Makalah Mutu Farmasi: Panduan Lengkap Sistem Manajemen Mutu, Kualifikasi, Validasi, dan Kepatuhan GMP

1. Pengantar Makalah Kualitas

Seorang Makalah Kualitas menggambarkan satu model komprehensif untuk sistem mutu farmasi yang efektif yang didasarkan pada konsep mutu, mencakup peraturan Praktik Manufaktur yang Baik (GMP) yang berlaku, dan melengkapiserta berfungsi sebagai peta jalan Validasi, menentukan arah, membenarkan strategi, menguraikan pengujian awal dan kriteria penerimaan, serta mendokumentasikan program-program yang diperlukan untuk memastikan status validasi yang berkelanjutan.

2. Daftar Isi

1. Profil Perusahaan
2. Sistem Mutu – Pendahuluan
3. Tujuan dan Ruang Lingkup
4. Elemen Sistem Mutu – Kebijakan Mutu
5. Struktur Organisasi
6. Tanggung Jawab Manajemen Senior
7. Manajemen Sistem Mutu
8. Pengendalian Sistem
9. Kualifikasi
10. Validasi
11. Pelatihan
12. Glosarium

3. Profil Perusahaan

_______________________ adalah perusahaan farmasi yang berorientasi pada mutu. Perusahaan didirikan pada tahun ______________, dengan misi membantu fraternity medis dalam menyembuhkan orang sakit dan melindungi masyarakat yang sehat.

Fasilitas yang ada berlokasi di area bebas polusi di _______________ dan dikelilingi oleh lingkungan hijau alami. Pabrik mulai produksi komersial pada tahun________ untuk manufaktur DRY SYRUP, LVP & SVP (FFS, Glass Vials).

Di _______________, mutu adalah hal yang sangat penting yang dicapai melalui standar dan sistem mutu yang mapan. Fasilitas mematuhi standar cGMP dan perusahaan serta karyawannya berkomitmen untuk berkontribusi demi kesejahteraan masyarakat dengan menyediakan produk bermutu tepat waktu ke pasar.

4. Sistem Mutu – Pendahuluan

Makalah Mutu adalah dokumen yang merangkum filosofi, niat, dan pendekatan organisasi secara keseluruhan untuk ditetapkan kecocokan kinerja. Dokumen ini menjelaskan satu model komprehensif untuk sistem mutu farmasi yang efektif yang didasarkan pada konsep mutu, mencakup peraturan Good Manufacturing Practice (GMP) yang berlaku, dan melengkapiserta berfungsi sebagai peta jalan Validasi, menentukan arah, membenarkan strategi, menguraikan pengujian awal dan kriteria penerimaan, serta mendokumentasikan program-program yang diperlukan untuk memastikan status validasi yang berkelanjutan.

Program validasi dirancang untuk mendemonstrasikan fitur mutu yang dibangun ke dalam fasilitas dan proses untuk memastikan bahwa fitur mutu tersebut berfungsi sepenuhnya dan mematuhi persyaratan regulasi yang relevan. Tujuannya adalah bahwa, setelah divalidasi, fasilitas yang digambarkan di sini dapat digunakan untuk manufaktur obat.

5. Tujuan dan Ruang Lingkup

Tujuan: Tujuan dari Makalah Mutu adalah untuk menjelaskan sistem mutu yang diadopsi oleh perusahaan. Dokumen ini disusun untuk menguraikan bagaimana perusahaan menjalankan urusannya sehubungan dengan pencapaian dan jaminan mutu. Dokumen ini juga dimaksudkan untuk melayani sebagai dokumen bagi Manajemen dan staf perusahaan untuk memahami kebijakan dan prosedur perusahaan.

Ruang Lingkup: Proses yang diperlukan untuk sistem mutu diidentifikasi dalam makalah mutu ini dan dalam prosedur operasional serta instruksi kerja yang terkait. Dokumentasi menentukan proses sistem mutu dan urutan, interaksi, serta menginstruksikan cara mengimplementasikan dan menerapkannya di seluruh organisasi.

Dokumentasi sistem mutu juga menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa operasi dan pengendalian proses sistem mutu efektif. Ini biasanya termasuk penugasan tanggung jawab dan alokasi sumber daya untuk proses, instruksi cara melaksanakan (atau mengoperasikan) proses, serta definisi metode untuk memantau dan/atau mengukur efektivitas proses.

6. Elemen Sistem Mutu – Kebijakan Mutu

Standar Mutu dalam Teknologi: Dengan semakin meningkatnya pengenalan kombinasi obat baru, perusahaan juga menggunakan kombinasi sains dan teknologi untuk memenuhi dan menyelesaikan tantangan.

Standar Mutu dalam Produk: Keterampilan dan keahlian yang diperlukan dalam penerapan teknik telah diterapkan untuk meningkatkan Efikasi Terapeutik obat agar memberikan pasien relifikasi maksimum dalam waktu minimal.

Standar Mutu dalam Layanan: Untuk mengatasi keterlambatan yang tidak terduga, manajemen menyiapkan jadwal berbasis waktu, jauh hari sebelumnya, agar dapat mengikuti laju layanan.

Implementasi kebijakan mutu dilakukan melalui Sistem Mutu berdasarkan Praktik Manufaktur yang Baik (GMP) saat ini yang sesuai dengan standar regulasi nasional dan internasional.

7. Struktur Organisasi

Bagan Organisasi perusahaan ditunjukkan dalam Makalah Master Situs (SMF); Bagan ditunjukkan sejauh relevan untuk implementasi dan pemeliharaan Sistem Mutu.

Quality Assurance: Departemen QA hadir untuk menempatkan sistem untuk kualifikasi, validasi, dan pengendalian prosedur. Departemen menangani semua kontrol dokumentasi, penerbitan, distribusi & arsip.

Produksi: Departemen Produksi terdiri dari Gudang dan semua Area Proses Produksi. Tanggung jawab dan wewenang departemen mencakup perencanaan produksi, eksekusi produksi, kontrol sistem produksi, pemeliharaan area produksi, validasi produksi.

Quality Control: QC terdiri dari Bagian Kimia dan Bagian Mikrobiologi. Departemen mengendalikan dan memantau aspek mutu produksi, lingkungan, dan sistem melalui prosedur terkontrol.

Engineering: Departemen Engineering hadir untuk memberikan dukungan utilitas lengkap bagi kelancaran semua departemen. Tanggung jawab departemen adalah memelihara kesehatan semua pasokan utilitas dan kepatuhan rutin terhadap kualitas pasokan.

Personel & Administrasi: Departemen P&A hadir untuk memberikan dukungan dan layanan personel serta staf bersama dengan pengadaan material untuk kerja sistem lengkap.

8. Tanggung Jawab Manajemen Senior

1. Manajemen senior bertanggung jawab untuk menunjuk perwakilan manajemen untuk mengembangkan dan memelihara QMS, bertindak sebagai perwakilan dalam semua isu yang berkaitan dengan mutu.
2. Komunikasi kepada semua karyawan yang bersangkutan terkait tujuan mutu, yaitu persyaratan pelanggan serta persyaratan statistik dan regulasi (jika berlaku) dipastikan.
3. Makalah mutu, kebijakan mutu, dan tujuan mutu ada di organisasi.
4. Rapat tinjauan manajemen dilakukan secara teratur untuk memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan tersedia & ditinjau dari waktu ke waktu.
5. Sistem untuk memastikan penciptaan lingkungan yang menjamin keterlibatan & pengembangan orang.
6. Semua sumber daya yang diperlukan disediakan.
7. Alur komunikasi terjadi tepat waktu di seluruh organisasi dan rantai pasokan.
8. Struktur organisasi yang mampu mendukung elemen kebijakan mutu dan tujuan mutu.
9. Peningkatan berkelanjutan melalui tindakan korektif dan preventif (CAPA), audit, dan tinjauan manajemen, serta perencanaan dan komitmen QMS.
10. Sistem untuk menentukan deskripsi pengukuran kinerja organisasi untuk menentukan apakah hasil yang direncanakan telah tercapai.
11. Sistem untuk memastikan bahwa pengetahuan yang berkaitan dengan persyaratan statistik dan regulasi yang berlaku untuk produk/proses dan aktivitas organisasi diperoleh.
12. Sistem untuk memastikan bahwa persyaratan pelanggan dipahami & disampaikan dengan jelas.
13. Manajemen senior memiliki tanggung jawab akhir untuk memastikan bahwa sistem mutu farmasi yang efektif ada, memiliki sumber daya yang memadai, dan bahwa peran, tanggung jawab, dan wewenang didefinisikan, dikomunikasikan, dan diimplementasikan di seluruh organisasi. Kepemimpinan dan partisipasi aktif manajemen senior dalam sistem mutu farmasi adalah hal yang esensial. Ini harus memastikan dukungan dan komitmen staf di semua tingkat dan situs dalam organisasi terhadap sistem mutu farmasi.

9. Manajemen Sistem Mutu

Dalam praktik industri farmasi, sistem mutu industri farmasi merupakan fondasi utama yang memastikan seluruh proses manufaktur berjalan sesuai standar GMP dan CPOB yang berlaku di Indonesia. Implementasi sistem mutu yang baik akan meminimalkan risiko kontaminasi dan memastikan konsistensi kualitas produk obat.

Pengelolaan Dokumen Sistem Mutu: Makalah Mutu ini menguraikan struktur dokumentasi yang digunakan dalam sistem manajemen mutu. Makalah Mutu ini merujuk pada prosedur pendukung termasuk prosedur teknis dan dipelihara secara terkini.

Sistem manajemen mutu ini terstruktur dalam tiga tier dokumentasi:

1. Validation master plan
2. Standard Operating Procedures, Specification and Test Methods
3. Records

Untuk sebagian besar pelanggan, Makalah Mutu ini dan dokumen terkait membentuk Rencana Mutu umum. Jika perlu, Rencana Mutu spesifik akan disiapkan secara per-pelanggan. Rencana Mutu ini akan memodifikasi persyaratan umum yang dinyatakan dalam Manual dan dokumen terkait. Semua dokumen di atas adalah dokumen terkontrol.

Risk Management: Manajemen risiko mutu adalah bagian integral dari sistem mutu farmasi yang efektif. Manajemen ini dapat memberikan pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi, mengevaluasi secara ilmiah, dan mengendalikan potensi risiko terhadap mutu. Ini memfasilitasi peningkatan berkelanjutan kinerja proses dan mutu produk seumur hidup produk.

Quality Planning:

1. Manajemen senior harus memastikan bahwa tujuan mutu yang diperlukan untuk mengimplementasikan kebijakan mutu didefinisikan dan dikomunikasikan.
2. Tujuan mutu harus didukung oleh semua tingkat perusahaan yang relevan.
3. Tujuan mutu harus selaras dengan strategi perusahaan dan konsisten dengan kebijakan mutu.
4. Manajemen harus menyediakan sumber daya dan pelatihan yang sesuai untuk mencapai tujuan mutu.
5. Indikator kinerja yang mengukur kemajuan terhadap tujuan mutu harus didirikan, dipantau, dikomunikasikan secara teratur, dan ditindaklanjuti sesuai yang dijelaskan dalam dokumen ini.

Resource Management: Manajemen harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang memadai dan sesuai (manusia, finansial, material, fasilitas, peralatan, dan instrumen) untuk mengimplementasikan dan memelihara sistem mutu farmasi serta terus meningkatkan efektivitasnya.

Internal Communication: Manajemen harus memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai didirikan dan diimplementasikan di dalam organisasi.

Management of Outsourced Activities and Purchased Materials: Sistem mutu farmasi, termasuk tanggung jawab manajemen yang dijelaskan dalam bagian ini, mencakup kontrol dan tinjauan atas semua aktivitas yang di-outsource dan mutu material yang dibeli. Perusahaan farmasi bertanggung jawab akhir untuk memastikan bahwa proses ada untuk menjamin kontrol aktivitas yang di-outsource dan mutu material yang dibeli.

10. Pengendalian Sistem

Change Control Management: Untuk mengevaluasi, menyetujui, dan mengimplementasikan perubahan secara tepat, perusahaan harus memiliki sistem manajemen perubahan yang efektif. Secara umum terdapat perbedaan formalitas proses manajemen perubahan sebelum submission regulasi awal dan setelah submission, di mana perubahan terhadap filing regulasi mungkin diperlukan sesuai persyaratan regional.

Sistem manajemen perubahan memastikan bahwa peningkatan berkelanjutan dilakukan secara tepat waktu dan efektif. Sistem harus memberikan tingkat jaminan tinggi bahwa tidak ada konsekuensi yang tidak diinginkan dari perubahan.

Deviation Control: Penyimpangan didefinisikan sebagai setiap waktu menyimpang dari prosedur, sistem, utilitas, material, praktik, atau protokol tertentu pada tahap manufaktur, pengujian, penyimpanan, atau distribusi produk farmasi setengah jadi & jadi.

PLANNED DEVIATIONS: Penyimpangan yang direncanakan, yaitu ketika ada perubahan sementara terkait pelanggaran minor persyaratan cGMP.

UNPLANNED DEVIATIONS: Penyimpangan yang merupakan jenis kegagalan komponen kimia, komponen kemasan, API, proses, sistem, peralatan, utilitas, dan fasilitas yang digunakan untuk memproduksi dan mengendalikan produk obat.

Market Complaints: Keluhan menunjukkan ketidakpuasan pelanggan tentang mutu produk farmasi. Perusahaan memiliki sistem penanganan keluhan yang efektif untuk meningkatkan mutu produk, sebagai alat baik untuk pemeliharaan Praktik Manufaktur yang Baik dan cara untuk membangun hubungan berkomitmen dengan pelanggan.

Product Recall: Pedoman ini berlaku untuk menahan dan/atau penarikan produk obat dari distribusi atau pasar karena aspek non-konformitas atau instruksi dari badan regulasi.

Corrective and Preventive Action System (CAPA): Prosedur tertulis untuk implementasi Tindakan Korektif dan Preventif yang dihasilkan dari investigasi keluhan, penolakan produk, non-konformitas, recall, penyimpangan, audit, temuan audit regulasi, dan tren dari kinerja proses dan pemantauan mutu produk harus didirikan dan diikuti.

Self-Inspection: Perencanaan self-inspection dengan maksud untuk mengarahkan usaha inspeksi ke area dalam sistem mutu yang mewakili risiko lebih tinggi terhadap mutu produk dan pencapaian tujuan mutu.

Out of Specification (OOS): Tujuan investigasi adalah untuk menentukan penyebab hasil OOS. Sumber hasil OOS harus diidentifikasi sebagai aberrasi dari proses pengukuran (kesalahan laboratorium) atau aberrasi dari proses manufaktur.

Annual Product Quality Review (APQR): Tujuan mendokumentasikan tinjauan tahunan ini adalah untuk Mereview & Men kesimpulan perilaku produk sehubungan dengan semua parameter yang diuraikan dalam protokol.

Stability Testing: Program pengujian harus dilakukan pada jumlah batch produk yang memadai untuk menilai karakteristik stabilitasnya termasuk penentuan kondisi penyimpanan yang sesuai dan tanggal kedaluwarsa.

11. Kualifikasi

Untuk memahami lebih mendalam tentang kualifikasi analis mikrobiologi, penting bagi setiap laboratorium farmasi untuk memiliki standar prosedur operasional yang jelas dalam menilai kompetensi personel laboratorium. Kualifikasi analis menjadi bagian dari sistem kualifikasi sumber daya manusia dalam lingkungan GMP.

Vendor Approval: Produsen material awal dinilai sebelum pengadaan. Penilaian dilakukan melalui analisis sampel pra-pembelian, kuesioner, atau audit fasilitas. SOP untuk persetujuan vendor ada.

Equipment Qualification:

• Design Qualification (DQ): Kualifikasi desain adalah tahap pra-kualifikasi dari Program Validasi.
• Installation Qualification (IQ): IQ adalah untuk memastikan bahwa peralatan atau sistem dipasang sesuai spesifikasi tertulis dan pra-disetujui.
• Operational Qualification (OQ): OQ adalah untuk memverifikasi bahwa sistem beroperasi sesuai spesifikasi tertulis dan pra-disetujui di seluruh rentang yang ditentukan.
• Performance Qualification (PQ): Kualifikasi kinerja peralatan/sistem diukur sehubungan dengan atribut mutu produk dan hasil yang diperoleh didokumentasikan untuk memastikan operasi efektif.

Instrument Calibration: Kalibrasi semua peralatan/instrumen pada interval yang sesuai berdasarkan rekomendasi pabrikan, pengalaman historis, dan kritikalitas penggunaan.

Personal Qualification: Setiap orang yang terlibat dalam manufaktur, pemrosesan, pengepakan, atau penyimpanan obat harus memiliki pendidikan, pelatihan, dan pengalaman yang cukup atau kombinasi thereof.

Medical Check-Up: Semua karyawan baru diperiksa untuk kebugaran medis oleh Dokter Terdaftar. Catatan pemeriksaan kesehatan tahunan setiap karyawan yang diperiksa oleh praktisi medis yang kvalifikasi akan dipelihara.

Personnel Hygiene: Semua personel menjaga tubuh, rambut, wajah, tangan, dan kuku bersih dan tidak memakai deodoran, lotion setelah mencukur, cat kuku, dan makeup, serta memakai linen bersih yang sesuai sebelum memasuki area produksi dan kontrol mutu masing-masing.

Sanitation and Cleaning: Spesifikasi dan prosedur tertulis ada untuk pembersihan area manufaktur dan peralatan serta catatan disimpan. Tujuan sanitasi dan pembersihan adalah untuk membuktikan bahwa sistem dibersihkan secara konsisten dari residu produk, deterjen, dan mikroba hingga tingkat yang dapat diterima dan untuk mencegah kontaminasi dan kontaminasi silang.

12. Validasi

Process Validation: Validasi proses adalah cara untuk memastikan dan menyediakan bukti dokumenter bahwa proses (dalam parameter desain yang ditentukan) mampu secara berulang dan dapat diandalkan menghasilkan produk jadi bermutu yang diperlukan.

Analytical Method Validation: Validasi metode analitik adalah proses dengan mana harus didirikan, melalui studi laboratorium, bahwa karakteristik kinerja metode memenuhi persyaratan untuk aplikasi analitik yang dimaksud.

Water System, WFI System & Pure Steam System: Sistem pengolahan, penyimpanan, dan distribusi Air Murni, WFI & Pure Steam dirancang, dipasang, dikomisioning, divalidasi, dan dipelihara untuk memastikan produksi yang andal dari mutu yang sesuai.

Compressed Air System: Sistem udara bertekanan dirancang untuk menghasilkan dan mendistribusikan mutu udara yang diinginkan pada tekanan yang diinginkan untuk operasi pneumatik berbagai fungsi dalam kontrol otomatis peralatan.

13. Pelatihan

Setiap karyawan organisasi dilatih di area operasinya masing-masing sebelum memulai pekerjaan. Pelatihan diberikan sesuai dengan sifat pekerjaan dan tanggung jawab serta pelatihan cGMP adalah wajib untuk karyawan.

Training Plan: Jadwal pelatihan bulanan disiapkan oleh masing-masing departemen dengan dimulainya Tahun Baru.

Selection of Trainer: Kepala QA memiliki keahlian dan wewenang untuk mengevaluasi Trainer dari departemen berbeda. Kepala – Quality Assurance dalam konsultasi dengan Kepala Pabrik mengidentifikasi trainer internal dari departemen berbeda berdasarkan kualifikasi, keterampilan komunikasi/presentasi, pengalaman, pengetahuan dan keahlian atau kombinasi thereof di area operasi berbeda.

Types of Training:

• Induction Training: Diberikan kepada semua karyawan teknis baru.
• On Job related Training: Diberikan kepada semua karyawan teknis di departemen masing-masing, memberikan mereka tentang deskripsi pekerjaan, tanggung jawab pekerjaan antar-departemen, di tempat kerja, dll.
• General Training: Harus termasuk pelatihan pada SOP pedoman umum, Good Manufacturing Practices, keselamatan, Good Documentation Practice, Good Laboratory Practice, Housekeeping, Personnel Hygiene, pengembangan keterampilan, sikap, kepemimpinan, dll.
• External Training: Trainee eksternal setiap saat disewa harus memberikan bukti kualifikasi, pengalaman, keahlian mereka dengan nama, alamat, dan catatan yang sama akan dipelihara.

14. Glosarium

Change Management: Pendekatan sistematis untuk mengusulkan, mengevaluasi, menyetujui, mengimplementasikan, dan meninjau perubahan.

Continual Improvement: Aktivitas berulang untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan.

Control Strategy: Sekumpulan kontrol yang direncanakan, berasal dari pemahaman produk dan proses saat ini, yang menjamin kinerja proses dan mutu produk.

Corrective Action: Tindakan untuk menghilangkan penyebab non-konformitas yang terdeteksi atau situasi tidak diinginkan lainnya.

Design Space: Kombinasi multidimensi dan interaksi variabel input (misalnya, atribut material) dan parameter proses yang telah terbukti memberikan jaminan mutu.

Enabler: Alat atau proses yang menyediakan cara untuk mencapai tujuan.

Feedback/Feedforward: Feedback adalah modifikasi atau kontrol proses atau sistem oleh hasilnya atau efek. Feedforward adalah modifikasi atau kontrol proses menggunakan hasilnya atau efek yang diharapkan.

Knowledge Management: Pendekatan sistematis untuk memperoleh, menganalisis, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi yang berkaitan dengan produk, proses manufaktur, dan komponen.

Outsourced Activities: Kegiatan yang dilakukan oleh penerima kontrak berdasarkan perjanjian tertulis dengan pemberi kontrak.

Performance Indicators: Nilai terukur yang digunakan untuk mengkuantifikasi tujuan mutu untuk mencerminkan kinerja organisasi, proses, atau sistem.

Pharmaceutical Quality System (PQS): Sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan perusahaan farmasi sehubungan dengan mutu.

Preventive Action: Tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi non-konformitas atau situasi tidak diinginkan potensial lainnya.

Product Realization: Pencapaian produk dengan atribut mutu yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan pasien, profesional kesehatan, dan otoritas regulasi (termasuk kepatuhan dengan otorisasi pemasaran) dan persyaratan pelanggan internal.

Quality: Tingkat di mana serangkaian sifat inheren produk, sistem, atau proses memenuhi persyaratan.

Quality Manual: Dokumen yang menentukan sistem manajemen mutu organisasi.

Quality Objectives: Cara untuk menerjemahkan kebijakan mutu dan strategi menjadi aktivitas terukur.

Quality Planning: Bagian dari manajemen mutu yang berfokus pada penetapan tujuan mutu dan menentukan proses operasional serta sumber daya terkait yang diperlukan untuk memenuhi tujuan mutu.

Quality Policy: Niat dan arah keseluruhan organisasi sehubungan dengan mutu sebagaimana dinyatakan secara resmi oleh manajemen senior.

Quality Risk Management: Proses sistematis untuk penilaian, kontrol, komunikasi, dan peninjauan risiko terhadap mutu produk obat di seluruh siklus hidup produk.

Senior Management: Orang-orang yang mengarahkan dan mengendalikan perusahaan atau situs di tingkat tertinggi dengan wewenang dan tanggung jawab untuk memobilisasi sumber daya di dalam perusahaan atau situs.

State of Control: Kondisi di mana serangkaian kontrol secara konsisten memberikan jaminan kinerja proses berkelanjutan dan mutu produk.