Daftar Isi
- Pengertian Deviation Control dalam Industri Farmasi
- Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur Deviation Control
- Jenis-Jenis Deviasi: Planned vs Unplanned
- Deviasi Terencana (Planned Deviation)
- Deviasi Tak Terencana (Unplanned Deviation)
- Penyebab Umum Deviasi Tak Terencana
- Prosedur Penanganan dan Pelaporan Deviasi
- Penggunaan Formulir Deviation Control
- Investigasi dan Penyelesaian Deviasi
- Implementasi CAPA dan Pencegahan Berulang
1. Pengertian Deviation Control dalam Industri Farmasi
Dalam operasional industri farmasi, konsistensi dan kepatuhan terhadap prosedur standar merupakan pilar utama yang menjamin mutu produk obat. Namun, dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari di pabrik farmasi, tidak jarang ditemukan kondisi di mana aktivitas produksi atau pengujian tidak berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Kondisi ini dikenal sebagai deviasi (penyimpangan). Deviasi dapat terjadi pada proses manufaktur, penggunaan peralatan, pengujian laboratorium, maupun aktivitas pendukung lainnya. Tanpa pengelolaan yang tepat, deviasi berpotensi menurunkan mutu produk, membahayakan pasien, serta menimbulkan risiko pelanggaran regulasi dari otoritas pengawas obat.
Oleh karena itu, diperlukan sebuah sistem pengelolaan deviasi yang terstruktur, dokumentatif, dan dapat ditelusuri. Sistem ini dikenal dengan istilah Deviation Control, yang merupakan bagian integral dari Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) di setiap fasilitas produksi farmasi yang mematuhi standar CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik), EU GMP, maupun regulasi internasional lainnya.
2. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur Deviation Control
Tujuan utama dari prosedur Deviation Control adalah untuk menetapkan langkah-langkah yang harus diikuti apabila terjadi penyimpangan, baik yang direncanakan maupun yang tidak direncanakan, dari aktivitas standar atau prosedur operasional tetap yang berlaku di perusahaan. Prosedur ini mencakup seluruh aspek operasional, mulai dari kegiatan manufaktur, pengujian di laboratorium, pengendalian lingkungan, hingga aktivitas pendukung seperti utilitas dan pemeliharaan fasilitas.
Dengan menerapkan prosedur Deviation Control secara konsisten, perusahaan farmasi dapat memastikan bahwa setiap penyimpangan teridentifikasi, dievaluasi dampaknya, ditelusuri akar penyebabnya, dan ditindaklanjuti dengan tindakan korektif serta preventif yang memadai. Hal ini tidak hanya diperlukan untuk menjaga mutu produk, tetapi juga merupakan persyaratan regulasi yang wajib dipenuhi agar produk obat tetap dapat dipasarkan dan dikonsumsi oleh masyarakat dengan aman.
3. Jenis-Jenis Deviasi: Planned vs Unplanned
Berdasarkan karakteristik dan cara terjadinya, deviasi dalam industri farmasi diklasifikasikan menjadi dua kategori utama, yaitu deviasi terencana (planned deviation) dan deviasi tak terencana (unplanned deviation). Kedua jenis deviasi ini memiliki karakteristik penanganan yang berbeda, namun keduanya wajib didokumentasikan dan diselesaikan melalui mekanisme formal yang ditetapkan oleh departemen Jaminan Mutu (QA – Quality Assurance).
Pengklasifikasian deviasi menjadi dua kategori ini penting agar setiap penyimpangan dapat ditangani dengan pendekatan yang sesuai. Deviasi terencana memerlukan persiapan dan persetujuan sebelum dilaksanakan, sedangkan deviasi tak terencana memerlukan respons cepat dan investigasi mendalam setelah kejadian berlangsung.
4. Deviasi Terencana (Planned Deviation)
Deviasi terencana adalah setiap penyimpangan yang terjadi pada prosedur, proses manufaktur, peralatan, atau ukuran batch standar yang telah direncanakan sebelumnya, didokumentasikan, dievaluasi dampaknya terhadap mutu produk, serta mendapat otorisasi tertulis lebih dulu dengan persetujuan dari seluruh pihak terkait. Deviasi terencana biasanya dilakukan dalam rangka kegiatan pengembangan produk, uji coba proses, validasi, atau penyesuaian sementara operasional yang telah melalui analisis risiko menyeluruh.
Contoh situasi deviasi terencana antara lain perubahan parameter proses untuk studi optimasi, penggunaan peralatan alternatif saat peralatan utama dalam pemeliharaan, atau modifikasi kondisi penyimpanan sementara untuk keperluan pengujian stabilitas. Karena telah melalui tahap persetujuan dan analisis risiko, deviasi terencana dianggap memiliki tingkat risiko yang lebih terkendali dibandingkan deviasi tak terencana.
5. Deviasi Tak Terencana (Unplanned Deviation)
Deviasi tak terencana, yang juga dikenal sebagai deviasi yang tidak terduga (unforeseen deviation), adalah penyimpangan yang terjadi secara tidak sengaja selama pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari. Deviasi jenis ini bersifat tidak direncanakan, tidak terduga, dan terjadi akibat berbagai faktor yang berada di luar kendali langsung dari pelaksana kegiatan. Berbeda dengan deviasi terencana, deviasi tak terencana memerlukan respons yang lebih cepat karena tidak adanya persiapan awal sebelum kejadian berlangsung.
Setiap deviasi tak terencana, sekecil apapun, wajib dilaporkan dan ditangani secara formal. Hal ini penting karena deviasi yang tidak ditangani dengan baik berpotensi berulang di masa depan, mengganggu kontinuitas produksi, menurunkan mutu produk, hingga menimbulkan risiko keamanan bagi pasien yang mengonsumsi produk farmasi tersebut.
6. Penyebab Umum Deviasi Tak Terencana
Beberapa faktor yang sering menjadi penyebab terjadinya deviasi tak terencana di lingkungan industri farmasi antara lain:
- Kegagalan atau kerusakan peralatan — Peralatan produksi atau pengujian mengalami kerusakan, malfungsi, atau penurunan performa yang tidak terduga selama operasional berlangsung.
- Gangguan atau pemadaman suplai listrik — Fluktuasi tegangan atau pemadaman listrik yang tiba-tiba dapat mengganggu proses manufaktur yang sedang berjalan.
- Kecelakaan atau insiden di area pabrik — Kejadian tak terduga yang melibatkan personel, material, atau lingkungan kerja.
- Gangguan pada layanan pendukung atau utilitas — Kegagalan sistem pendukung seperti air murni (PW/WFI), uap murni, gas nitrogen, HVAC, atau sistem utilitas lainnya.
- Situasi tak terduga lainnya — Termasuk penyimpangan parameter proses manufaktur, gangguan pada sistem HVAC, ketidaksesuaian kualitas air, ketidakakuratan kalibrasi peralatan/instrumen, perubahan kondisi lingkungan di luar batas kritis, kondisi penyimpanan yang tidak sesuai spesifikasi, serta ketidaksesuaian pada prosedur pengujian analitik.
Identifikasi akar penyebab yang akurat sangat krusial untuk menentukan tindakan korektif dan preventif yang tepat sasaran. Tanpa pemahaman yang mendalam mengenai apa yang menyebabkan deviasi terjadi, upaya pencegahan kejadian serupa di masa depan akan menjadi tidak efektif.
7. Prosedur Penanganan dan Pelaporan Deviasi
Prosedur penanganan deviasi di industri farmasi melibatkan beberapa tahapan yang harus dijalankan secara sistematis dan terdokumentasi dengan baik. Berikut adalah alur prosedur yang umumnya diterapkan:
Pertama, setiap deviasi yang teridentifikasi harus mendapat otorisasi tertulis dari Kepala QA (Quality Assurance). Tanpa otorisasi tertulis, tidak ada deviasi yang boleh dilaksanakan atau ditindaklanjuti. Ini merupakan prinsip dasar yang menjamin bahwa setiap penyimpangan telah melalui evaluasi awal sebelum ditangani lebih lanjut.
Kedua, departemen yang mengalami deviasi harus segera melaporkan kejadian tersebut kepada departemen QA dengan menggunakan slip pemberitahuan (intimation slip). Slip ini berfungsi sebagai dokumen pemicu penerbitan Formulir Deviation Control oleh departemen QA.
Ketiga, QA akan menerbitkan Formulir Deviation Control dengan nomor seri unik mengikuti format: DV/XX/YYY, di mana DV menunjukkan kategori Deviation, XX adalah dua digit terakhir tahun terjadinya deviasi, dan YYY adalah nomor serial yang berurutan. Penomoran ini memastikan setiap deviasi dapat dilacak dan dikelola secara sistematis.
8. Penggunaan Formulir Deviation Control
Formulir Deviation Control merupakan dokumen kunci yang mencatat seluruh informasi terkait deviasi yang terjadi. Berikut adalah komponen-komponen utama yang harus diisi dalam formulir ini:
Deskripsi Deviasi — Departemen inisiator (departemen yang mengalami deviasi) wajib menuliskan deskripsi lengkap mengenai apa yang terjadi, kapan terjadi, di area mana, dan bagaimana deviasi tersebut mempengaruhi kegiatan operasional. Deskripsi yang jelas dan mendetail merupakan fondasi untuk investigasi yang efektif.
Tindakan Segera (Immediate Action) — Departemen QA memberikan instruksi mengenai tindakan segera yang harus dilakukan untuk mengendalikan dampak deviasi. Tindakan ini bersifat darurat dan harus dilaksanakan sebelum investigasi dimulai, misalnya menghentikan produksi, mengkarantina batch yang terdampak, atau mengamankan bukti-bukti terkait.
Akar Penyebab dan Justifikasi — Departemen inisiator bertanggung jawab untuk menyampaikan analisis akar penyebab (root cause analysis) dari deviasi yang terjadi beserta justifikasi atau alasan logis yang mendukung analisis tersebut. Analisis akar penyebab ini kemudian menjadi dasar untuk menentukan tindakan korektif yang tepat.
Evaluasi Risiko — Kepala QA melakukan evaluasi risiko terhadap deviasi untuk menilai dampaknya terhadap mutu produk yang diproduksi, termasuk produk lain yang mungkin terpengaruh. Evaluasi risiko ini mempertimbangkan faktor-faktor seperti jenis produk, tahap proses saat deviasi terjadi, potensi kontaminasi silang, dan dampak terhadap pasien. Untuk memahami lebih lanjut mengenai pendekatan penilaian risiko dalam industri farmasi, para profesional QA perlu menguasai prinsip dan penerapannya secara komprehensif.
Evaluasi Regulasi — Selain evaluasi risiko terhadap mutu produk, Kepala QA juga mengevaluasi aspek regulasi dari deviasi tersebut, termasuk kewajiban pelaporan kepada otoritas pengawas, potensi dampak terhadap registrasi produk, dan kepatuhan terhadap persyaratan CPOB serta regulasi internasional lainnya.
9. Investigasi dan Penyelesaian Deviasi
Investigasi deviasi merupakan tahapan kritis dalam penanganan penyimpangan. Investigasi harus dilakukan secara menyeluruh, objektif, dan berbasis bukti. Durasi investigasi diatur secara ketat untuk memastikan bahwa setiap deviasi ditangani secara tepat waktu. Investigasi deviasi wajib diselesaikan paling lambat 30 hari kalender sejak deviasi dilaporkan.
Apabila investigasi tidak dapat diselesaikan dalam tenggat waktu 30 hari, departemen yang bertanggung jawab harus menyiapkan laporan sementara (interim report) yang menjelaskan alasan keterlambatan dan progres investigasi. Laporan sementara ini harus disiapkan setiap 30 hari hingga investigasi benar-benar selesai dan ditutup. Mekanisme ini memastikan bahwa tidak ada deviasi yang menggantung tanpa penyelesaian dalam jangka waktu yang terlalu lama.
Setelah investigasi selesai, formulir asli Deviation Control disimpan oleh departemen QA sebagai bagian dari arsip dokumentasi mutu. Departemen inisiator menerima salinan formulir untuk dilampirkan pada dokumen rekaman terkait apabila diperlukan. Sistem penyimpanan ini menjamin bahwa seluruh jejak audit (audit trail) dari setiap deviasi dapat diakses kapan saja untuk keperluan inspeksi regulator atau audit internal.
10. Implementasi CAPA dan Pencegahan Berulang
Tahapan terakhir dan tidak kalah penting dalam penanganan deviasi adalah penentuan dan implementasi tindakan Korektif dan Preventif (CAPA – Corrective and Preventive Action). Kepala QA wajib berdiskusi dengan kepala departemen inisiator mengenai kebutuhan CAPA untuk mencegah terulangnya deviasi serupa di masa depan.
CAPA yang efektif tidak hanya menangani masalah yang baru terjadi, tetapi juga mengidentifikasi potensi kejadian serupa di area atau proses lain yang memiliki karakteristik serupa. Tindakan korektif (corrective action) bertujuan untuk menghilangkan penyebab deviasi yang sudah terjadi, sedangkan tindakan preventif (preventive action) bertujuan untuk mencegah deviasi serupa terjadi di kemudian hari.
Selain CAPA, keputusan mengenai disposisi produk (disposition decision) juga harus diambil dalam tahapan ini. Disposisi produk menentukan apakah batch produk yang terdampak deviasi dapat dirilis, harus dilakukan pengujian ulang, harus dilakukan rework (pengerjaan ulang), atau harus dimusnahkan. Keputusan disposisi ini harus didasarkan pada hasil investigasi, analisis risiko, dan evaluasi dampak terhadap mutu serta keamanan produk.
Seluruh langkah penanganan deviasi, mulai dari pelaporan awal, investigasi, analisis akar penyebab, evaluasi risiko, hingga implementasi CAPA dan keputusan disposisi, harus dicatat secara lengkap dalam Formulir Deviation Control beserta tanda tangan dari pihak-pihak yang bertanggung jawab. Dokumentasi yang komprehensif ini merupakan bukti kepatuhan perusahaan terhadap standar CPOB dan regulasi farmasi yang berlaku.
Sebagai bagian dari perbedaan antara deviasi dengan OOS (Out of Specification) yang efektif, pelaksanaan Deviation Control secara konsisten dan terstruktur merupakan indikator kematangan organisasi dalam menjaga kualitas dan keamanan produk farmasi yang diproduksinya.
Dalam konteks evaluasi efektivitas CAPA, setiap deviasi yang terjadi selama pelaksanaan validasi juga harus ditangani melalui prosedur Deviation Control ini, karena deviasi dapat mempengaruhi integritas data validasi dan kesimpulan yang ditarik dari studi validasi tersebut.
