Daftar Isi
- Tujuan dan Ruang Lingkup
- Prosedur Umum Pengendalian Perubahan
- Bagian I: Inisiasi Pengendalian Perubahan
- Bagian II (A): Persetujuan dan Ulasan Pengendalian Perubahan
- Bagian II (B): Asesmen Pengendalian Perubahan oleh QA
- Bagian III: Persetujuan Akhir oleh Kepala QA
- Bagian IV: Verifikasi Pelaksanaan dan Penutupan
- Catatan Penting dan Pertimbangan Tambahan
1. Tujuan dan Ruang Lingkup Pengendalian Perubahan di Industri Farmasi
Pengendalian perubahan (change control) merupakan salah satu pilar fundamental dalam sistem manajemen kualitas di industri farmasi. Secara garis besar, tujuan utama dari prosedur pengendalian perubahan adalah untuk menetapkan kerangka kerja yang sistematis dan terstruktur agar setiap perubahan yang diusulkan terhadap sistem, proses, peralatan, bahan, atau dokumentasi yang sudah ada dapat dikelola secara terkendali. Dengan menerapkan prosedur pengendalian perubahan secara konsisten, perusahaan farmasi dapat memastikan bahwa setiap modifikasi yang dilakukan tidak akan berdampak negatif terhadap identitas, kekuatan, kualitas, dan potensi produk obat yang dihasilkan, khususnya dalam konteks keamanan dan efektivitas produk bagi pasien.
Sistem pengendalian perubahan ini dirancang untuk mencakup seluruh siklus perubahan, mulai dari tahap identifikasi kebutuhan perubahan, pengajuan proposal, penilaian dampak, persetujuan, pelaksanaan, hingga verifikasi dan penutupan. Pendekatan yang komprehensif ini memastikan bahwa tidak ada satu pun aspek perubahan yang terlewat tanpa evaluasi yang memadai, sehingga integritas produk dan kepatuhan terhadap regulasi tetap terjaga.
2. Prosedur Umum Pengendalian Perubahan
Jika ada individu atau tim dalam suatu departemen yang ingin melakukan perubahan terhadap sistem yang sudah berlaku dan meyakini bahwa perubahan tersebut akan memberikan manfaat baik dari sisi produktivitas maupun kualitas, maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan diskusi dengan kepala departemen terkait. Kepala departemen akan melakukan evaluasi awal terhadap urgensi dan relevansi perubahan yang diusulkan.
Jika setelah dilakukan pembahasan, kepala departemen menilai bahwa perubahan tersebut memang diperlukan dan layak untuk dilaksanakan, maka ia wajib menginisiasi proses perubahan melalui formulir pengendalian perubahan (Change Control Form). Penting untuk dipahami bahwa kepemilikan dan tanggung jawab utama atas perubahan tersebut berada di tangan kepala departemen yang menginisiasi, yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran proses perubahan dari awal hingga akhir.
Departemen yang menginisiasi perubahan harus mengajukan permohonan kepada departemen Quality Assurance (QA) untuk menerbitkan formulir pengendalian perubahan melalui formulir permintaan dokumen (Document Requisition Form). Formulir pengendalian perubahan ini terdiri dari beberapa bagian utama yang masing-masing memiliki fungsi dan peran tersendiri dalam menjaga keutuhan proses:
- Bagian I: Inisiasi pengendalian perubahan — tahap di mana perubahan diajukan dan didokumentasikan secara resmi.
- Bagian II (A): Persetujuan dan ulasan pengendalian perubahan — tahap di mana berbagai pihak terkait memberikan penilaian dan masukan.
- Bagian II (B): Asesmen pengendalian perubahan oleh QA — tahap di mana departemen QA melakukan evaluasi mendalam terhadap tingkat keparahan perubahan.
- Bagian III: Persetujuan akhir pengendalian perubahan oleh Kepala QA — tahap pengambilan keputusan akhir.
- Bagian IV: Verifikasi pelaksanaan dan penutupan pengendalian perubahan — tahap pemastian bahwa perubahan telah diimplementasikan sesuai rencana.
3. Bagian I: Inisiasi Pengendalian Perubahan
Setelah menerima permohonan dari departemen penginisiasi, departemen QA akan memulai proses penerbitan formulir pengendalian perubahan sesuai dengan prosedur berikut ini:
Pencatatan Nomor Pengendalian Perubahan: QA akan membuat salinan formulir pengendalian perubahan dan memberikan salinan kontrol. QA kemudian mengalokasikan nomor pengendalian perubahan pada formulir menggunakan format berikut:
CCF-XX-YYY
- CCF = Singkatan dari Change Control Form (Formulir Pengendalian Perubahan)
- XX = Dua digit terakhir tahun kalender yang sedang berjalan
- YYY = Nomor urut dari 000 hingga 999
Setelah nomor pengendalian perubahan dialokasikan, QA mencatat tanggal inisiasi pada formulir. Seluruh detail pengendalian perubahan beserta nomornya harus dicatat dalam logbook pengendalian perubahan. Catatan penting: semua pengendalian perubahan harus dicatat dan dipelihara dalam “Logbook Pengendalian Perubahan” secara berurutan menurut tahun.
Setelah pencatatan selesai, QA menerbitkan formulir pengendalian perubahan kepada departemen penginisiasi untuk melaksanakan perubahan yang diusulkan. Departemen penginisiasi kemudian mengisi beberapa kolom penting pada formulir, termasuk memilih departemen penginisiasi, memilih kategori perubahan yang diminta, menuliskan detail perubahan secara komprehensif, serta mencantumkan alasan-alasan yang mendasari perubahan tersebut. Dokumen pendukung yang relevan harus dilampirkan berdasarkan pertimbangan terkait proposal perubahan.
Selain itu, departemen penginisiasi wajib mencantumkan detail dokumen-dokumen yang akan terdampak oleh perubahan yang diusulkan. Semua perubahan yang diajukan harus ditandatangani oleh penginisiasi pada kolom “Diinisiasi oleh” dan disetujui oleh Kepala departemen penginisiasi pada kolom “Disetujui oleh”.
4. Bagian II (A): Persetujuan dan Ulasan Pengendalian Perubahan
Setelah tahap inisiasi selesai, departemen penginisiasi wajib meneruskan proposal perubahan kepada seluruh departemen terkait yang terdampak, apabila diperlukan dan di mana hal tersebut berlaku. Masing-masing Kepala departemen terkait akan melakukan tinjauan mendalam terhadap proposal perubahan yang diajukan.
Proses ulasan ini meliputi pencatatan komentar ulasan dari setiap departemen, keputusan menyetujui atau tidak menyetujui perubahan, serta penandatanganan dengan mencantumkan nama, tanda tangan, dan tanggal. Pendekatan kolaboratif ini memastikan bahwa semua perspektif dan potensi dampak lintas departemen telah diperhatikan sebelum perubahan dilaksanakan.
Setelah seluruh komentar dari departemen-departemen terkait dikumpulkan, departemen penginisiasi harus menyerahkan formulir pengendalian perubahan kepada divisi Quality Assurance untuk tahap asesmen lebih lanjut. Proses ini menjadi jembatan penting antara tahap pengumpulan masukan dan tahap penilaian formal oleh QA.
5. Bagian II (B): Asesmen Pengendalian Perubahan oleh QA
Quality Assurance memiliki peran krusial dalam menilai tingkat keparahan perubahan yang diusulkan. QA akan melakukan klasifikasi perubahan ke dalam tiga kategori utama berdasarkan tingkat dampak potensial terhadap produk:
Tipe-A: Perubahan Minor (Kecil) — Merupakan perubahan yang memiliki potensi minimal untuk memberikan dampak buruk terhadap identitas, kekuatan, kualitas, dan potensi produk obat sehubungan dengan aspek keamanan atau efektivitas produk. Contoh perubahan tipe ini biasanya melibatkan modifikasi yang bersifat administratif atau kosmetik yang tidak mempengaruhi karakteristik kritis produk.
Tipe-B: Perubahan Mayor (Besar) — Merupakan perubahan yang memiliki potensi moderat untuk memberikan dampak buruk terhadap identitas, kekuatan, kualitas, dan potensi produk obat sehubungan dengan aspek keamanan atau efektivitas produk. Perubahan tipe ini memerlukan evaluasi yang lebih mendalam dan sering kali membutuhkan studi atau uji tambahan untuk memastikan keamanan produk.
Tipe-C: Perubahan Kritis — Merupakan perubahan yang memiliki potensi substansial untuk memberikan dampak buruk terhadap identitas, kekuatan, kualitas, dan potensi produk obat sehubungan dengan aspek keamanan atau efektivitas produk. Perubahan kritis memerlukan proses review yang paling ketat dan sering kali memerlukan persetujuan dari badan regulasi terkait sebelum dapat dilaksanakan.
Selain melakukan klasifikasi, QA juga wajib melakukan penilaian risiko (risk assessment) dan meninjau dampak perubahan terhadap dokumen-dokumen terkait. QA menulis komentar-komentar yang relevan dan merekomendasikan tindakan yang harus dilaksanakan terhadap perubahan dan dokumen yang terdampak. QA kemudian menandatangani kolom “Dievaluasi oleh” sebagai bukti bahwa asesmen telah dilakukan secara menyeluruh.
Jika perubahan yang diusulkan memerlukan persetujuan dari badan regulasi tertentu, QA akan meneruskan formulir pengendalian perubahan yang telah di-scan kepada departemen Regulatory Affairs (RA) melalui email. Departemen RA kemudian berkoordinasi dengan badan regulasi terkait untuk mendapatkan komentar atau persetujuan. Hasil komentar atau persetujuan dari badan regulasi akan dicatat pada formulir pengendalian perubahan yang telah di-scan dan dikembalikan kepada QA melalui email atau salinan fisik, yang kemudian akan dilampirkan bersama formulir pengendalian perubahan asli.
Departemen Regulatory Affairs juga bertanggung jawab untuk meninjau dampak perubahan yang diusulkan terhadap dossier regulasi yang telah disubmisi sebelumnya. Hal ini penting untuk memastikan bahwa perubahan yang dilakukan tidak akan menimbulkan ketidaksesuaian dengan informasi yang telah disampaikan kepada otoritas regulasi.
6. Bagian III: Persetujuan Akhir oleh Kepala QA
Setelah proses asesmen oleh QA selesai, Kepala QA atau perwakilannya akan melakukan evaluasi final terhadap proposal perubahan berdasarkan daftar periksa (checklist) yang telah ditetapkan. Evaluasi ini mencakup peninjauan terhadap semua poin tindakan (action points) yang telah disebutkan dalam proses asesmen sebelumnya.
Kepala QA atau perwakilannya kemudian memberikan persetujuan akhir terhadap proposal perubahan, menulis komentar-komentar yang dianggap perlu, dan menandatangani formulir beserta tanggal pelaksanaan. Persetujuan dari Kepala QA ini merupakan otorisasi resmi bahwa perubahan telah melalui seluruh tahapan review yang diperlukan dan layak untuk dilaksanakan.
Setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala QA, personel QA mengirimkan formulir pengendalian perubahan yang telah disetujui kepada seluruh Kepala departemen atau perwakilannya yang terdampak untuk melaksanakan perubahan yang diusulkan. Pengiriman dapat dilakukan melalui media komunikasi elektronik atau salinan fisik formulir yang telah disetujui.
Catatan Penting: Jika sebuah pengendalian perubahan masih dalam status tertunda persetujuan selama lebih dari 30 hari kerja sejak tanggal pencatatan (login), maka Kepala QA atau perwakilannya memiliki kewenangan untuk menyetujui atau menolak pengendalian perubahan tersebut. Ketentuan ini dirancang untuk mencegah penumpukan pengendalian perubahan yang tertunda dan memastikan kelancaran operasional.
7. Bagian IV: Verifikasi Pelaksanaan dan Penutupan Pengendalian Perubahan
Setelah pengendalian perubahan mendapatkan persetujuan, tanggung jawab verifikasi pelaksanaan berada di tangan departemen Quality Assurance. QA harus memverifikasi apakah perubahan telah diimplementasikan sesuai dengan proposal yang telah disetujui. Verifikasi ini harus didokumentasikan sesuai dengan daftar periksa persetujuan (approval checklist) yang telah ditetapkan.
QA hanya dapat menutup pengendalian perubahan setelah memastikan bahwa perubahan telah diimplementasikan secara memuaskan dan seluruh dokumen atau aktivitas yang disebutkan dalam formulir pengendalian perubahan telah ditutup dengan baik. Penutupan dilakukan dengan menandatangani kolom “Dimonitor oleh” dan mencantumkan tanggal penutupan.
Formulir pengendalian perubahan kemudian diteruskan kepada Kepala QA untuk penutupan resmi. Kepala QA menutup pengendalian perubahan dengan menandatangani kolom “Ditutup oleh”. Setelah Kepala QA menandatangani, QA menutup pengendalian perubahan, mencatat tanggal penutupan, dan menyimpan formulir pengendalian perubahan yang telah selesai di departemen QA. QA kemudian memperbarui logbook pengendalian perubahan untuk mencerminkan status terkini.
8. Catatan Penting dan Pertimbangan Tambahan
Beberapa catatan penting yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan pengendalian perubahan di industri farmasi:
Pengujian Batch Percobaan: Dalam kasus perubahan terhadap proses manufaktur atau penggunaan vendor baru, batch percobaan (trial batches) dengan perubahan yang diusulkan harus dilaksanakan dan disimpan dalam kondisi stabilitas. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa perubahan yang diusulkan tidak berdampak negatif terhadap produk selama masa simpannya (shelf life). Perubahan yang diusulkan baru dapat diimplementasikan secara penuh setelah hasil pengujian stabilitas diperoleh dan menunjukkan hasil yang memuaskan.
Prosedur pengendalian perubahan ini merupakan bagian integral dari sistem manajemen kualitas farmasi dan harus dipatuhi oleh seluruh personel yang terlibat dalam proses produksi, pengendalian kualitas, dan fungsi-fungsi pendukung lainnya. Kepatuhan terhadap prosedur ini menjadi indikator penting dalam inspeksi regulator dan audit internal, sehingga setiap penyimpangan dari prosedur ini harus segera ditangani melalui sistem non-konformasi dan tindakan korektif yang tepat.
Implementasi pengendalian perubahan yang efektif juga memerlukan pelatihan yang memadai bagi seluruh personel terkait. Personel harus memahami tujuan, ruang lingkup, dan langkah-langkah prosedur pengendalian perubahan serta konsekuensi dari ketidakpatuhan. Pelatihan berkala dan evaluasi kompetensi harus dilakukan untuk memastikan bahwa pemahaman dan kemampuan personel tetap terjaga seiring dengan perkembangan regulasi dan praktik terbaik di industri farmasi.
Selain itu, pengendalian perubahan harus terintegrasi dengan sistem manajemen risiko perusahaan. Setiap perubahan harus dievaluasi tidak hanya dari sudut pandang dampak langsung terhadap produk, tetapi juga dari perspektif risiko yang lebih luas, termasuk risiko terhadap pasien, risiko terhadap lingkungan, dan risiko terhadap kepatuhan regulasi. Dengan pendekatan berbasis risiko ini, perusahaan dapat mengoptimalkan prioritas dan alokasi sumber daya dalam mengelola perubahan.
Pencatatan dan pemeliharaan riwayat pengendalian perubahan yang akurat dan lengkap merupakan aspek krusial lainnya. Riwayat ini menjadi bukti dokumenter bahwa perusahaan telah melaksanakan proses pengendalian perubahan secara memadai dan dapat diakses selama inspeksi regulator, audit internal, atau investigasi terkait kualitas produk. Oleh karena itu, setiap langkah dalam proses pengendalian perubahan harus didokumentasikan dengan jelas, tepat waktu, dan disimpan di lokasi yang aman dan mudah diakses.
