Daftar Isi
- Tujuan
- Cakupan
- Tanggung Jawab
- Singkatan dan Definisi
- Prosedur
- Deskripsi Produk
- Periode Waktu yang Dicakup
- Proses Pembuatan dan Pengujian yang Diterapkan
- Arah Teknis
- Spesifikasi dan STP
- Hasil Produk Jadi
- Hasil In-Process
- Kondisi Lingkungan selama Operasi Pembuatan
- Performa Peralatan Kritis
- Deviasi Proses dan Kontrol Perubahan
- Out of Specification dan Out of Trend
- Laporan Non-Konformitas
- Keluhan Produk
- Barang yang Dikembalikan atau Ditarik
- Rekonsiliasi Yield
- Reaksi Obat yang Tidak Diketahui
- Data Bahan Aktif Farmasi
- Tinjauan Performa Produsen dan Pemasok
- Kesimpulan dan Rekomendasi
1. Tujuan
Standar Operasional Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan suatu prosedur yang jelas dan terstruktur dalam pelaksanaan Tinjauan Produk Tahunan terhadap seluruh produk yang diproduksi dalam periode tahun keuangan yang berlaku. Melalui prosedur ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap produk yang dihasilkan telah melewati proses pemantauan dan evaluasi secara menyeluruh, sehingga kualitas produk tetap terjaga dan memenuhi standar regulasi yang telah ditetapkan oleh otoritas kesehatan di berbagai pasar distribusi, baik untuk pasar Amerika Serikat, Domestic, maupun pasar internasional lainnya.
2. Cakupan
Prosedur Tinjauan Produk Tahunan ini diterapkan secara komprehensif terhadap semua produk yang diproduksi di fasilitas produksi formulation plant yang melayani berbagai segmen pasar, mencakup pasar Amerika Serikat, pasar domestic lokal, pasar Rest of the World (ROW) untuk distribusi global, serta memenuhi persyaratan khusus dari pelanggan tertentu yang memiliki spesifikasi unik atau regulasi tambahan yang harus dipatuhi. Cakupan ini memastikan bahwa tidak ada produk yang terlewat dari proses evaluasi berkala, sehingga keamanan dan kualitas pasien tetap terjamin di seluruh jaringan distribusi perusahaan.
3. Tanggung Jawab
Petugas atau Eksekutif dari departemen Quality Assurance memiliki tanggung jawab utama dalam mengumpulkan seluruh data dan informasi relevan yang diperlukan untuk menyusun dokumen Tinjauan Produk Tahunan secara akurat dan komprehensif. Mereka wajib memastikan bahwa semua data yang dikumpulkan berasal dari sumber yang dapat dipercaya dan telah melalui proses verifikasi sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan.
Kepala Quality Assurance atau perwakilan yang ditunjuk memiliki tanggung jawab akhir dalam memastikan bahwa seluruh ketentuan dalam SOP ini terlaksana dengan baik dan hasil akhirnya mendapat persetujuan resmi. Mereka juga bertanggung jawab untuk mengkaji ulang hasil tinjauan dan mengambil tindakan korektif maupun preventif yang diperlukan apabila ditemukan ketidaksesuaian atau potensi perbaikan dalam proses pembuatan produk.
4. Singkatan dan Definisi
Tinjauan Produk Tahunan (APR): Merupakan ringkasan menyeluruh dan terorganisir yang memuat data produk, data analitis, dan data pelanggan yang terkait dengan produk farmasi tertentu yang diproduksi melalui proses manufacture. Dokumen ini menjadi dasar evaluasi kualitas produk secara berkala dan menjadi input penting dalam pengambilan keputusan terkait perbaikan proses atau tindakan regulatory.
No. Laporan Analitis (A.R. No.): Merupakan nomor identifikasi unik yang diberikan untuk setiap laporan hasil pengujian analitis yang dilakukan oleh laboratorium Quality Control terhadap sampel produk, bahan baku, atau produk antara dalam proses produksi.
Validasi Retrospektif: Merupakan数据的 historis yang diambil dari catatan batch produksi sebelumnya yang telah diproduksi, yang digunakan sebagai bukti terdokumentasi bahwa proses telah berada dalam keadaan terkontrol sebelum permintaan bukti tersebut diajukan. Pendekatan validasi ini memanfaatkan data historis untuk memberikan keyakinan bahwa proses produksi konsisten dan dapat diandalkan.
5. Prosedur
Seluruh batch produk yang diproduksi dalam periode satu tahun keuangan wajib menjadi pertimbangan utama dalam penyusunan APR. Sebagai contoh konkret, batch yang diproduksi antara bulan April hingga bulan Maret pada tahun berikutnya harus dicatat dan dievaluasi. Untuk produk dengan tanggal batas waktu peninjauan pada tanggal 31 Maret, maka seluruh batch yang dilepaskan atau ditolak selama 12 bulan sebelum tanggal 31 Maret tersebut wajib diikutsertakan dalam APR untuk tahun berjalan.
APR untuk seluruh produk dalam satu periode tahun keuangan wajib disusun, dikompilasi, dan disetujui dalam jangka waktu 3 bulan setelah penutupan tahun keuangan berakhir. Berdasarkan temuan dan kesimpulan dari APR tersebut, tindakan CAPA (Corrective and Preventive Action) wajib dimulai dalam waktu 6 bulan setelah berakhirnya tahun keuangan, bilamana diperlukan dan sesuai dengan SOP yang berjudul “Quality Management Review” yang telah ditetapkan perusahaan.
Petugas atau Eksekutif QA yang bertanggung jawab dalam penyusunan APR wajib mengumpulkan, merangkum, dan mengkaji ulang data terkait dari berbagai sumber, termasuk BMR (Batch Manufacturing Record) yang memuat parameter proses, deviasi proses yang terjadi, kontrol perubahan yang diimplementasikan, NCR (Non-Conformance Report), keluhan pasar, barang kembalian dari pelanggan, produk yang ditarik dari pasar, dan data analitis lainnya yang diperoleh dari departemen lain yang relevan. Setiap perangkat data kemudian ditabulasi dan divisualisasikan dalam bentuk grafik yang memudahkan analisis tren, identifikasi deviasi, dan pola yang muncul selama periode tinjauan.
6. Deskripsi Produk
Bagian ini memuat deskripsi detail mengenai produk yang mencakup informasi lengkap seperti nama produk, nama generik, klaim label, kekuatan atau konsentrasi bahan aktif, jenis kemasan yang digunakan, nomor Formula Master (M.F.No.), ukuran batch yang tersedia, pasar tujuan distribusi, masa simpan atau shelf life, indikasi penggunaan produk, serta berbagai informasi spesifik lainnya yang relevan dengan karakteristik dan spesifikasi produk tersebut. Kelengkapan informasi ini menjadi landasan dalam melakukan evaluasi produk secara menyeluruh.
7. Periode Waktu yang Dicakup
Periode waktu dalam tinjauan ini mencakup seluruh batch yang diproduksi atau dispositioned (dilepaskan atau ditolak) selama periode tahun keuangan yang berjalan, yaitu dimulai dari bulan April hingga bulan Maret pada tahun berikutnya. Periode ini mengacu pada standar tahun keuangan yang berlaku di perusahaan dan memastikan konsistensi dalam pelaporan dan evaluasi produk.
8. Proses Pembuatan dan Pengujian yang Diterapkan untuk Produk
Seluruh aspek yang berkaitan dengan proses produksi dan prosedur pengujian yang diterapkan untuk produk yang sedang ditinjau wajib didokumentasikan dengan jelas. Dokumentasi ini mencakup identitas peralatan yang digunakan, kondisi lingkungan produksi, dan seluruh parameter kritis yang mempengaruhi kualitas produk akhir.
9. Arah Teknis
Arah Teknis (Pembuatan): Catatan Nomor Formula Master yang digunakan untuk batch yang termasuk dalam APR wajib disediakan oleh Petugas atau Eksekutif-QA. Dalam situasi di mana terjadi perubahan pada Nomor Formula Master, maka alasan perubahan tersebut beserta nomor referensi kontrol perubahan yang relevan wajib dicantumkan secara eksplisit dalam dokumen APR untuk memastikan traceability dan akuntabilitas penuh.
Arah Teknis (Pengemasan): Catatan Nomor Formula Pengemasan yang digunakan untuk batch yang termasuk dalam APR wajib disediakan oleh Petugas atau Eksekutif-QA. Apabila terdapat perubahan pada Nomor Formula Pengemasan, maka alasan perubahan beserta nomor referensi kontrol perubahan yang terkait wajib disebutkan dalam laporan untuk menjaga integritas dokumentasi.
10. Spesifikasi dan STP (In-Process, Produk Jadi, dan Komponen Kemasan)
Seluruh nomor referensi spesifikasi dan STP yang digunakan selama proses pengujian untuk batch yang ditinjau wajib dicatat dan dilaporkan. Bilamana terjadi perubahan pada spesifikasi atau prosedur pengujian, maka alasan perubahan tersebut beserta dengan nomor referensi kontrol perubahan yang sesuai wajib dicantumkan dalam dokumen APR untuk memastikan transparansi dan kemudahan dalam proses audit review di masa mendatang.
11. Hasil Produk Jadi
Ringkasan hasil produk jadi dari seluruh batch yang dipertimbangkan dalam penyusunan APR wajib direpresentasikan secara komprehensif dalam format yang mudah dipahami. Tren dari hasil-hasil pengujian tersebut wajib divisualisasikan dan dipresentasikan secara tepat untuk mengidentifikasi pola atau anomali yang mungkin terjadi. Kesimpulan dan rekomendasi, apabila ada, wajib didokumentasikan sebagai lampiran dari dokumen APR utama.
Tablet – Produk Jadi: Parameter yang wajib dipertimbangkan meliputi berat rata-rata tablet, waktu disintegration, assay (kadar bahan aktif), yield (hasil produksi), serta parameter relevan lainnya yang dapat mempengaruhi kualitas dan efikasi produk tablet.
Kapsul (cangkang keras dan cangkang lunak) – Produk Jadi: Parameter evaluasi mencakup berat rata-rata kapsul, waktu disintegration, assay, yield, serta parameter lain yang relevan untuk memastikan kualitas kapsul yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.
Oral Liquid/Salep/Gel – Produk Jadi: Parameter kritis meliputi pH, berat per ml, viskositas, assay, yield, dan parameter relevan lainnya yang spesifik untuk bentuk sediaan produk liquid oral, salep, atau gel.
12. Hasil In-Process
Ringkasan hasil in-process dari seluruh batch yang termasuk dalam cakupan APR wajib direpresentasikan secara sistematis untuk memudahkan identifikasi tren dan pola. Kesimpulan serta rekomendasi yang diperlukan wajib didokumentasikan sebagai annexure atau lampiran dari dokumen APR.
Tablet in-process: Parameter yang dievaluasi meliputi Loss on Drying (LOD), assay, dan yield, namun tidak terbatas hanya pada parameter-parameter tersebut dan dapat mencakup uji lain yang dianggap relevan untuk memastikan kualitas produk selama proses pembuatan.
Kapsul (cangkang keras dan lunak) in-process: Parameter evaluasi mencakup Loss on Drying (LOD), kadar air, dan assay, dengan fleksibilitas untuk menyertakan parameter lain yang dianggap perlu untuk menjaga kualitas produk kapsul.
Oral Liquid/Salep/Gel in-process: Parameter yang wajib dipantau meliputi pH, berat per ml, viskositas, dan assay, dengan kemungkinan penyertaan parameter tambahan sesuai kebutuhan spesifik dari bentuk sediaan yang diproduksi.
13. Kondisi Lingkungan selama Operasi Pembuatan
Data kondisi lingkungan selama proses pembuatan seluruh batch wajib direview dan dicatat dalam dokumen APR. Parameter lingkungan yang dipantau biasanya mencakup suhu, kelembaban relatif, dan kondisi kebersihan ruang produksi sesuai dengan klasifikasi area produksi yang berlaku sesuai standar GMP (Good Manufacturing Practice).
14. Performa Peralatan Kritis
Peralatan kritis yang digunakan selama proses pembuatan produk wajib diidentifikasi secara spesifik berdasarkan fungsi dan pengaruhnya terhadap kualitas produk. Overall performance dari peralatan-peralatan tersebut wajib dievaluasi dengan cara mengkaji ulang catatan maintenance preventiva dan catatan breakdown yang pernah terjadi. Observasi dan temuan dari evaluasi ini wajib dicatat dalam dokumen APR untuk memastikan bahwa seluruh peralatan kritis berfungsi secara optimal dan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.
15. Deviasi Proses dan Kontrol Perubahan
Seluruh deviasi produk atau proses, investigasi yang dilakukan terhadap deviasi tersebut, serta kontrol perubahan untuk modifikasi prosedur atau parameter produk wajib dicatat secara komprehensif dalam dokumen APR. Tindakan korektif yang dihasilkan dari perubahan-perubahan ini dan dampak perubahan tersebut terhadap kualitas produk wajib dirangkum secara ringkas namun informatif untuk memudahkan analisis trend dan pengambilan keputusan strategis di masa depan.
16. Out of Specification (OOS) dan Out of Trend (OOT)
Seluruh kasus hasil uji yang tidak memenuhi spesifikasi (Out of Specification) untuk produk tertentu, yang mencakup bahan aktif farmasi (API), produk antara dalam proses, produk jadi, dan komponen kemasan, yang diajukan oleh departemen Quality Control selama tahun keuangan terkait wajib disebutkan dalam dokumen APR bilamana ada. Hasil yang tidak sesuai tren (Out of Trend), yang mungkin teramati selama studi stabilitas, juga wajib dikutip dan didokumentasikan dalam APR untuk memberikan gambaran lengkap tentang performa kualitas produk sepanjang periode tinjauan.
17. Laporan Non-Konformitas (NCR)
Seluruh detail laporan non-konformitas yang dihasilkan selama tahun keuangan terkait untuk produk tertentu wajib disebutkan dalam dokumen APR bilamana ada. Informasi ini penting untuk mengidentifikasi pola atau masalah sistemik yang mungkin memerlukan tindakan perbaikan ditingkat proses atau prosedur.
18. Keluhan Produk
Ringkasan dari seluruh keluhan produk yang diterima selama periode tinjauan wajib dirangkum secara komprehensif dalam dokumen APR. Segmentasi atau pengelompokan berdasarkan tren atau jenis投诉 tertentu dapat membantu dalam mengidentifikasi batch-batch yang bermasalah atau aspek-aspek produk yang memerlukan perhatian khusus atau perbaikan. Analisis trend keluhan ini menjadi input berharga untuk tim pengembangan produk dan quality assurance dalam upaya continuous improvement.
19. Barang yang Dikembalikan atau Ditarik dari Pasar
Detail mengenai seluruh barang yang dikembalikan oleh pelanggan atau batch-batch produk yang ditarik dari pasar selama periode tinjauan wajib dicantumkan secara lengkap dalam dokumen APR. Informasi ini mencakup alasan penarikan atau pengembalian, jumlah batch yang affected, dan tindakan korektif yang telah diambil untuk mencegah terulangnya masalah serupa di masa depan.
20. Rekonsiliasi Yield
Yield atau hasil produksi dari batch-batch produk wajib direkonsiliasi secara sistematis untuk mengidentifikasi variasi dan tren yang muncul sepanjang periode produksi. Variations atau penyimpangan yang signifikan wajib dianalisis akar penyebabnya dan dijelaskan secara detail dalam dokumen APR untuk memastikan transparency dan akuntabilitas dalam proses produksi.
21. Reaksi Obat yang Tidak Diketahui (Adverse Drug Reactions)
Data mengenai reaksi obat yang tidak ketahui atau adverse drug reactions yang dilaporkan selama periode tinjauan wajib dirangkum secara singkat dalam dokumen APR. Informasi ini menjadi bagian penting dalam evaluasi benefit-risk profile produk dan dapat mempengaruhi keputusan regulatory terkait penggunaan atau pelabelan produk.
22. Data Bahan Aktif Farmasi (API)
Data mengenai bahan aktif farmasi wajib dikumpulkan dan dicatat secara tepat sesuai dengan kebutuhan dokumentasi. Data ini memuat nama bahan atau ingredient, nama dan alamat produsen atau pemasok, jumlah pengiriman yang diterima, jumlah pengiriman yang disetujui, serta jumlah pengiriman yang ditolak beserta penyebab penolakannya bilamana ada. Kelengkapan data ini penting untuk evaluasi performa pemasok dan pengambilan keputusan terkait kelanjutan kerja sama dengan pemasok tertentu.
23. Tinjauan Performa Produsen dan Pemasok Bahan Aktif
Tinjauan terhadap produsen atau pemasok yang seringkali mensuplai bahan aktif farmasi yang digunakan dalam produk wajib dilakukan berdasarkan catatan persetujuan dan penolakan dari kiriman yang diterima. Evaluasi ini membantu perusahaan dalam memastikan bahwa hanya pemasok yang memenuhi standar kualitas yang ditetapkan yang berlanjut dalam供应链 dan berkontribusi pada kualitas produk akhir yang konsisten.
24. Kesimpulan dan Rekomendasi
Kesimpulan dan rekomendasi yang ditarik dari seluruh proses Tinjauan Produk Tahunan wajib dicatat secara komprehensif dalam dokumen APR. Analisis statistik yang relevan wajib dilakukan bilamana applicable untuk memperkuat temuan dan mendukung rekomendasi yang diajukan berdasarkan bukti objektif yang terukur.
Seluruh observasi dan inferensi dari analisis data wajib dicatat dalam format Observations and Inference yang telah ditentukan untuk memastikan konsistensi dokumentasi dan kemudahan dalam proses review di masa mendatang.
Seluruh halaman APR wajib dilengkapi dengan logo perusahaan yang tercetak di sudut kiri atas untuk memastikan identifikasi dan traceability dokumen yang jelas. Nama brand, bilamana ada, nama generik, dan klaim label dari produk yang ditinjau juga wajib disebutkan dalam Annexure-1 yang berjudul ‘Annual Product Review’ untuk memberikan konteks yang tepat.
Seluruh halaman wajib dikompilasi dan diberi nomor secara berurutan untuk memastikan integritas dan kelengkapan dokumen. Satu halaman cover wajib disiapkan yang memuat nama produk, tahun tinjauan, dan lokasi manufacture dari produk untuk memberikan overview langsung bagi pembaca.
Satu pernyataan ringkasan executive summary wajib dijadikan bagian dari APR di awal dokumen untuk memberikan gambaran umum tentang seluruh isi APR dan observasi-observasi kunci yang ditemukan selama proses tinjauan, memfasilitasi keputusan management review yang cepat dan tepat.
