Daftar Isi
- Tujuan
- Cakupan
- Referensi
- Definisi
- Tanggung Jawab
- Prosedur
- Klasifikasi Penarikan Produk
- Waktu dan Tindakan Terkait
- Prosedur Penarikan Produk Domestik
- Prosedur Penarikan Produk Ekspor
- Evaluasi Efektivitas Penarikan
- Prosedur Simulasi Penarikan Produk
- Prosedur Penghancuran Produk yang Ditarik
- Penutup
1. Tujuan
Dokumen ini bertujuan untuk menetapkan prosedur standar dalam menangani penarikan produk farmasi dari pasar serta pelaksanaan simulasi penarikan. Prosedur ini mencakup semua aspek mulai dari inisiasi, pelaksanaan, hingga pelaporan akhir penarikan produk yang disebabkan oleh berbagai ketidaksesuaian mutu atau instruksi dari badan regulasi.
Penerapan prosedur ini sangat penting untuk memastikan bahwa setiap produk farmasi yang beredar di pasaran memenuhi standar keamanan, kualitas, dan efektivitas yang diperlukan. Penarikan produk yang efektif dapat mencegah dampak negatif terhadap kesehatan masyarakat dan menjaga kepercayaan konsumen terhadap produk farmasi.2. Cakupan
SOP ini berlaku untuk seluruh kegiatan penarikan dan penahanan produk farmasi yang dilakukan di area distribusi maupun pasar. Cakupan prosedur ini meliputi:
- Produk farmasi yang ditarik dari pasaran karena ketidaksesuaian mutu atau instruksi dari otoritas regulasi
- Produk farmasi yang dijual di pasar domestik maupun internasional
- Seluruh proses penarikan produk dari semua tingkatan distribusi
- Pelaksanaan simulasi penarikan produk secara berkala
- Penghancuran produk yang telah ditarik sesuai prosedur yang berlaku
Dokumen ini menjadi acuan bagi seluruh pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses penarikan produk, mulai dari departemen kualitas, logistik, hingga manajemen puncak perusahaan.
3. Referensi
Prosedur ini disusun dengan mengacu pada beberapa regulasi dan pedoman internasional yang menjadi standar dalam industri farmasi, antara lain:
- WHO Technical Report Series No. 908 (2003), Annexure-4 yang membahas tentang sistem penarikan produk farmasi
- PIC/s SOP: “Prosedur untuk menangani peringatan cepat dan penarikan akibat cacat mutu” yang berlaku efektif 1 Juli 2004
- Undang-Undang Obat dan Kosmetik 1940,chedule-M yang mengatur tentang standar produksi obat
- Pedoman Good Manufacturing Practices (GMP) untuk Industri Farmasi
4. Definisi
Untuk menghindari kesalahpahaman dalam pelaksanaan prosedur, berikut adalah definisi istilah-istilah penting yang digunakan:
Keluhan Produk: Informasi atau pemberitahuan yang diterima mengenai produk yang telah beredar di pasaran dan dianggap tidak memenuhi standar. Keluhan dapat berasal dari konsumen, tenaga medis, atau sumber lain yang mencakup kasus produk yang melanggar regulasi, menyebabkan cedera, atau menimbulkan masalah kesehatan.
Penarikan Produk: Tindakan pengambilan kembali produk farmasi dari seluruh rantai distribusi akibat ditemukan cacat mutu atau masalah lain yang membuat produk tersebut tidak sesuai dengan izin edar. Penarikan dapat juga dilakukan ketika muncul informasi keamanan baru yang relevan dengan produk.
Koreksi: Tindakan perbaikan, modifikasi, penyesuaian, pelabelan ulang, atau inspeksi produk tanpa melakukan pengembalian fisik produk ke gudang.
Perusahaan Penarik: Entitas yang bertanggung jawab atas produksi, manufaktur, atau pemasaran produk yang sedang ditarik dari pasaran.
Penerima Barang: Pihak yang menerima dan mendistribusikan kembali produk, mencakup agen C&F, depot distribusi, dan stokis.
Pengunduran Pasar: Tindakan penghapusan atau koreksi produk yang telah didistribusikan atas pelanggaran ringan yang tidak akan ditindak secara hukum.
Pengambilan Stok: Tindakan pengambilan produk yang belum dipasarkan atau masih berada dalam kendali langsung perusahaan.
5. Tanggung Jawab
Setiap unit kerja memiliki peran dan tanggung jawab spesifik dalam melaksanakan prosedur penarikan produk:
Departemen Jaminan Mutu: Bertanggung jawab atas rekomendasi penarikan produk, pengorganisasian penghancuran produk yang ditarik sesuai SOP lokasi, serta pemastikan pendokumentasian seluruh aktivitas penarikan secara lengkap dan akurat.
Kepala Jaminan Mutu: Berwenang memberikan persetujuan penahanan dan/atau penghancuran produk, memantau pelaksanaan aktivitas sesuai prosedur penarikan produk, serta memastikan implementasi tindakan korektif dan pencegahan berdasarkan rekomendasi yang dihasilkan.
Kepala Pabrik: Berwenang memberikan persetujuan penahanan dan/atau penghancuran produk, memantau pelaksanaan aktivitas sesuai SOP, serta memastikan implementasi CAPA berdasarkan rekomendasi yang dihasilkan.
Jaminan Mutu Korporat: Bertanggung jawab memberikan nomor registrasi penahanan dan/atau penarikan, meninjau formulir otorisasi penarikan, menginformasikan departemen logistik untuk pengambilan produk dari pasar, serta memantau implementasi CAPA sesuai rekomendasi.
Kepala Jaminan Mutu Korporat: Berwenang memutuskan permintaan penarikan produk, memastikan komunikasi kepada badan regulasi yang bersangkutan, memverifikasi kuantitas produk yang ditarik, serta melaksanakan simulasi penarikan untuk evaluasi efektivitas prosedur.
Departemen Logistik: Bertugas menahan stok distribusi, menyediakan informasi stok, mengambil produk yang ditahan dari depot perusahaan, serta menginformasikan tim korporat mengenai pengambilan produk.
Departemen Urusan Regulasi: Memberikan bimbingan kepada lokasi dan pemasaran internasional terkait penarikan produk ekspor, menyelesaikan proses penarikan melalui pemasaran internasional, serta berkomunikasi dengan badan regulasi mengenai perkembangan penarikan produk domestik.
6. Prosedur
Inisiasi Penarikan Produk:
Penarikan produk dapat dimulai secara sukarela atau atas permintaan dan mandat dari otoritas pengawas obat. Pemicu penahanan dan penarikan produk meliputi:
- Konfirmasi keluhan mutu dari pelanggan, pasien, dokter, badan regulasi, atau sumber eksternal lainnya
- Pencairan kembali cake lyophilized
- Adanya materi asing dalam produk
- Perubahan warna produk
- Perubahan bentuk fisik tablet, solusi, atau suspensi
- Reaksi obat adverse atau event yang dilaporkan
- Kegagalan stabilitas produk
- Pelabelan yang salah
- Produk palsu atau pemalsuan
7. Klasifikasi Penarikan Produk
Penarikan produk diklasifikasikan berdasarkan tingkat risiko terhadap kesehatan pasien:
Tipe A (PIC/s Class I & II):
Penarikan dari tingkat konsumen, apotek, user medis, atau stokis yang melibatkan risiko bagi kesehatan pasien. PIC/s Class-I mencakup cacat yang berpotensi mengancam nyawa atau menyebabkan risiko kesehatan serius. Notifikasi peringatan cepat harus dikirim ke semua pihak yang terkait.
Contoh cacat PIC/s Class-I meliputi:
- Produk salah (label dan isi berbeda produk)
- Produk benar tetapi kekuatan salah dengan konsekuensi medis serius
- Kontaminasi mikroba pada produk injeksi steril atau oftalmik
- Kontaminasi kimia dengan konsekuensi medis serius
- Percampuran produk dengan lebih dari satu wadah
- Bahan aktif salah pada produk multi-komponen
PIC/s Class-II mencakup cacat yang dapat menyebabkan sakit atau kesalahan pengobatan. Contoh meliputi pelabelan salah, informasi leaflet yang hilang atau tidak lengkap, kontaminasi mikroba pada produk steril non-injeksi, kontaminasi kimia/fisika, ketidaksesuaian spesifikasi, dan tutup yang tidak aman.
Tipe B (PIC/s Class III):
Penarikan dari tingkat stokis tanpa risiko bagi kesehatan pasien. Class-III mencakup cacat yang tidak menimbulkan bahaya signifikan. Contoh: kemasan rusak, tutup tidak sempurna, dan kontaminasi ringan.
8. Waktu dan Tindakan Terkait
Waktu respons dan tindakan yang harus diambil untuk setiap kelas penarikan produk dirinci dalam lampiran prosedur. Secara umum, penarikan Tipe A memerlukan respons lebih cepat dan luas dibandingkan Tipe B mengingat risiko yang lebih tinggi.
9. Prosedur Penarikan Produk Domestik
Prosedur penarikan produk domestik mencakup beberapa tahapan penting:
Pada kasus kegagalan produk, personel jaminan mutu wajib membuat entri dalam register penarikan produk dan menginformasikannya melalui email ke Corporate Quality Assurance (CQA) serta memperoleh nomor registrasi penahanan dan penarikan. Nomor registrasi menggunakan format CHR/YYYY/NNN di mana CHR merupakan singkatan dari “Containment, Hold, and Recall”, YYYY adalah tahun, dan NNN adalah nomor urut. Prosedur ini sejalan dengan SOP Pelaporan Investigasi di Industri Farmasi yang mengatur tata cara pelaporan setiap temuan penyimpangan mutu.
Personel QA wajib mengirimkan salinan persetujuan formulir “Permintaan Otorisasi Penahanan dan Penarikan Produk” ke CQA bersama dengan analisis dampak, laporan investigasi, dan rencana tindakan korektif preventif. CQA akan meninjau permintaan dan meminta persetujuan Kepala CQA untuk tindakan lebih lanjut yang dapat mencakup penahanan distribusi, inspeksi sampel, penarikan stok, atau penolakan permintaan.
Setelah persetujuan diberikan, CQA akan menginstruksikan departemen logistik untuk menahan dan/atau menarik produk. Logistik wajib memberikan status stok di tingkat distributor dan apotek pada hari yang sama. Untuk penarikan Tipe A, logistik harus menginstruksikan seluruh C&F dan stokis untuk menarik produk hingga tingkat pengecer melalui komunikasi resmi. Penanganan deviasi produk dalam proses penarikan harus mengikuti prinsip-prinsip pengendalian mutu yang telah ditetapkan dalam sistem manajemen mutu farmasi.
Produk yang telah ditarik harus disimpan di area khusus yang sesuai dengan kondisi penyimpanan yang ditetapkan, dengan pengamanan dan segregasi yang memadai. Personel QA bertanggung jawab memverifikasi jumlah produk yang ditarik sesuai dengan status stok. Verifikasi ini merupakan bagian dari pengendalian deviasi yang ketat untuk memastikan tidak ada produk cacat yang tetap beredar di pasaran.
10. Prosedur Penarikan Produk Ekspor
Prosedur penarikan produk ekspor mengikuti alur yang sama dengan produk domestik hingga tahap persetujuan otorisasi oleh Kepala CQA. Setelah itu, CQA akan menyediakan informasi relevan kepada departemen urusan regulasi untuk proses penahanan atau penarikan produk di negara yang terdampak.
Informasi penarikan akan disampaikan oleh departemen regulasi kepada badan regulasi negara yang bersangkutan melalui pemasaran internasional. Urusan regulasi akan mengatur penahanan dan penarikan produk melalui pemasaran internasional dengan menyalin ke lokasi, CQA, dan manajemen. Waktu yang tersedia untuk penahanan dan penarikan produk akan mengacu pada lampiran prosedur.
11. Evaluasi Efektivitas Penarikan
Evaluasi efektivitas penarikan bertujuan untuk memverifikasi bahwa seluruh penerima barang telah menerima notifikasi penarikan dan telah mengambil tindakan yang sesuai. Metode kontak dapat dilakukan melalui kunjungan pribadi, telepon, surat, email, atau kombinasi dari metode-metode tersebut.
CQA akan mengevaluasi efektivitas prosedur penarikan produk berdasarkan pelaksanaan penarikan aktual atau melalui simulasi penarikan. Simulasi penarikan wajib dilakukan minimal satu kali dalam setahun dengan toleransi satu bulan.
Untuk evaluasi penarikan aktual, lokasi harus melakukan cek efektivitas dengan berkonsultasi kepada kepala logistik atau pemasaran internasional serta urusan regulasi. Pertanyaan dasar yang harus dijawab meliputi penerimaan notifikasi penarikan, penanganan produk sesuai instruksi, distribusi tambahan sebelum notifikasi diterima, dan pemberitahuan kepada consignee lain jika diperlukan.
12. Prosedur Simulasi Penarikan Produk
Simulasi penarikan produk dilakukan secara berkala untuk memastikan kesiapan sistem. CQA akan mengumpulkan informasi mengenai minimal tiga produk dari lebih satu lokasi, mencakup nama produk, kekuatan, nomor batch, tanggal produksi dan kadaluarsa, kemasan, kuantitas total yang dikirim, tanggal pengiriman, dan alamat pengiriman.
Setelah lokasi menyediakan detail batch yang diminta, CQA akan menginformasikan kepala logistik untuk menahan stok produk pilihan dan meminta status stok di berbagai consignee. Logistik harus menahan stok dan memberikan status stok yang diperlukan. CQA akan mengunjungi dua hingga tiga consignee untuk memverifikasi stok produk sesuai status yang diterima dari logistik, termasuk kondisi penyimpanan dan pengamanan produk yang ditahan.
Laporan simulasi penarikan produk akan disusun oleh CQA yang menyimpulkan efektivitas prosedur penarikan. Laporan ini akan disebarkan ke departemen logistik dan seluruh lokasi untuk arsip.
13. Prosedur Penghancuran Produk yang Ditarik
Penghancuran produk yang telah ditarik harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Produk yang dikembalikan dari pasaran akan dilepas dari kemasan primer dan sekunder, kemudian produk yang recovered dikumpulkan dalam wadah stainless steel. Air dalam jumlah cukup ditambahkan untuk melarutkan produk sepenuhnya, kemudian pH diperiksa harus lebih dari 8. Jika diperlukan, dapat ditambahkan NaOH 1M untuk menyetel pH. Campuran slurry kemudian dipindahkan ke tangki koleksi sistem ETP.
Dokumentasi penghancuran produk harus disimpan secara memadai oleh perusahaan penarik dan pelanggan. Koreksi lapangan seperti pelabelan ulang harus dilakukan oleh perwakilan perusahaan penarik atau di bawah pengawasan dan kendali mereka di lokasi yang telah ditentukan.
14. Penutup
Prosedur penarikan produk dan simulasi penarikan ini merupakan bagian integral dari sistem manajemen mutu industri farmasi. Pelaksanaan yang disiplin terhadap prosedur ini akan memastikan bahwa seluruh produk farmasi yang beredar di pasaran memenuhi standar keamanan dan kualitas yang diperlukan. Setiap deviations atau temuan selama proses penarikan harus didokumentasikan dengan lengkap dan ditindaklanjuti dengan tindakan korektif preventif yang sesuai.
Dokumentasi lengkap setiap proses penarikan produk harus disimpan sesuai dengan prosedur penyimpanan dokumen yang berlaku. Pelaporan berkala mengenai status penarikan produk harus disampaikan kepada manajemen dan badan regulasi yang berwenang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
