SOP Manufaktur Produk dengan Skema Loan License: Panduan Lengkap Kepatuhan GMP dan Regulasi

Dalam industri farmasi, tidak semua perusahaan memiliki kemampuan atau fasilitas untuk memproduksi obat secara mandiri. Skema loan license menjadi salah satu solusi strategis yang memungkinkan satu perusahaan memanfaatkan fasilitas produksi perusahaan lain yang sudah memiliki izin. Namun, agar proses ini berjalan sesuai standar dan tidak menimbulkan risiko terhadap mutu produk, diperlukan prosedur operasional standar (SOP) yang jelas dan terstruktur.

Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai prosedur manufaktur produk loan license, mencakup tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, definisi, hingga langkah-langkah operasional yang harus dipatuhi oleh semua pihak yang terlibat.

1. Tujuan

Tujuan utama dari SOP ini adalah untuk menetapkan prosedur yang sistematis dalam proses manufaktur, pengendalian, dan pelepasan batch produk yang diproduksi di bawah skema loan license. Prosedur ini dirancang untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas produksi berjalan sesuai dengan panduan Good Manufacturing Practice (GMP) yang berlaku, serta memenuhi seluruh persyaratan regulasi dari otoritas kesehatan terkait. Dengan adanya SOP ini, diharapkan dapat meminimalkan risiko penyimpangan, menjaga konsistensi mutu produk, dan melindungi kepentingan konsumen akhir.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh produk farmasi yang diproduksi di fasilitas pabrik di bawah perjanjian loan license dengan pihak ketiga, yaitu perusahaan pemberi kontrak (contract giver). Ruang lingkup ini mencakup mulai dari penerimaan bahan baku, proses manufaktur, pengemasan, pengujian kualitas, hingga pelepasan batch untuk distribusi. Setiap departemen yang terlibat dalam rantai produksi wajib memahami dan menerapkan prosedur ini secara konsisten.

3. Tanggung Jawab

Keberhasilan implementasi SOP ini sangat bergantung pada koordinasi yang baik antar berbagai departemen. Berikut adalah rincian tanggung jawab masing-masing bagian:

• Quality Assurance (QA): Bertanggung jawab atas persetujuan seluruh dokumen terkait, melakukan review terhadap Batch Manufacturing Record (BMR) dan Batch Packaging Record (BPR), serta memberikan persetujuan akhir untuk pelepasan batch. QA memastikan bahwa setiap langkah produksi telah sesuai dengan standar yang ditetapkan.
• Quality Control (QC): Melaksanakan pengujian terhadap bahan baku, sampel in-process, dan produk jadi. QC memastikan bahwa seluruh parameter kualitas memenuhi spesifikasi yang telah disetujui sebelum produk dinyatakan layak rilis.
• Bagian Produksi: Melaksanakan proses manufaktur dan pengemasan sesuai dengan prosedur yang tercantum dalam BMR dan BPR yang telah disetujui. Produksi juga bertanggung jawab untuk melakukan line clearance dan pencatatan seluruh parameter in-process.
• Bagian Gudang (Warehouse): Mengelola penerimaan, penyimpanan, dan penerbitan seluruh bahan baku dan bahan kemas. Gudang memastikan bahwa setiap bahan yang digunakan telah melewati proses release oleh QC dan disimpan dalam kondisi yang sesuai.
• Regulatory Affairs (jika berlaku): Memastikan kepatuhan terhadap seluruh ketentuan izin dan perizinan produk yang berkaitan dengan skema loan license, termasuk koordinasi dengan otoritas regulasi terkait.

4. Definisi

Untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan keseragaman pemahaman antar pihak, berikut adalah beberapa istilah kunci yang digunakan dalam SOP ini:

• Loan License: Izin yang diberikan kepada suatu perusahaan untuk memproduksi produk farmasi di fasilitas produksi milik perusahaan lain yang sudah memiliki izin edar. Skema ini memungkinkan efisiensi dalam penggunaan aset produksi tanpa mengorbankan standar mutu.
• Contract Giver (Pemberi Kontrak): Perusahaan yang memiliki hak atas produk dan/atau izin edar produk. Perusahaan ini bertanggung jawab atas spesifikasi produk dan memberikan persetujuan akhir terhadap dokumen manufaktur.
• Contract Acceptor (Penerima Kontrak): Perusahaan manufaktur yang melakukan proses produksi produk di fasilitasnya berdasarkan perjanjian loan license. Perusahaan ini wajib mematuhi seluruh standar GMP dan spesifikasi yang ditetapkan oleh contract giver.

5. Prosedur Operasional

5.1 Perjanjian dan Dokumentasi

Sebelum aktivitas manufaktur dimulai, perjanjian teknis/kualitas (Technical/Quality Agreement) harus ditandatangani oleh kedua belah pihak, yaitu contract giver dan manufacturer. Perjanjian ini menjadi dasar hukum dan operasional yang mengikat seluruh aktivitas produksi. Perjanjian harus secara jelas mendefinisikan:

• Rincian tanggung jawab masing-masing pihak dalam setiap tahapan produksi
• Spesifikasi produk dan proses manufaktur yang akan diterapkan
• Prosedur pengendalian perubahan (change control), penanganan penyimpangan (deviation), dan penanganan komplain dari konsumen

Tanpa perjanjian yang lengkap dan disetujui, aktivitas manufaktur tidak boleh dimulai.

5.2 Persetujuan Produk dan Dokumen

Seluruh dokumen persetujuan harus tersedia sebelum proses manufaktur dimulai. Dokumen-dokumen yang wajib disiapkan meliputi:

• Master Formula Record (MFR): Dokumen induk yang memuat seluruh informasi formulasional produk, termasuk komposisi bahan, jumlah, dan parameter proses kritis.
• Batch Manufacturing Record (BMR) / Batch Packaging Record (BPR): Dokumen yang digunakan selama proses produksi dan pengemasan batch, memuat seluruh langkah kerja, parameter, dan hasil pencatatan.
• Spesifikasi dan Metode Pengujian: Dokumen yang memuat batas penerimaan untuk seluruh parameter kualitas beserta metode pengujian yang akan digunakan oleh QC.

Seluruh dokumen ini harus mendapatkan persetujuan dari departemen QA di kedua perusahaan (contract giver dan manufacturer) sebelum digunakan.

5.3 Pengelolaan Bahan

Bahan baku dan bahan kemas yang digunakan dalam proses manufaktur dapat diperoleh melalui dua cara:

• Disediakan langsung oleh contract giver sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati bersama
• Diproses sendiri oleh manufacturer berdasarkan spesifikasi yang telah disetujui dalam perjanjian

Terlepas dari sumber bahan yang digunakan, seluruh bahan harus memenuhi persyaratan berikut:

• Diterima, diberi label identifikasi, dan disimpan sesuai dengan prosedur SOP gudang yang berlaku
• Telah melalui proses release oleh QC sebelum digunakan dalam produksi
• Memiliki sertifikat analisis (Certificate of Analysis) yang valid dari pemasok

5.4 Proses Manufaktur

Proses manufaktur harus dilaksanakan secara ketat sesuai dengan prosedur yang tercantum dalam BMR yang telah disetujui. Hal-hal yang harus diperhatikan selama proses produksi meliputi:

• Line Clearance: Pemeriksaan area produksi harus dilakukan sebelum memulai proses manufaktur untuk memastikan tidak ada kontaminasi silang dari produk atau bahan sebelumnya.
• Pencatatan In-Process: Seluruh parameter kritis proses harus dicatat secara real-time oleh operator produksi dan diverifikasi oleh petugas QC atau QA.
• Penanganan Penyimpangan: Jika terjadi penyimpangan dari prosedur atau spesifikasi yang ditetapkan, seluruh penyimpangan harus dilaporkan, didokumentasikan, dan diinvestigasi sesuai prosedur yang berlaku.

5.5 Pengemasan dan Pelabelan

Pengemasan produk harus mengikuti prosedur yang tercantum dalam BPR yang telah disetujui. Beberapa aspek penting dalam tahap pengemasan meliputi:

• Pelabelan harus mematuhi seluruh persyaratan regulasi, termasuk pencantuman nomor loan license, informasi detail manufacturer, serta informasi produk lainnya sesuai ketentuan yang berlaku.
• Rekonsiliasi seluruh bahan cetak (printed materials) harus dilakukan untuk memastikan tidak terjadi kehilangan atau kelebihan material yang tidak terkontrol.
• Setiap tahapan pengemasan harus didokumentasikan dalam BPR.

5.6 Pengendalian Kualitas

Departemen QC bertanggung jawab untuk melakukan pengambilan sampel dan pengujian terhadap:

• Bahan baku yang akan digunakan dalam produksi
• Sampel in-process pada tahapan-tahapan kritis proses manufaktur
• Produk jadi sebelum pelepasan batch

Seluruh pengujian harus dilakukan sesuai dengan metode dan spesifikasi yang telah disetujui. Hasil pengujian harus terdokumentasi dengan baik dan menjadi bagian integral dari batch record.

5.7 Review Batch dan Pelepasan (Batch Release)

Sebelum suatu batch dinyatakan layak untuk didistribusikan, QA harus melakukan review menyeluruh terhadap:

• Seluruh BMR/BPR beserta pencatatan yang terkait
• Laporan hasil pengujian QC untuk seluruh parameter kualitas
• Dokumentasi penyimpangan (jika ada) beserta hasil investigasi dan CAPA yang telah diterapkan

Pelepasan batch dilakukan oleh QA manufacturer dan/atau QA contract giver sesuai dengan ketentuan dalam perjanjian. Tidak ada batch yang boleh dilepaskan untuk distribusi tanpa persetujuan QA yang sah.

5.8 Penyimpanan dan Pengiriman

Produk jadi harus disimpan dalam kondisi penyimpanan yang telah ditetapkan sesuai stabilitas produk. Pengiriman produk hanya boleh dilakukan setelah batch mendapatkan persetujuan pelepasan (release) dari QA. Seluruh catatan distribusi harus terdokumentasi dan dapat diakses dengan mudah untuk keperluan tracing dan audit.

5.9 Pengendalian Perubahan (Change Control)

Setiap perubahan yang terkait dengan proses manufaktur, peralatan, atau spesifikasi produk harus melalui sistem pengendalian perubahan yang terstruktur. Perubahan harus mendapatkan persetujuan formal dan dikomunikasikan kepada contract giver sebelum diimplementasikan di lapangan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa setiap perubahan tidak berdampak negatif terhadap mutu, keamanan, dan efikasi produk.

5.10 Penyimpangan dan Investigasi

Seluruh penyimpangan yang terjadi selama proses manufaktur harus didokumentasi secara lengkap, diinvestigasi untuk menentukan akar masalah, dan mendapatkan persetujuan dari departemen QA. Tindakan korektif dan pencegahan (CAPA) harus diterapkan untuk mencegah terulangnya penyimpangan yang serupa di masa mendatang. Efektivitas CAPA harus dievaluasi secara berkala.

5.11 Komplain dan Penarikan Produk (Recall)

Komplain dari konsumen atau pihak lain harus dibagikan dan dikomunikasikan antara kedua belah pihak (contract giver dan manufacturer). Prosedur penarikan produk (product recall) harus didefinisikan secara jelas dalam perjanjian loan license, termasuk prosedur eskalasi, komunikasi kepada otoritas regulasi, dan langkah-langkah mitigasi yang harus dilakukan.

5.12 Penyimpanan Catatan

Seluruh catatan yang dihasilkan selama proses manufaktur, pengujian, dan distribusi harus disimpan sesuai dengan persyaratan regulasi yang berlaku. Sistem penyimpanan catatan harus memudahkan proses pengambilan data (retrieval) untuk keperluan audit, inspeksi regulator, atau investigasi kualitas di masa mendatang.

6. Referensi

SOP ini dirancang berdasarkan referensi regulasi dan pedoman internasional berikut:

• WHO GMP Guidelines: Pedoman Good Manufacturing Practice yang diterbitkan oleh Organisasi Kesehatan Dunia sebagai standar global untuk produksi obat.
• EU GMP Guidelines: Pedoman GMP dari Uni Eropa yang menjadi acuan bagi negara-negara anggota dan banyak diterapkan secara internasional.
• US FDA 21 CFR Part 211: Peraturan Amerika Serikat mengenai Current Good Manufacturing Practice untuk produk farmasi jadi.
• Undang-Undang dan Peraturan Obat serta Kosmetika yang Berlaku (Drug and Cosmetics Act & Rules): Regulasi nasional terkait produksi dan distribusi produk farmasi.

Dengan mengikuti SOP ini secara konsisten, diharapkan seluruh proses manufaktur produk loan license dapat berjalan dengan lancar, memenuhi standar mutu yang ditetapkan, serta sesuai dengan seluruh persyaratan regulasi yang berlaku. Kepatuhan terhadap SOP ini merupakan bentuk komitmen bersama dalam menjaga keamanan dan mutu produk farmasi bagi pasien dan konsumen.