanya pedoman ini, diharapkan seluruh aktivitas kualifikasi dan validasi di setiap departemen dapat berjalan secara harmonis dan sesuai dengan ketentuan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) yang berlaku.
2. Cakupan dan Tanggung Jawab
SOP ini berlaku untuk semua jenis protokol dan laporan kualifikasi serta validasi yang diterapkan di seluruh departemen pada fasilitas manufaktur formulasi. Cakupannya mencakup kualifikasi instalasi (IQ), kualifikasi operasional (OQ), kualifikasi kinerja (PQ), validasi pembersihan, validasi proses, serta validasi mikrobiologi termasuk uji endotoksin bakteri (BET) dan uji sterilitas.
Pertanggungjawaban utama atas kepatuhan terhadap SOP ini dijabat oleh Head Quality Assurance atau wakilnya yang ditunjuk. Setiap petugas, eksekutif, atau pimpinan seksi yang memulai operasi atau aktivitas validasi di departemennya masing-masing bertanggung jawab atas pelaksanaan prosedur penulisan protokol sesuai pedoman yang ditetapkan dalam dokumen ini. Selain itu, seluruh departemen terkait termasuk Produksi, Engineering, Quality Control, dan departemen lainnya memiliki peran dalam memberikan data, informasi, dan persetujuan yang diperlukan selama proses validasi berlangsung.
3. Prosedur Penulisan Protokol Validasi Periodik
Semua jenis protokol validasi periodik wajib ditulis di atas kertas berukuran A4 dengan ketentuan format yang ketat. Jenis huruf yang digunakan harus Times New Roman dengan ukuran huruf 11. Penggunaan format huruf dan ukuran yang seragam ini bertujuan untuk menjaga konsistensi dan profesionalitas seluruh dokumen validasi yang dihasilkan oleh perusahaan.
Halaman Sampul Protokol
Halaman sampul protokol validasi periodik harus memuat informasi mengenai nama peralatan beserta ID peralatan atau area tempat aktivitas validasi dilaksanakan. Nama peralatan dan ID peralatan ditulis dengan spasi ganda di antaranya, menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran 20. Pemilihan ukuran yang lebih besar pada halaman sampul memudahkan identifikasi dokumen saat disimpan dalam arsip atau sistem manajemen dokumen elektronik.
Kop Protokol (Header)
Setiap halaman protokol dan laporan validasi harus dilengkapi dengan kop atau header yang konsisten. Header protokol validasi periodik memuat nomor protokol yang ditulis dalam format PRT/VL/AAAA/BB/CC, di mana:
- PRT merujuk pada Protocol (Protokol)
- RPT merujuk pada Report (Laporan)
- VL merujuk pada Validasi
- AAAA merujuk pada jenis studi yang dilaksanakan
- BB merujuk pada Nomor Protokol
- CC merujuk pada nomor revisi protokol
Nomor protokol harus disusun sesuai dengan SOP Pengaturan Nomor Dokumen dan Pengendalian Data. Setiap revisi nomor protokol harus melalui prosedur pengendalian perubahan yang telah ditetapkan. Kop laporan validasi memiliki format yang serupa, dengan nama perusahaan ditulis di tengah halaman menggunakan huruf kapital, tebal, Times New Roman ukuran 11. Nomor halaman ditempatkan di sudut kanan atas di sebelah judul protokol atau laporan validasi.
4. Format Halaman Depan dan Kop Protokol
Untuk protokol validasi proses, format kop memiliki sedikit perbedaan dengan validasi periodik. Nomor protokol ditulis dalam format PRT/AAAA/BB/CC dan nomor laporan dalam format RPT/AAAA/BB/CC. Di sini, AAAA merujuk pada jenis studi yang dilakukan (contoh jenis studi tercantum dalam Lampiran 1 dari SOP ini), BB merujuk pada nomor protokol, dan CC merujuk pada nomor revisi.
Nama perusahaan harus ditulis di tengah halaman dengan huruf kapital dan tebal menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 11. Nomor halaman ditempatkan di pojok kanan bawah halaman. Judul DAFTAR ISI ditulis dengan jenis huruf Times New Roman ukuran 11, dan berikut ini adalah minimal isi daftar yang harus tercakup dalam protokol validasi proses (namun tidak terbatas pada):
- Persetujuan Protokol
- Gambaran Umum
- Tujuan
- Ruang Lingkup
- Tanggung Jawab dan Tim Validasi
- Pelatihan
- Deskripsi Sistem
- Prosedur Pengujian Validasi
- Laporan Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif
- Dokumen Referensi
- Ringkasan
- Kesimpulan
- Lampiran
- Kriteria Validasi Periodik
- Riwayat Revisi
5. Struktur dan Isi Protokol Validasi Proses
Bagian isi dari protokol atau laporan validasi memiliki ketentuan format yang sangat terperinci. Jarak antar baris untuk judul, sub-judul, dan catatan ditetapkan tunggal (single spacing). Judul, sub-judul, dan catatan harus ditulis dengan huruf tebal. Teks utama protokol atau laporan ditulis dengan jenis huruf Times New Roman ukuran 11, termasuk untuk poin-poin bernomor dan bernomor dengan bullet. Jarak paragraf (sebelum dan sesudah) ditetapkan sebesar 6 pt. Indentasi penomoran dari kiri adalah 0 inci, dengan hanging indent atau left tab sebesar 0,5 inci.
Persetujuan Protokol
Halaman persetujuan protokol harus ditandatangani oleh perwakilan dari departemen terkait. Penandatanganan halaman persetujuan ini menunjukkan kesepakatan dengan pendekatan validasi yang diuraikan dalam dokumen. Jika diperlukan modifikasi pada pendekatan kualifikasi peralatan, maka revisi harus disusun melalui prosedur pengendalian perubahan, diperiksa, dan disetujui. Protokol tidak dapat dieksekusi kecuali telah mendapat persetujuan dari personel yang ditunjuk.
Penulisan Protokol Berdasarkan Aktivitas
Gambaran Umum: Bertujuan untuk menetapkan metodologi yang memberikan bukti dokumenter mengenai aktivitas secara detail, meliputi spesifikasi, komponen, dan fitur-fitur yang terkait.
Tujuan: Tujuan protokol, yaitu prosedur dan rencana validasi pada peralatan dengan ID peralatan yang bersangkutan harus didefinisikan secara jelas.
Ruang Lingkup: Ruang lingkup protokol dibatasi pada jenis validasi tertentu dan lokasi tempat validasi dilaksanakan, yang harus didefinisikan dengan presisi.
Tanggung Jawab dan Tim Validasi: Bagian ini memuat pembagian tanggung jawab berbagai departemen selama pelaksanaan aktivitas validasi. Setiap anggota tim harus memahami peran dan kewajibannya masing-masing.
Pelatihan: Pelatihan harus dilaksanakan secara formal oleh ahli terkait atau personel Quality Assurance yang terlibat dalam aktivitas validasi. Pelatih harus memiliki pengetahuan yang memadai mengenai aktivitas yang akan dilatihkan. Rekaman pelatihan harus dilampirkan bersama laporan validasi.
Deskripsi Peralatan/Sistem: Bagian ini memuat informasi mengenai merek, model, kapasitas, lokasi, dimensi, prinsip kerja, dan spesifikasi desain peralatan yang divalidasi.
Prosedur Validasi: Di bagian ini diuraikan secara detail aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan selama validasi, termasuk prosedur pengujian, kriteria penerimaan, dan cara pencatatan hasil pengujian.
Persyaratan Pra-Validasi: Bagian ini mendefinisikan persyaratan-persyaratan yang harus diselesaikan sebelum aktivitas validasi dimulai, termasuk kesiapan fasilitas, peralatan, dan personel.
Laporan Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif: Jika selama pelaksanaan validasi ditemukan ketidaksesuaian, hal tersebut harus dilaporkan dan tindakan korektif harus didokumentasikan. Laporan ini harus diverifikasi oleh pimpinan departemen dan pimpinan Quality Assurance.
Dokumen Referensi: Seluruh referensi yang digunakan selama aktivitas validasi untuk penyusunan protokol dan prosedur pengujian harus didokumentasikan dalam protokol validasi, bukan dalam laporan.
Ringkasan: Laporan ringkasan validasi harus memuat referensi protokol, tanggal aktivitas validasi, pengujian pra-validasi yang telah dilakukan, konfirmasi kalibrasi dan pemeliharaan preventif, serta hasil yang diperoleh beserta kriteria penerimaannya.
Kesimpulan: Laporan validasi harus memuat pernyataan kesimpulan mengenai aktivitas validasi berdasarkan hasil dan pengamatan yang diperoleh dari pelaksanaan validasi.
Lampiran: Seluruh lampiran seperti lembar data pengujian dengan nomor urut, judul, dan jumlah halaman harus disebutkan dalam bentuk tabel. Lampiran ini dicantumkan dalam protokol, bukan dalam laporan. Singkatan-singkatan yang digunakan harus disebutkan beserta definisinya.
Kriteria Validasi Periodik: Kriteria validasi periodik dan revalidasi harus disebutkan dalam protokol, mencakup nama pengujian dan frekuensi pelaksanaannya.
Riwayat Revisi: Riwayat revisi memuat informasi mengenai alasan protokol direvisi, yang harus didokumentasikan secara lengkap.
6. Protokol Kualifikasi Instalasi, Operasional, dan Kinerja (IQ/OQ/PQ)
Semua jenis protokol gabungan kualifikasi instalasi, operasional, dan kinerja harus ditulis di atas kertas berukuran A4 menggunakan jenis huruf Times New Roman ukuran 11. Format protokol gabungan ini digunakan untuk kasus kualifikasi yang hanya dilakukan satu kali.
Halaman Sampul Kualifikasi
Halaman sampul harus memuat jenis kualifikasi (Instalasi, Operasional, atau Kinerja), nama peralatan, dan ID peralatan. Informasi ini ditulis dengan ukuran huruf 20, jenis huruf Times New Roman, tebal, dan huruf kapital. Format penulisan yang seragam ini memudahkan pengelolaan dan pencarian dokumen dalam sistem arsip perusahaan.
Kop Protokol Kualifikasi
Kop protokol kualifikasi memuat nomor protokol dalam format PRTCR/Jenis Kualifikasi/ID Peralatan/Nomor Protokol/Nomor Revisi. Untuk kualifikasi instalasi ditulis IQ, kualifikasi operasional ditulis OQ, kualifikasi kinerja ditulis PQ, dan untuk kualifikasi operasional gabungan kinerja ditulis OQ-PQ. Detail konten kop ditulis dengan jenis huruf Times New Roman ukuran 11.
Daftar Isi untuk Kualifikasi Instalasi
Daftar isi minimal untuk protokol kualifikasi instalasi mencakup: Pra-Persetujuan, Gambaran Umum, Tujuan, Tanggung Jawab, Kualifikasi Ulang, Deskripsi Peralatan, Spesifikasi Peralatan, Identifikasi Peralatan, Lokasi Peralatan, Prosedur Kualifikasi Instalasi, Daftar Periksa Inspeksi, Kualifikasi Instalasi, Verifikasi Komponen Utama, Daftar Periksa Verifikasi Material Konstruksi, Verifikasi Pasokan Utilitas, Daftar Instrumen Kritis dengan Persyaratan Kalibrasi, Verifikasi Pemasangan, Penyejajaran dan Pembenaran, Gambar & Manual, Deviasi (jika ada) dan Tindakan Korektif, Kriteria Penerimaan, Catatan (jika ada), Ringkasan, Lampiran, dan Tanda Tangan Persetujuan Pasca-Pemasangan.
Isi Detail Protokol Kualifikasi Instalasi
Pra-Persetujuan: Penandatanganan halaman persetujuan menunjukkan kesepakatan dengan pendekatan kualifikasi yang diuraikan dalam dokumen. Modifikasi memerlukan revisi melalui prosedur pengendalian perubahan.
Gambaran Umum: Menetapkan metodologi bukti dokumenter terkait aktivitas secara detail, mencakup spesifikasi, komponen, dan fitur-fitur peralatan.
Tujuan: Tujuan protokol untuk memberikan kerangka kerja atribut statis Kualifikasi Instalasi.
Tanggung Jawab: Memuat pembagian tanggung jawab berbagai departemen dalam pelaksanaan kualifikasi.
Kualifikasi Ulang: Memuat kriteria dan prosedur kualifikasi ulang peralatan yang sudah divalidasi.
Deskripsi Peralatan: Memuat tujuan peralatan, mode operasi dasar, fitur CPOB, verifikasi komponen utama, kapasitas, lokasi, dan dimensi.
Spesifikasi Peralatan: Memuat spesifikasi teknis mesin secara detail.
Identifikasi Peralatan: Memuat ID peralatan, merek, kapasitas, nama pemasok, pesanan pembelian, dan tanggal.
Lokasi Peralatan: Memuat informasi fasilitas, lantai, area, nama ruang, dan ID ruang.
Prosedur Kualifikasi Instalasi: Meliputi daftar periksa inspeksi, verifikasi komponen utama beserta merek, model, kapasitas, dimensi, material konstruksi. Tampilan LCD, panel kontrol, atau tombol HMI harus didefinisikan. Verifikasi material konstruksi, verifikasi pasokan utilitas (pasokan listrik, udara terkompresi, air), daftar instrumen kritis dengan daftar periksa kalibrasi, lokasi perakitan, penyejajaran peralatan, verifikasi pemasangan, gambar dan manual harus diuraikan secara lengkap.
Laporan Kekurangan dan Tindakan Korektif: Kekurangan yang ditemukan selama kualifikasi harus dilaporkan dan didokumentasikan.
Kriteria Penerimaan: Kriteria penerimaan untuk kualifikasi instalasi harus diperiksa dan dipenuhi.
Ringkasan: Seluruh aktivitas kualifikasi instalasi dirangkum dalam bagian ini.
Kesimpulan: Hasil seluruh aktivitas kualifikasi dan data harus menyatakan bahwa peralatan siap untuk melanjutkan ke tahap kualifikasi operasional.
Tanda Tangan Persetujuan Pasca: Setelah kualifikasi instalasi, seluruh data harus ditinjau oleh pimpinan Engineering, Produksi, dan Quality untuk mendapatkan sertifikasi persetujuan.
Protokol Kualifikasi Operasional
Daftar isi minimal untuk protokol kualifikasi operasional mencakup: Pra-Persetujuan, Gambaran Umum, Tujuan, Latar Belakang, Tanggung Jawab, Kualifikasi Ulang, Deskripsi Sistem, Prosedur Kualifikasi Operasional, Tanggal Pelatihan, Tinjauan Kalibrasi, Fungsi Utama, Fitur Keamanan, Verifikasi SOP, Verifikasi Prosedur Pemeliharaan Preventif, Pengujian Operasional, Kekurangan (jika ada) dan Laporan Tindakan Korektif, Kriteria Penerimaan, Ringkasan, Persetujuan Pasca, Lampiran, Singkatan, dan Daftar Dokumen.
Prosedur kualifikasi operasional meliputi pelatihan, tinjauan kalibrasi, fungsi uji tantangan (challenge test), fitur keamanan, verifikasi SOP, dan pengujian operasional. Hasil kualifikasi harus menunjukkan bahwa peralatan beroperasi sesuai spesifikasi yang ditetapkan.
Protokol Kualifikasi Kinerja
Daftar isi minimal untuk protokol kualifikasi kinerja mencakup: Pra-Persetujuan, Gambaran Umum, Tujuan, Latar Belakang, Tanggung Jawab, Kualifikasi Ulang, Deskripsi Sistem, Prosedur Kualifikasi Kinerja, Tanggal Pelatihan, Hasil Kualifikasi Kinerja untuk Run-1, Run-2, dan Run-3, Kekurangan (jika ada) dan Laporan Tindakan Korektif, Kriteria Penerimaan, Ringkasan, Persetujuan Pasca, Lampiran, Singkatan, dan Daftar Dokumen.
Kualifikasi kinerja melibatkan pelaksanaan tiga kali pengujian (tiga batch) untuk membuktikan bahwa peralatan dapat beroperasi secara konsisten dan dapat direproduksi dalam kondisi operasional normal.
Protokol Kualifikasi Operasional Gabungan Kinerja
Untuk kualifikasi operasional gabungan kinerja, prosedur mencakup pelatihan, tinjauan kalibrasi, fungsi utama peralatan, fitur keamanan, verifikasi SOP, pengujian operasional, dan pengujian kualifikasi kinerja dalam tiga kali run. Hasil kualifikasi harus membuktikan bahwa peralatan siap untuk penggunaan operasional.
7. Protokol Validasi Pembersihan
Protokol validasi pembersihan merupakan dokumen penting yang memastikan bahwa peralatan dan permukaan kontak produk telah dibersihkan secara memadai untuk mencegah kontaminasi silang antar produk. Nomor protokol validasi pembersihan ditulis dalam format PRT/CLV/AAAA/CC/DD, di mana CLV merujuk pada Cleaning Validation (Validasi Pembersihan), AAAA merujuk pada studi yang dilakukan, CC adalah nomor protokol, dan DD adalah nomor revisi.
Isi protokol validasi pembersihan mencakup:
- Persetujuan Pra-Protokol
- Tujuan dan Ruang Lingkup
- Tanggung Jawab
- Kriteria Revalidasi
- Deskripsi Peralatan/Deskripsi Produk
- Prosedur Validasi Pembersihan
- Tanggal Pelatihan
- Validasi Pembersihan untuk Peralatan/Produk
- Matriks Produk untuk Residu Maksimum yang Diizinkan
- Detail Produk
- Prosedur Sampling
- Hasil Pengujian
- Laporan Kekurangan (jika ada) dan Tindakan Korektif
- Kriteria Penerimaan
- Kesimpulan
- Persetujuan Pasca
- Lampiran
Prosedur validasi pembersihan meliputi pelatihan, validasi pembersihan untuk peralatan/produk, matriks produk untuk batas residu maksimum yang diizinkan, detail produk, dan prosedur sampling yang harus diuraikan secara detail. Seluruh ketidaksesuaian yang ditemukan harus dilaporkan dan tindakan korektif harus didokumentasikan. Setelah aktivitas validasi pembersihan selesai, data harus ditinjau oleh pimpinan Engineering, Produksi, dan Quality untuk mendapatkan sertifikasi persetujuan.
8. Protokol Validasi Proses Lengkap
Protokol validasi proses merupakan salah satu dokumen validasi paling kritis dalam industri farmasi. Nomor protokol ditulis dalam format PRT/PV/AAAA/CC/DD dan nomor laporan dalam format RPT/PV/AAAA/CC/DD, di mana PV merujuk pada Process Validation (Validasi Proses). Setiap revisi harus melalui prosedur pengendalian perubahan yang telah ditetapkan.
Isi protokol validasi proses mencakup: Tanda Tangan Persetujuan, Gambaran Umum, Tanggung Jawab, Latar Belakang, Pendekatan Validasi, Daftar Peralatan, Detail Produk, Lokasi Manufaktur, Formula Unit dan Perhitungan Batch, Diagram Alir Proses, Prosedur Manufaktur, Persyaratan yang Diusulkan, Metodologi, Pencatatan dan Evaluasi Hasil, Penyusunan Laporan, Penanganan Deviasi, Manajemen Perubahan, dan Dokumen Referensi.
Gambaran Umum dan Tujuan
Gambaran umum protokol memuat tahapan kritis selama manufaktur dan pengambilan sampel di berbagai tahap untuk memastikan reproduksibilitas dan kemampuan untuk diproduksi ulang. Tujuan protokol adalah menyediakan metodologi untuk memvalidasi proses manufaktur secara komprehensif.
Ruang lingkup protokol dibatasi pada jenis validasi tertentu, proses yang divalidasi, dan target pasar di mana produk akan dipasarkan. Tanggung jawab berbagai departemen harus didefinisikan secara eksplisit dalam protokol.
Pendekatan Validasi
Pendekatan validasi yang dipilih harus sesuai dengan jenis validasi yang dilaksanakan. Untuk validasi proses, minimal tiga batch untuk setiap kekuatan yang diusulkan dalam studi validasi harus menggunakan lot API (Active Pharmaceutical Ingredient) yang berbeda untuk menilai parameter proses dan atribut kualitas produk.
Pendekatan validasi mencakup pembagian proses manufaktur menjadi unit operasi, dan analisis sampel dari titik-titik potensial kritis dalam proses manufaktur. Studi akan dilakukan dengan mensimulasikan langkah-langkah dan titik-titik kritis tersebut, serta menilai pengaruhnya terhadap proses.
Studini dapat mencakup kondisi pemrosesan batas atas dan batas bawah yang secara normal dijumpai dalam operasi produksi rutin (untuk produk sediaan oral). Studi ini juga dapat mencakup kondisi kasus terburuk (worst case), namun tidak harus mensimulasikan rentang kegagalan kondisi pemrosesan produk.
Detail Produk dan Perhitungan Batch
Detail produk memuat nama produk, nama generik, desain formulasi, kategori, kondisi penyimpanan dan lingkungan. Formula unit dan perhitungan batch harus didefinisikan dalam protokol, mencakup formulasi unit, perhitungan per dosis, dan perhitungan API.
Diagram Alir dan Prosedur Manufaktur
Proses manufaktur harus didefinisikan dalam diagram alir untuk memudahkan pemahaman alur kerja. Prosedur manufaktur diuraikan secara detail dalam protokol, meliputi setiap langkah pembuatan dari awal hingga akhir.
Plan Sampling dan Metodologi
Rencana sampling harus didefinisikan dengan mencakup jumlah sampel, deskripsi pengujian, dan parameter pengujian. Tahapan kritis selama validasi, langkah pemrosesan kritis, variabel pengendalian, rencana sampling, parameter pengujian, dan kriteria penerimaan harus diuraikan dalam bagian metodologi.
Pencatatan Hasil dan Evaluasi
Seluruh pengamatan dan hasil harus dicatat sesuai metodologi pemantauan yang didefinisikan dalam protokol. Setelah pencatatan seluruh data yang relevan selesai, kesimpulan akhir harus ditarik untuk memastikan bahwa seluruh data yang dikumpulkan mendukung bahwa batch-batch yang dihasilkan memenuhi spesifikasi dan atribut kualitas yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian, konsistensi kualitas produksi batch komersial dapat dijamin.
Penyusunan Laporan
Setelah pelaksanaan batch validasi proses berhasil, laporan konsolidasi harus disusun. Laporan ini mencakup ringkasan seluruh aktivitas yang didefinisikan dalam protokol, hasil setiap pengujian yang dilakukan di berbagai tahap unit operasi, detail instrumen/peralatan yang digunakan selama aktivitas validasi, data pemantauan lingkungan yang dimaksudkan, penyelesaian deviasi jika ada, dan kesimpulan aktivitas validasi proses. Yield yang tepat di tahap manufaktur dan pengemasan harus didefinisikan dan akan menjadi baseline untuk batch komersial.
9. Protokol Validasi Mikrobiologi (BET dan Sterilitas)
Protokol validasi mikrobiologi mencakup uji endotoksin bakteri (Bacterial Endotoxin Test/BET) dan uji sterilitas. Nomor protokol ditulis dalam format PRT/MV/AAA/BB/CC/DD dan nomor laporan dalam format RPT/MV/AAA/CC/DD. Di sini MV merujuk pada Microbiology Validation (Validasi Mikrobiologi), AAA merujuk pada jenis validasi atau nama produk, BB merujuk pada kode produk, CC pada nomor protokol, dan DD pada nomor revisi.
Isi protokol validasi mikrobiologi mencakup: Persetujuan Protokol, Gambaran Umum, Tujuan, Ruang Lingkup, Tanggung Jawab, Tim Validasi, Rekaman Pelatihan, Persyaratan Pra-Validasi, Kriteria Penerimaan, Prosedur Validasi, Laporan Validasi & Daftar Bukti, Kriteria Revalidasi, Deviasi yang Diamati, Dokumen Referensi (jika ada), dan Singkatan.
Validasi mikrobiologi memerlukan perhatian khusus karena menyangkut keamanan dan sterilitas produk farmasi. Setiap aspek pengujian harus dilakukan dengan ketelitian tinggi dan dokumentasi yang lengkap untuk memastikan bahwa produk akhir memenuhi standar sterilitas yang ditetapkan oleh farmakope yang berlaku.
10. Penanganan Deviasi dan Manajemen Perubahan
Penanganan Deviasi
Selama pelaksanaan validasi proses, setiap deviasi atau perubahan kritis terhadap protokol yang telah disetujui harus ditangani sesuai prosedur penanganan deviasi yang berlaku. Detail deviasi harus didokumentasikan dalam laporan, mencakup deskripsi deviasi, penyebab, tindakan korektif dan preventif, serta status penyelesaian deviasi.
Seluruh deviasi harus diselesaikan atau resolusinya harus ditetapkan sebelum produk dilepas untuk tujuan yang dimaksud. Hal ini sangat penting untuk memastikan integritas data dan keandalan hasil validasi yang diperoleh.
Manajemen Perubahan
Setiap perubahan terhadap parameter proses yang ditetapkan selama periode pasca-validasi, termasuk parameter proses kunci, bahan baku dan komponen pengemasan kunci, atribut kualitas kritis produk, peralatan, dan perubahan terkait fasilitas, harus ditangani sesuai prosedur pengendalian perubahan yang berlaku. Manajemen perubahan yang efektif memastikan bahwa validasi tetap relevan dan akurat seiring berjalannya waktu dan adanya perkembangan teknologi atau regulasi.
Selain itu, label status validasi harus ditempelkan pada peralatan yang telah divalidasi sebagai bukti bahwa peralatan tersebut telah memenuhi seluruh persyaratan kualifikasi dan validasi yang ditetapkan. Label ini merupakan komponen penting dalam sistem manajemen kualitas yang memudahkan pelacakan status kualifikasi setiap peralatan di fasilitas manufaktur.
