Daftar Isi
1. Pendahuluan
Dalam industri farmasi modern, praktik manufaktur kontrak atau yang dikenal dengan istilah loan license menjadi salah satu skema bisnis yang sangat umum dilakukan oleh berbagai perusahaan farmasi di seluruh dunia. Melalui pengaturan ini, sebuah perusahaan yang memiliki hak atas produk dan lisensi (dikenal sebagai pihak pemberi kontrak atau contract giver) memberikan wewenang kepada pihak manufaktur lain (dikenal sebagai pihak penerima kontrak atau contract acceptor) untuk memproduksi produk farmasi di fasilitas produksi yang telah memiliki izin edar yang sah.
Praktik ini memungkinkan perusahaan farmasi untuk memanfaatkan kapasitas produksi pihak lain tanpa harus membangun fasilitas manufaktur sendiri, sehingga dapat menghemat biaya investasi sekaligus mempercepat waktu ke pasar produk. Namun demikian, agar seluruh proses manufaktur dalam skema loan license ini dapat berjalan dengan baik dan sesuai standar, diperlukan sebuah Prosedur Operasional Standar (SOP) yang komprehensif dan terstruktur.
SOP ini dirancang khusus untuk mengatur seluruh aspek yang berkaitan dengan manufaktur produk farmasi di bawah pengaturan loan license, mulai dari tahap perjanjian kerjasama, persetujuan dokumen, pengelolaan bahan baku, proses manufaktur, pengemasan, pengujian kualitas, hingga pelepasan batch produk jadi. Dengan adanya SOP ini, diharapkan seluruh pihak yang terlibat dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara konsisten dan terstandar, sehingga kualitas produk farmasi yang dihasilkan tetap terjamin dan sesuai dengan persyaratan regulasi yang berlaku.
2. Tujuan
Tujuan utama dari SOP ini adalah untuk menetapkan prosedur yang jelas dan sistematis mengenai pelaksanaan manufaktur, pengendalian kualitas, dan pelepasan produk farmasi yang diproduksi dalam kerangka pengaturan loan license. Melalui prosedur yang terdokumentasi ini, perusahaan memastikan bahwa seluruh aktivitas produksi berjalan sesuai dengan pedoman Good Manufacturing Practice (GMP) yang berlaku serta peraturan perundang-undangan di bidang farmasi.
SOP ini juga bertujuan untuk memberikan kejelasan mengenai urutan langkah kerja, kriteria keberterimaan, serta persyaratan dokumentasi yang harus dipenuhi oleh setiap pihak yang terlibat dalam proses manufaktur produk farmasi berlisensi pinjam. Dengan demikian, risiko kesalahan, kontaminasi silang, dan penyimpangan prosedur dapat diminimalisir secara signifikan.
3. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh produk farmasi yang diproduksi di fasilitas manufaktur berdasarkan perjanjian loan license dengan perusahaan pihak ketiga yang menjadi pemberi kontrak (contract giver). Ruang lingkup penerapan SOP ini mencakup tahapan-tahapan kritis dalam siklus hidup produk, yaitu mulai dari penerimaan dan persetujuan dokumen manufaktur, pengelolaan bahan baku dan bahan kemas, pelaksanaan proses manufaktur dan pengemasan, pengujian kualitas di laboratorium, review batch, hingga pelepasan dan distribusi produk jadi.
Selain itu, SOP ini juga mengatur aspek-aspek pendukung yang tidak kalah pentingnya, seperti pengendalian perubahan (change control), penanganan penyimpangan (deviations), investigasi akar masalah, penanganan keluhan produk, prosedur penarikan produk (product recall), serta retensi dokumen dan catatan produksi sesuai persyaratan regulasi yang berlaku.
4. Tanggung Jawab
Beberapa bagian atau departemen utama yang memiliki peran kritis dalam pelaksanaan SOP ini antara lain:
- Quality Assurance (QA) — Bertanggung jawab atas persetujuan dokumen-dokumen manufaktur, melakukan review terhadap Batch Manufacturing Record (BMR) dan Batch Packaging Record (BPR), serta melakukan pelepasan batch produk jadi setelah memastikan seluruh persyaratan kualitas telah terpenuhi.
- Quality Control (QC) — Melakukan pengujian terhadap bahan baku masuk, sampel selama proses manufaktur (in-process), serta produk jadi untuk memastikan seluruh parameter kualitas sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.
- Produksi — Melaksanakan kegiatan manufaktur dan pengemasan produk sesuai dengan BMR dan BPR yang telah disetujui, serta memastikan bahwa seluruh proses dilakukan secara konsisten dan terdokumentasi dengan baik.
- Gudang (Warehouse) — Mengelola proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran bahan baku serta bahan kemas sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, termasuk memastikan kondisi penyimpanan yang sesuai untuk menjaga stabilitas bahan.
- Regulatory Affairs (jika berlaku) — Memastikan kepatuhan terhadap seluruh persyaratan lisensi produk dan perizinan yang berlaku sesuai dengan ketentuan regulasi farmasi nasional dan internasional.
5. Definisi
Untuk memahami seluruh konten SOP ini dengan baik, berikut adalah beberapa istilah kunci yang perlu diketahui:
- Loan License (Lisensi Pinjam) — Izin yang diberikan kepada sebuah perusahaan untuk memproduksi produk farmasi di fasilitas manufaktur pihak lain yang telah memiliki lisensi produksi yang sah. Pengaturan ini memungkinkan perusahaan untuk memproduksi produk tanpa harus memiliki fasilitas manufaktur sendiri.
- Contract Giver (Pemberi Kontrak) — Perusahaan yang memiliki hak atas produk farmasi dan lisensi produksinya. Perusahaan ini menugaskan pihak lain untuk memproduksi produk atas namanya.
- Contract Acceptor (Penerima Kontrak) — Perusahaan manufaktur yang menerima tugas untuk memproduksi produk farmasi sesuai dengan spesifikasi dan standar yang ditetapkan oleh pihak pemberi kontrak.
6. Prosedur Operasional
6.1 Perjanjian dan Dokumentasi
Sebelum aktivitas manufaktur dimulai, sebuah Perjanjian Teknis/Kualitas (Technical/Quality Agreement) harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu pihak pemberi kontrak dan pihak manufaktur. Perjanjian ini merupakan dokumen fundamental yang mengatur seluruh aspek kerjasama dalam pelaksanaan manufaktur produk farmasi di bawah pengaturan loan license.
Perjanjian tersebut harus memuat secara jelas dan lengkap mengenai:
- Tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak dalam seluruh tahapan manufaktur
- Spesifikasi produk dan detail proses manufaktur yang harus dipatuhi
- Mekanisme pengendalian perubahan, penanganan penyimpangan, serta penyelesaian keluhan produk
6.2 Persetujuan Produk dan Dokumen
Sebelum proses manufaktur dapat dilaksanakan, dokumen-dokumen berikut harus telah mendapat persetujuan dan tersedia di lokasi produksi:
- Master Formula Record (MFR) yang memuat resep dan formulasi produk
- Batch Manufacturing Record (BMR) / Batch Packaging Record (BPR) untuk setiap batch yang akan diproduksi
- Spesifikasi bahan baku, bahan kemas, dan produk jadi beserta metode pengujian yang digunakan
Seluruh dokumen ini harus mendapat persetujuan dari bagian Quality Assurance dari kedua belah pihak yang terlibat dalam kerjasama tersebut, apabila diwajibkan berdasarkan perjanjian yang berlaku.
6.3 Pengelolaan Bahan
Bahan baku dan bahan kemas yang digunakan dalam proses manufaktur dapat diperoleh melalui dua jalur, yaitu disediakan langsung oleh pihak pemberi kontrak atau diada sendiri oleh pihak manufaktur sesuai dengan spesifikasi bahan yang telah disetujui. Apapun sumber perolehannya, seluruh bahan harus memenuhi persyaratan berikut:
- Diterima, diberi label identitas, dan disimpan sesuai dengan prosedur SOP penerimaan dan penyimpanan bahan
- Telah mendapat pelepasan (release) dari bagian Quality Control sebelum digunakan dalam proses manufaktur
6.4 Proses Manufaktur
Pelaksanaan proses manufaktur harus mengikuti seluruh langkah kerja yang telah ditetapkan dalam BMR yang telah disetujui. Beberapa persyaratan kritis yang harus dipenuhi sebelum dan selama proses manufaktur antara lain:
- Line clearance atau pembersihan lintasan produksi harus dilakukan sebelum proses manufaktur dimulai untuk mencegah kontaminasi silang antar batch atau produk
- Seluruh pemeriksaan selama proses (in-process checks) harus dilakukan dan hasilnya dicatat secara lengkap dalam BMR
- Setiap penyimpangan yang terjadi selama proses manufaktur, harus segera dilaporkan, didokumentasikan, dan ditindaklanjuti melalui investigasi yang memadai
6.5 Pengemasan dan Pelabelan
Kegiatan pengemasan produk harus dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang tercantum dalam BPR yang telah mendapat persetujuan. Label produk harus memenuhi seluruh persyaratan regulasi yang berlaku, termasuk nomor lisensi loan license, identitas pihak manufaktur, serta informasi penting lainnya sesuai ketentuan Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM) atau otoritas regulasi setempat. Selain itu, reconciliasi (reconciliation) terhadap seluruh bahan cetak (label, leaflet, karton) harus dilakukan dan hasilnya didokumentasikan.
6.6 Pengujian Kualitas
Bagian Quality Control bertanggung jawab untuk melakukan pengambilan sampel dan pengujian terhadap bahan baku masuk, sampel selama proses manufaktur, dan produk jadi. Seluruh pengujian harus dilakukan dengan mematuhi metode dan spesifikasi yang telah disetujui, serta hasil pengujian harus terdokumentasi dengan baik untuk keperluan review dan audit regulasi.
6.7 Review dan Pelepasan Batch
Bagian Quality Assurance melakukan review menyeluruh terhadap BMR/BPR, laporan hasil pengujian dari Quality Control, serta dokumentasi penyimpangan jika terdapat catatan deviation selama proses manufaktur. Pelepasan batch (batch release) dilakukan oleh QA dari pihak manufaktur dan/atau QA dari pihak pemberi kontrak sesuai dengan ketentuan dalam perjanjian kerjasama. Tidak ada satu batch pun yang boleh dilepas untuk distribusi tanpa adanya persetujuan resmi dari bagian Quality Assurance.
6.8 Penyimpanan dan Distribusi
Produk jadi harus disimpan di gudang dengan kondisi penyimpanan yang telah ditetapkan sesuai stabilitas produk. Distribusi atau pengiriman produk hanya boleh dilakukan setelah batch mendapat pelepasan resmi (released). Seluruh catatan distribusi harus dipertahankan dan dapat diakses untuk keperluan pelacakan (traceability) produk.
6.9 Pengendalian Perubahan
Setiap perubahan yang berkaitan dengan proses manufaktur, peralatan produksi, atau spesifikasi produk harus melalui mekanisme pengendalian perubahan (change control) yang terstruktur. Perubahan tersebut harus mendapat persetujuan melalui sistem pengendalian perubahan yang berlaku dan harus dikomunikasikan kepada pihak pemberi kontrak sebelum diterapkan.
6.10 Penyimpangan dan Investigasi
Seluruh penyimpangan yang terjadi selama proses manufaktur harus didokumentasikan, diinvestigasi untuk menemukan penyebab akar masalah, dan mendapat persetujuan dari bagian Quality Assurance. Tindakan Korektif dan Preventif (Corrective and Preventive Actions / CAPA) harus diterapkan sebagai bagian dari upaya perbaikan berkelanjutan dan pencegahan terulangnya kejadian serupa.
6.11 Keluhan dan Penarikan Produk
Seluruh keluhan produk dari konsumen atau pihak terkait harus dibagikan dan dikomunikasikan antara kedua belah pihak yang terlibat dalam perjanjian. Prosedur penarikan produk (product recall) harus ditetapkan secara jelas dalam perjanjian kerjasama, termasuk mekanisme eskalasi, komunikasi ke otoritas regulasi, serta penanganan produk yang ditarik.
6.12 Retensi Catatan
Seluruh catatan dan dokumentasi yang berkaitan dengan proses manufaktur di bawah pengaturan loan license harus dipertahankan sesuai dengan persyaratan regulasi yang berlaku. Kemudahan dalam mengakses dan mengambil kembali dokumen (retrieval) harus dijamin agar proses audit dan inspeksi dari otoritas regulasi dapat berjalan dengan lancar.
7. Referensi
SOP ini disusun berdasarkan pedoman dan standar regulasi internasional serta nasional yang diakui dalam industri farmasi, antara lain:
- Pedoman Good Manufacturing Practice (GMP) dari World Health Organization (WHO)
- Pedoman European Union GMP (EU GMP) yang berlaku di negara-negara anggota Uni Eropa
- Regulasi US FDA 21 CFR Part 211 mengenai manufactur, proses, kontrol, pengepakan, dan pemberian label produk obat jadi
- Undang-Undang dan Peraturan tentang Obat dan Kosmetika di Indonesia beserta pedoman CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) yang berlaku
