Validasi Lembar Kerja Kalkulasi Excel dalam Industri Farmasi: Panduan Komprehensif Prosedur, Persyaratan Regulasi, dan Praktik Terbaik untuk Menjamin Akurasi dan Integritas Data

Daftar Isi

1. Pengertian Validasi Lembar Kerja Excel
2. Pentingnya Validasi Excel dalam Industri Farmasi
3. Harapan Regulasi terhadap Validasi Spreadsheet
4. Kapan Harus Melakukan Validasi Spreadsheet Excel
5. Pendekatan Validasi Excel
6. Penilaian Risiko untuk Spreadsheet
7. Pengendalian Perubahan dan Tinjauan Berkala
8. Defisiensi Umum yang Ditemukan oleh Auditor
9. Struktur Contoh Lembar Kerja Excel yang Tervalidasi

1. Pengertian Validasi Lembar Kerja Excel

Industri farmasi sangat bergantung pada Microsoft Excel untuk berbagai aktivitas terkait Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB), seperti menghitung hasil pengujian assay, membuat kurva kalibrasi, menyimpan data stabilitas, dan melakukan berbagai jenis perhitungan CPOB lainnya. Meskipun Excel menawarkan fleksibilitas dan kecepatan dalam pengolahan data, perangkat lunak ini juga dapat menimbulkan risiko kepatuhan jika tidak divalidasi secara memadai.

Otoritas regulasi termasuk Badan Pengawas Obat dan Makanan Amerika Serikat (USFDA), Otoritas Pengaturan Produk Kesehatan dan Obat-obatan Inggris (MHRA), serta Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) mengharapkan bahwa organisasi yang menggunakan Microsoft Excel untuk membuat spreadsheet di fasilitas CPOB mengklasifikasikan spreadsheet tersebut sebagai sistem komputerisasi yang relevan dengan GxP dan selanjutnya memvalidasi spreadsheet tersebut untuk memastikan akurasi, keandalan, dan integritas data.

Artikel ini memberikan gambaran lengkap tentang apa arti validasi spreadsheet menggunakan Excel, mengapa hal ini penting bagi perusahaan farmasi, dan bagaimana cara memvalidasi spreadsheet Excel secara efektif untuk operasi farmasi.

Validasi lembar kerja Excel adalah prosedur yang digunakan untuk mengkonfirmasi bahwa fungsionalitas lembar kerja Excel memenuhi harapan untuk perhitungan yang akurat tanpa kesalahan dan sesuai dengan persyaratan regulasi untuk sistem mutu. Validasi memberikan bukti terdokumentasi bahwa lembar kerja Excel dengan benar menyelesaikan perhitungan, terlindungi dari perubahan yang tidak sah terhadap fungsinya, menyediakan input data yang akurat dan jejak audit, serta memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam 21 CFR Part 11 dan Annex 11 mengenai data elektronik dan integritas data.

Dengan kata sederhana, validasi lembar kerja Excel menunjukkan bahwa angka-angka yang Anda hitung adalah benar, dapat direproduksi, dan aman dari manipulasi.

2. Pentingnya Validasi Excel dalam Industri Farmasi

Excel adalah alat yang sangat powerful, namun Excel juga dapat menjadi sumber kesalahan jika tidak digunakan dengan benar. Sebagai contoh, kesalahan formula kecil dalam Excel dapat menghasilkan hasil yang tidak benar. Dalam konteks industri farmasi, hal ini dapat menyebabkan beberapa masalah terkait pelepasan produk, assay yang tervalidasi, atau kepatuhan terhadap pedoman regulasi.

Validasi Excel sangat penting karena beberapa alasan berikut:

• Akurasi Perhitungan: Memastikan bahwa semua formula dan fungsi menghasilkan hasil yang benar dan konsisten setiap kali digunakan.
• Integritas Data: Melindungi data dari manipulasi yang tidak sah atau perubahan yang tidak disengaja.
• Kepatuhan Regulasi: Memenuhi persyaratan otoritas regulasi yang mengharuskan semua sistem komputerisasi yang digunakan untuk data GxP divalidasi.
• Reproduktibilitas: Memastikan bahwa hasil yang sama dapat diperoleh oleh pengguna yang berbeda pada waktu yang berbeda.
• Perlindungan dari Kesalahan Manusia: Mengurangi risiko kesalahan input data dan perhitungan manual.

3. Harapan Regulasi terhadap Validasi Spreadsheet

Beberapa peraturan dan pedoman regulasi internasional secara eksplisit mengharuskan validasi spreadsheet Excel yang digunakan dalam aktivitas CPOB:

• USFDA 21 CFR Part 11: Peraturan ini menyatakan bahwa setiap sistem komputer yang dikembangkan untuk menghasilkan, memelihara, atau menggunakan data CPOB harus divalidasi untuk memastikan menghasilkan informasi yang akurat, konsisten, dan dapat diandalkan.
• EU-GMP Annex 11: Pedoman regulasi ini menyatakan bahwa bisnis harus memvalidasi setiap spreadsheet yang menghasilkan dan menyimpan data GxP.
• WHO TRS 1019 Annex 4: Pedoman regulasi ini menyatakan bahwa Anda harus memvalidasi perangkat lunak apa pun yang digunakan untuk merekam, menghitung, atau mengontrol data Anda.

Kesimpulannya, setiap lembar kerja Excel yang digunakan untuk membuat, menghitung, atau melaporkan data GxP harus divalidasi. Tidak ada pengecualian untuk persyaratan ini, dan perusahaan farmasi yang gagal memvalidasi spreadsheet mereka berisiko mendapatkan temuan audit dan potensi tindakan regulasi.

4. Kapan Harus Melakukan Validasi Spreadsheet Excel

Validasi harus dilakukan setiap kali spreadsheet Excel digunakan dalam salah satu cara berikut:

• Hasil pengujian Assay, Disolusi, dan Keseragaman Kandungan
• Kalibrasi dan pembuatan kurva standar
• Tren stabilitas dan proyeksi tanggal kedaluwarsa
• Data kualifikasi peralatan
• Perhitungan data validasi pembersihan
• Perhitungan manufaktur batch dan pengemasan untuk catatan produk
• Catatan yang mempengaruhi keputusan pelepasan produk atau kualitas produk

Spreadsheet yang digunakan untuk tujuan administratif non-GxP seperti penjadwalan, pelacakan sumber daya manusia, dan sejenisnya tidak memerlukan validasi.

5. Pendekatan Validasi Excel

Validasi Excel mengikuti proses yang sama dengan semua validasi sistem komputerisasi lainnya yang mencakup tahapan: Perencanaan → Pembangunan → Pengujian → Persetujuan → Pemeliharaan.

Langkah 1: Perencanaan Validasi

Pada langkah pertama validasi, kita harus membuat rencana validasi atau protokol yang mendefinisikan:

1. Tujuan dan Cakupan Spreadsheet Excel
2. Deskripsi Penggunaan yang Direncanakan dari Spreadsheet Excel
3. Peran dan Tanggung Jawab yang Terkait dengan Validasi Spreadsheet Excel
4. Daftar Hasil Keluaran Terkait Validasi Spreadsheet Excel
5. Kriteria Penerimaan untuk Validasi Spreadsheet Excel
6. Persyaratan Pengendalian Perubahan dan Tinjauan Berkala untuk Spreadsheet Excel

Protokol validasi adalah dokumen yang mengkomunikasikan kepada semua pemangku kepentingan bagaimana proses pengembangan, pengujian, dan pemeliharaan spreadsheet Excel akan dilaksanakan.

Langkah 2: Spesifikasi Kebutuhan Pengguna (URS)

URS memberikan deskripsi tentang apa yang perlu dicapai oleh spreadsheet. URS harus mencakup:

• Input data, perhitungan, dan output
• Laporan tentang akurasi dan rentang yang diharapkan
• Deskripsi perlindungan data dan persyaratan kontrol akses
• Deskripsi jejak audit atau kontrol versi
• Deskripsi format dan ekspektasi tata letak

Sebagai contoh: Lembar kerja Excel akan menghitung persentase assay secara otomatis berdasarkan berat sampel, pengenceran, potensi, dan rasio area sampel tersebut.

Langkah 3: Desain dan Pengembangan

Berdasarkan spesifikasi kebutuhan pengguna (URS), langkah pertama adalah membuat spreadsheet Excel. Berikut adalah contoh prinsip desain yang baik untuk spreadsheet:

• Menggunakan referensi sel daripada memasukkan nilai numerik yang diketik langsung (hardcoded).
• Menerapkan validasi data untuk mencegah entri data yang tidak valid.
• Mengunci dan mengamankan sel yang berisi formula.
• Memberi label pada area input, perhitungan, dan output secara terpisah.
• Menggunakan satuan ukur dan format desimal yang konsisten di seluruh spreadsheet.
• Menyertakan nomor versi dan tanggal spreadsheet di header lembar kerja.

Spreadsheet Excel yang dirancang dengan baik akan membatasi potensi kesalahan pengguna dan mempermudah validasi data.

Buat Lembar Kerja Kalkulasi sebagai berikut:

• Siapkan lembar kerja kalkulasi di “Microsoft Excel”
• Siapkan lembar kerja kalkulasi terpisah untuk masing-masing pengujian, yang dapat digunakan umum untuk semua produk.
• Lembar kerja kalkulasi yang tipikal harus mencakup nama organisasi, nama pengujian, nama produk, nomor batch, nomor AR, dan di mana pun berlaku, persiapan standar (Berat standar, pengenceran, potensi standar), Rata-rata area/absorbansi standar, jumlah yang dilabeli, Berat rata-rata, faktor konversi (jika berlaku), Persiapan sampel (Berat sampel, pengenceran), dan area/absorbansi sampel. [Dalam hal Zat Terkait, sertakan waktu retensi, waktu retensi relatif, nama impuritas, dll.]
• Untuk pengenceran larutan standar, gunakan awalan “S” dan nomor seri.
• Untuk pengenceran larutan sampel, gunakan awalan “T” dan nomor seri.
• Pertimbangkan pengenceran maksimum yang mungkin dari larutan dan berikan alokasi untuk itu.
• Ketik formula dengan benar di sel tempat hasil akan muncul.
• Isi warna abu-abu pada sel yang perlu diisi saat menghitung hasil.
• Lindungi lembar kerja Excel kecuali sel yang perlu diisi saat menghitung hasil.
• Perlindungan lembar kerja kalkulasi Excel harus dilakukan oleh Asisten Manajer Jaminan Mutu (QA).

Langkah 4: Verifikasi Formula dan Logika

Setiap formula dalam spreadsheet harus diverifikasi secara manual untuk memeriksa logika dan perhitungan matematis yang benar. Untuk setiap formula:

• Periksa sintaks fungsi dan logikanya (misalnya, SUM, AVERAGE, IF, ROUND).
• Periksa referensi relatif dan absolut yang digunakan dengan benar.
• Verifikasi hasil dari spreadsheet menggunakan kalkulator.
• Pastikan tidak ada masalah pembulatan atau kesalahan dan konfirmasi jumlah digit signifikan.
• Semua formula dan perhitungan harus memberikan hasil yang sesuai harapan dalam rentang input.

Langkah 5: Melakukan Pengujian Fungsional

Pengujian fungsional menguji operasional fungsional dari lembar kerja. Ini termasuk:

• Pengujian hasil pada input nilai ekstrem
• Pengujian pesan kesalahan jika nilai yang tidak valid dimasukkan ke dalam lembar kerja
• Pengujian hasil otomatis berdasarkan data yang dimasukkan ke dalam lembar kerja
• Pengujian sel yang terlindungi dan terkunci (biasanya digunakan untuk pengujian berbasis formula/akuntansi) dalam buku kerja
• Pengujian menggunakan penyalinan dan pemindahan sel yang umum dilakukan dan memastikan bahwa tidak ada formula yang terpengaruh; yaitu, penyalinan formula harus membuat formula duplikat
• Pengujian tata letak cetak dan format pelaporan lembar kerja

Catatan dari semua aktivitas pengujian fungsional harus didokumentasikan dalam protokol pengujian. Protokol pengujian akan memberikan dokumentasi dari semua prosedur pengujian fungsional, yang mencakup data input, hasil yang diharapkan, dan hasil aktual, untuk pengujian yang dilakukan.

Langkah 6: Keamanan dan Kontrol Akses

Untuk menjaga integritas data, spreadsheet Excel harus dilindungi dari modifikasi yang tidak sah. Kontrol akses dan keamanan yang direkomendasikan adalah:

• Semua sel kalkulasi harus dikunci, lembar kerja harus dilindungi kata sandi.
• Buku kerja Excel yang valid harus disimpan di jaringan atau server khusus, bukan di hard drive lokal individu.
• Hanya pengguna dengan hak pengguna yang berwenang yang akan memiliki akses pengeditan ke buku kerja.
• Kontrol Versi – Setiap versi baru buku kerja Excel harus divalidasi ulang.
• Audit File – Jika file buku kerja Excel disimpan di lingkungan yang terkontrol seperti SharePoint atau LIMS, kemampuan pencatatan jejak audit harus diaktifkan.
• Jika spreadsheet digunakan untuk data kritis CPOB, sangat disarankan agar lembar kerja dipelihara dalam status hanya-baca dan/atau Sistem Manajemen Dokumen (DMS) yang terkontrol.

Prosedur Melindungi Lembar Kerja Kalkulasi Excel:

1. Pilih sel yang akan diisi untuk kalkulasi. Klik kanan pada sel yang dipilih dan klik Format Cells, lalu pilih tab Protection di jendela yang terbuka. Hapus centang pada kotak di sebelah Locked. Penting: Setelah melindungi lembar kerja kalkulasi, hanya sel yang dibiarkan tidak terkunci selama prosedur ini yang dapat diedit.
2. Dari menu Review, klik opsi Protect Sheet. Masukkan kata sandi Anda dan tekan OK. Anda kemudian akan diminta untuk mengkonfirmasi kata sandi dengan memasukkannya kembali di kotak Confirm Password; pastikan untuk memasukkan kata sandi yang peka huruf besar-kecil (case-sensitive) yang sama di sini.
3. Lakukan proses yang sama untuk semua sel yang perlu diisi selama kalkulasi dan isi sel tersebut dengan warna latar belakang abu-abu.

Langkah 7: Dokumentasi

Validasi harus didokumentasikan secara lengkap dan harus mencakup:

• Protokol/Rencana Validasi
• Spesifikasi Kebutuhan Pengguna (URS)
• Penilaian Risiko (jika berlaku)
• Hasil Verifikasi dan Pengujian
• Laporan Ringkasan Validasi (VSR)
• Kontrol Akses ke Salinan Master yang Disetujui (Dilindungi/Dikontrol Versi)
• Prosedur Operasional Standar (SOP) untuk Pembuatan Spreadsheet, Validasi, dan Pengendalian Perubahan

Laporan Ringkasan Validasi harus memberikan ringkasan dari semua hasil pengujian, setiap penyimpangan, dan persetujuan akhir untuk item yang divalidasi.

6. Penilaian Risiko untuk Spreadsheet

Pedoman berikut menguraikan cara melakukan penilaian risiko pada spreadsheet Excel. Tidak semua spreadsheet Excel memerlukan tingkat validasi yang sama dan strategi berbasis risiko harus digunakan untuk menentukan kebutuhan validasi spreadsheet.

• Risiko Tinggi: Lembar kerja kalkulasi assay untuk pelepasan produk – Validasi penuh (URS, skrip pengujian, keamanan, jejak audit)
• Risiko Sedang: Lembar pelacakan catatan kalibrasi – Validasi parsial
• Risiko Rendah: Pelacak administratif atau pelatihan – Tidak memerlukan validasi

Semakin tinggi risiko terhadap kualitas produk atau kepatuhan, semakin luas validasi yang akan diperlukan untuk spreadsheet tersebut. Pendekatan berbasis risiko ini memungkinkan perusahaan farmasi untuk mengalokasikan sumber daya validasi secara efisien, memfokuskan upaya pada spreadsheet yang memiliki dampak paling besar terhadap kualitas produk dan kepatuhan regulasi.

7. Pengendalian Perubahan dan Tinjauan Berkala

Pengendalian Perubahan

Setiap perubahan (misalnya modifikasi formula, tata letak, atau penambahan bidang lain) yang teridentifikasi terkait spreadsheet Excel harus menghasilkan penilaian dampak dan divalidasi ulang sebagian atau seluruhnya melalui proses pengendalian perubahan yang terkontrol. Proses pengendalian perubahan harus mencakup:

• Dokumentasi perubahan yang diusulkan
• Penilaian dampak terhadap perhitungan dan hasil
• Persetujuan sebelum implementasi
• Pengujian setelah perubahan
• Dokumentasi hasil validasi ulang

Tinjauan Berkala

Spreadsheet Excel perlu ditinjau secara berkala (biasanya 1-2 tahun sekali) untuk memastikan bahwa:

• Logika spreadsheet Excel masih memenuhi persyaratan saat ini;
• Tidak ada perubahan yang tidak sah pada spreadsheet Excel; dan
• Formula, referensi, dan perlindungan saat ini masih utuh/terpelihara.

Tinjauan berkala ini merupakan bagian penting dari siklus hidup validasi dan membantu memastikan bahwa spreadsheet tetap sesuai dengan tujuan dan persyaratan regulasi yang berlaku.

8. Defisiensi Umum yang Ditemukan oleh Auditor

Auditor telah mencatat defisiensi berikut sebagai masalah yang umum ditemukan selama inspeksi CPOB:

1. Spreadsheet tidak terverifikasi: Perhitungan CPOB dilakukan pada spreadsheet Excel yang tidak diverifikasi.
2. Tidak ada kontrol versi: Tidak ada kontrol versi atau pelacakan perubahan.
3. Kesalahan formula: Kesalahan formula terjadi, dan kurangnya validasi yang tepat menyebabkan kesalahan formula tidak terdeteksi.
4. Sel tidak terkunci: Spreadsheet kalkulasi memiliki sel yang tidak terkunci yang memungkinkan perubahan dan manipulasi data yang tidak sah.
5. Dokumentasi tidak lengkap: Proses validasi tidak didokumentasikan dan tidak ditinjau.
6. Penyimpanan tidak terkontrol: Spreadsheet disimpan di komputer karyawan tanpa cadangan atau kontrol apa pun.

Semua poin di atas menciptakan potensi masalah integritas data dan berpotensi menghasilkan temuan regulasi. Perusahaan farmasi harus secara proaktif mengatasi area-area ini untuk memastikan kepatuhan dan menghindari temuan audit yang merugikan.

9. Struktur Contoh Lembar Kerja Excel yang Tervalidasi

Spreadsheet Excel yang tervalidasi dan dirancang dengan baik mencakup komponen-komponen berikut:

• Header: Berisi nama, versi, tanggal, persetujuan, dan tujuan spreadsheet.
• Bagian Input: Sel entri pengguna ditandai dengan jelas dengan warna putih/kuning.
• Area Kalkulasi: Formula dilindungi/tersembunyi dengan latar belakang abu-abu.
• Bagian Output: Menampilkan hasil perhitungan akhir.
• Footer: Berisi tanda tangan, tanggal, dan catatan/remarks.

Elemen-elemen ini membantu mengurangi kesalahan, meningkatkan pengalaman pengguna, serta memfasilitasi validasi spreadsheet Excel. Struktur yang terorganisir dengan baik juga memudahkan auditor untuk meninjau dan memverifikasi kepatuhan spreadsheet terhadap persyaratan regulasi.

Validasi Lembar Kerja Kalkulasi Excel sangat penting untuk memastikan akurasi, integritas, dan kepatuhan dalam manufaktur dan pengujian farmasi. Lembar kerja kalkulasi Excel yang kritis untuk CPOB harus diperlakukan seperti sistem berbasis komputer lainnya. Validasi, dokumentasi, dan kontrol sangat penting untuk memastikan bahwa semua lembar kerja kalkulasi Excel diverifikasi dan dilacak selama siklus hidupnya.

Perusahaan farmasi dapat menggunakan proses terstruktur untuk memvalidasi lembar kerja kalkulasi Excel, termasuk persiapan Spesifikasi Kebutuhan Pengguna (URS), verifikasi semua formula, pengujian fungsional, dokumentasi, pengendalian perubahan, dan lain-lain. Dengan menggunakan pendekatan terstruktur ini, perusahaan farmasi dapat mengandalkan penggunaan Excel untuk perhitungan yang akurat tanpa kehilangan kemampuan mereka untuk mempertahankan kepatuhan terhadap regulasi.

Lembar kerja kalkulasi Excel yang tervalidasi bukan hanya metode untuk mencegah kesalahan yang berbiaya tinggi di lingkungan CPOB yang berorientasi data saat ini, tetapi juga akan memberikan lapisan kepercayaan regulasi tambahan dan peningkatan efisiensi operasional bagi semua pengguna. Dengan menerapkan praktik validasi Excel yang baik, perusahaan farmasi dapat memastikan bahwa perhitungan mereka akurat, dapat diandalkan, dan sesuai dengan standar regulasi yang berlaku.