SOP Produksi Produk Lisensi Pinjaman (Loan License): Panduan Komprehensif Prosedur Manufaktur, Pengendalian Mutu, dan Kepatuhan CPOB di Industri Farmasi

Daftar Isi

1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Tanggung Jawab
4. Definisi
5. Prosedur
6. Referensi

1. Tujuan

Prosedur Operasi Standar (SOP) ini bertujuan untuk menetapkan pedoman dan mekanisme kerja yang jelas terkait proses manufaktur, pengendalian, dan pelepasan produk yang diproduksi di bawah perjanjian lisensi pinjaman (loan license). SOP ini dirancang untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan produksi yang dilakukan oleh pihak penerima lisensi (kontrak akseptor) telah memenuhi ketentuan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB/GMP) serta persyaratan regulasi yang berlaku. Dengan adanya SOP ini, diharapkan terdapat keseragaman dalam pelaksanaan proses produksi, sehingga kualitas, keamanan, dan efektivitas produk farmasi dapat terjamin secara konsisten.

Dalam praktik industri farmasi, loan license merupakan salah satu bentuk kerja sama manufaktur yang umum dilakukan, di mana sebuah perusahaan pemilik izin edar atau pemilik formula produk memanfaatkan fasilitas produksi perusahaan lain yang telah memiliki izin resmi untuk memproduksi produk tersebut. Oleh karena itu, diperlukan suatu standar prosedur yang komprehensif agar seluruh aspek produksi dapat terkontrol dengan baik dan sesuai dengan standar mutu yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk seluruh produk yang diproduksi di lokasi pabrik berdasarkan perjanjian lisensi pinjaman untuk perusahaan pihak ketiga (pemberi kontrak). Ruang lingkup SOP ini mencakup seluruh tahapan proses produksi, mulai dari persiapan dokumen, penerimaan dan pengelolaan bahan baku, proses manufaktur, pengemasan, pengendalian mutu, hingga pelepasan batch dan distribusi produk jadi. SOP ini juga mencakup penanganan penyimpangan (deviasi), perubahan (change control), serta penanganan keluhan dan penarikan produk (recall) jika diperlukan.

Seluruh departemen yang terlibat dalam proses produksi loan license, termasuk Departemen Penjaminan Mutu (Quality Assurance/QA), Departemen Pengendalian Mutu (Quality Control/QC), Departemen Produksi, Departemen Gudang, dan Departemen Urusan Regulasi (Regulatory Affairs), wajib mematuhi ketentuan yang tercantum dalam SOP ini. Penerapan SOP ini juga berlaku untuk seluruh personel yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam kegiatan produksi produk loan license.

3. Tanggung Jawab

Setiap departemen memiliki peran dan tanggung jawab spesifik dalam memastikan kelancaran proses produksi produk loan license. Pembagian tanggung jawab yang jelas merupakan kunci keberhasilan dalam mengelola kerja sama manufaktur ini. Berikut adalah rincian tanggung jawab masing-masing departemen:

Departemen Penjaminan Mutu (Quality Assurance/QA):

• Menyetujui seluruh dokumen produksi yang relevan, termasuk Formula Master Record (MFR) dan Batch Manufacturing Record (BMR) serta Batch Packaging Record (BPR).
• Melakukan tinjauan dan evaluasi terhadap BMR/BPR sebelum dan sesudah proses produksi.
• Bertanggung jawab atas pelepasan (release) batch produk setelah memastikan seluruh persyaratan mutu terpenuhi.
• Memastikan kepatuhan terhadap perjanjian teknis/mutu yang telah disepakati bersama pemberi kontrak.

Departemen Pengendalian Mutu (Quality Control/QC):

• Melakukan pengujian dan analisis terhadap bahan baku, sampel dalam proses (in-process), dan produk jadi.
• Memastikan seluruh pengujian dilakukan sesuai dengan spesifikasi dan metode uji yang telah disetujui.
• Melaporkan hasil pengujian secara akurat dan tepat waktu kepada Departemen QA.

Departemen Produksi:

• Melaksanakan proses manufaktur dan pengemasan sesuai dengan BMR/BPR yang telah disetujui.
• Memastikan line clearance dilakukan sebelum memulai setiap tahapan produksi.
• Mencatat seluruh parameter proses dan hasil pemeriksaan dalam proses secara lengkap dan akurat.

Departemen Gudang (Warehouse):

• Menerima, memberi label, menyimpan, dan mengeluarkan bahan baku serta bahan pengemas sesuai dengan prosedur yang berlaku.
• Memastikan kondisi penyimpanan bahan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.
• Melakukan pencatatan dan pemeliharaan catatan distribusi secara lengkap.

Departemen Urusan Regulasi (Regulatory Affairs):

• Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan izin dan persetujuan produk dari otoritas regulasi yang berwenang.
• Bertanggung jawab atas pengurusan dokumen regulasi yang diperlukan terkait produk loan license.

4. Definisi

Dalam SOP ini, beberapa istilah penting didefinisikan sebagai berikut untuk memberikan pemahaman yang seragam bagi seluruh pihak yang terlibat:

• Lisensi Pinjaman (Loan License): Izin yang diberikan kepada suatu perusahaan untuk memproduksi produknya di fasilitas manufaktur lain yang telah memiliki lisensi resmi. Dalam konteks ini, pemberi lisensi tetap memegang tanggung jawab atas produk tersebut, sementara penerima lisensi bertanggung jawab atas proses produksi sesuai dengan standar yang disepakati.
• Pemberi Kontrak (Contract Giver): Perusahaan yang memiliki produk atau lisensi edar produk dan menunjuk pihak lain untuk memproduksi produk tersebut atas namanya.
• Penerima Kontrak (Contract Acceptor): Produsen yang memiliki fasilitas produksi berlisensi dan bertugas memproduksi produk berdasarkan perjanjian lisensi pinjaman yang telah disepakati dengan pemberi kontrak.

Selain definisi di atas, terdapat beberapa istilah teknis lain yang perlu dipahami, seperti Master Formula Record (MFR) yaitu dokumen induk yang memuat formula dan prosedur pembuatan produk, Batch Manufacturing Record (BMR) yaitu catatan produksi batch yang memuat seluruh detail proses manufaktur, serta Batch Packaging Record (BPR) yaitu catatan pengemasan batch yang memuat seluruh detail proses pengemasan produk.

5. Prosedur

5.1 Perjanjian dan Dokumentasi

Sebelum kegiatan produksi dimulai, kedua belah pihak wajib menandatangani Perjanjian Teknis/Mutu (Technical/Quality Agreement) yang mengatur secara rinci hak dan kewajiban masing-masing pihak. Perjanjian ini merupakan dokumen fundamental yang menjadi dasar pelaksanaan seluruh kegiatan produksi dan harus disetujui oleh Departemen QA dari kedua belah pihak. Perjanjian Teknis/Mutu harus mencakup beberapa aspek penting berikut:

• Pembagian tanggung jawab yang jelas antara pemberi kontrak dan penerima kontrak untuk setiap tahapan proses produksi.
• Spesifikasi produk, formula, dan proses manufaktur yang telah disetujui bersama.
• Mekanisme penanganan perubahan (change control), penyimpangan (deviasi), dan keluhan (complaints) yang melibatkan kedua belah pihak.
• Prosedur penarikan produk (recall) jika diperlukan.
• Jangka waktu perjanjian dan ketentuan perpanjangan atau pengakhiran kontrak.

5.2 Persetujuan Produk dan Dokumen

Seluruh dokumen produksi harus tersedia dan mendapat persetujuan sebelum kegiatan manufaktur dimulai. Dokumen-dokumen ini menjadi acuan utama dalam pelaksanaan proses produksi dan harus memenuhi standar mutu yang berlaku. Dokumen yang harus disiapkan dan disetujui meliputi:

• Formula Master Record (MFR): Dokumen induk yang memuat formula lengkap, spesifikasi bahan, dan prosedur pembuatan produk secara detail.
• Batch Manufacturing Record (BMR): Catatan produksi batch yang memuat seluruh instruksi kerja, parameter proses, dan area pencatatan yang harus diisi selama proses manufaktur berlangsung.
• Batch Packaging Record (BPR): Catatan pengemasan batch yang memuat instruksi pengemasan, jenis bahan pengemas, dan parameter proses pengemasan.
• Spesifikasi dan Metode Uji: Dokumen yang memuat spesifikasi bahan baku, produk dalam proses, dan produk jadi beserta metode pengujian yang digunakan.

Seluruh dokumen harus mendapat persetujuan dari Departemen QA kedua belah pihak (jika diperlukan) sebelum digunakan dalam proses produksi. Perubahan terhadap dokumen yang telah disetujui harus melalui prosedur change control yang berlaku.

5.3 Pengelolaan Bahan

Pengelolaan bahan baku dan bahan pengemas dalam produksi loan license dapat dilakukan melalui dua mekanisme, yaitu:

• Penyediaan oleh pemberi kontrak: Bahan baku dan bahan pengemas dikirim langsung oleh pemberi kontrak ke lokasi penerima kontrak sesuai dengan spesifikasi yang telah disetujui.
• Pengadaan oleh penerima kontrak: Bahan baku dan bahan pengemas diada oleh penerima kontrak berdasarkan spesifikasi yang telah disetujui dan mendapat persetujuan dari pemberi kontrak.

Terlepas dari mekanisme penyediaan yang digunakan, seluruh bahan harus memenuhi ketentuan berikut:

• Diterima, diberi label, dan disimpan sesuai dengan SOP penerimaan dan penyimpanan bahan yang berlaku di lokasi penerima kontrak.
• Telah mendapat pelepasan dari Departemen QC sebelum digunakan dalam proses produksi.
• Dicatat secara lengkap dalam sistem inventaris untuk memastikan traceability (keterlacakan) yang baik.

5.4 Proses Manufaktur

Proses manufaktur produk loan license harus dilaksanakan secara ketat sesuai dengan BMR yang telah disetujui. Setiap tahapan proses produksi harus mengikuti instruksi kerja yang tercantum dalam BMR dan memenuhi parameter proses yang telah ditetapkan. Beberapa ketentuan penting dalam pelaksanaan proses manufaktur meliputi:

• Proses manufaktur harus dilakukan sesuai dengan BMR yang telah disetujui oleh Departemen QA kedua belah pihak.
• Line clearance (pemeriksaan kebersihan dan kesiapan lini produksi) wajib dilakukan sebelum memulai setiap tahapan produksi baru.
• Pemeriksaan dalam proses (in-process checks) harus dilakukan dan dicatat secara lengkap untuk memastikan bahwa proses berjalan sesuai dengan parameter yang telah ditetapkan.
• Setiap penyimpangan (deviasi) yang terjadi selama proses produksi harus segera dilaporkan, didokumentasikan, dan diinvestigasi sesuai dengan prosedur penanganan deviasi yang berlaku. Implementasi tindakan korektif dan preventif (CAPA) harus dilakukan untuk mencegah terulangnya penyimpangan serupa.

Seluruh kegiatan yang berkaitan dengan proses manufaktur, termasuk penggunaan peralatan, kondisi lingkungan produksi, dan aktivitas personel, harus dicatat secara lengkap dan akurat dalam BMR untuk memastikan keterlacakan (traceability) yang baik.

5.5 Pengemasan dan Pelabelan

Proses pengemasan produk loan license harus dilakukan sesuai dengan BPR yang telah disetujui. Pengemasan merupakan tahapan kritis yang mempengaruhi kualitas dan keamanan produk selama masa penyimpanan dan distribusi. Beberapa ketentuan penting dalam proses pengemasan meliputi:

• Pengemasan harus mengikuti BPR yang telah disetujui oleh Departemen QA kedua belah pihak.
• Label produk harus memenuhi persyaratan regulasi yang berlaku, termasuk pencantuman nomor lisensi pinjaman, informasi produsen, nama produk, komposisi, nomor batch, tanggal kadaluarsa, dan informasi lain yang dipersyaratkan oleh otoritas regulasi.
• Rekonsiliasi bahan cetak (printed materials) seperti label, leaflet, dan karton harus dilakukan setelah proses pengemasan selesai untuk memastikan tidak ada bahan cetak yang tertukar atau hilang.
• Setiap kelebihan atau kekurangan bahan cetak harus dicatat dan diinvestigasi sesuai dengan prosedur yang berlaku.

5.6 Pengendalian Mutu

Pengendalian mutu merupakan tahapan kritis dalam proses produksi loan license yang bertujuan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan memenuhi seluruh spesifikasi mutu yang telah ditetapkan. Departemen QC bertanggung jawab atas pelaksanaan pengujian terhadap:

• Bahan Baku: Pengujian identitas, kemurnian, dan parameter mutu lainnya sesuai dengan spesifikasi yang berlaku sebelum bahan digunakan dalam proses produksi.
• Sampel Dalam Proses (In-Process): Pengujian parameter kritis proses pada tahapan-tahapan tertentu selama proses manufaktur berlangsung untuk memastikan proses berjalan sesuai dengan parameter yang telah ditetapkan.
• Produk Jadi: Pengujian komprehensif terhadap seluruh parameter mutu produk jadi sesuai dengan spesifikasi produk yang telah disetujui sebelum produk dilepas ke pasar.

Seluruh pengujian harus dilakukan sesuai dengan spesifikasi dan metode uji yang telah disetujui. Hasil pengujian harus dicatat secara lengkap dan akurat dalam laporan analisis (Certificate of Analysis/CoA) dan diserahkan kepada Departemen QA untuk keperluan tinjauan batch dan pelepasan produk.

5.7 Tinjauan Batch dan Pelepasan

Setelah proses manufaktur dan pengemasan selesai serta seluruh hasil pengujian QC dinyatakan memenuhi spesifikasi, Departemen QA melakukan tinjauan menyeluruh terhadap batch produk sebelum dilakukan pelepasan. Tinjauan batch oleh QA mencakup evaluasi terhadap aspek-aspek berikut:

• Kelengkapan dan keakuratan BMR/BPR, termasuk seluruh catatan proses dan hasil pemeriksaan dalam proses.
• Laporan hasil pengujian QC yang mencakup bahan baku, sampel dalam proses, dan produk jadi.
• Dokumentasi penyimpangan (deviasi) yang terjadi selama proses produksi beserta hasil investigasi dan tindakan korektif yang telah diambil.
• Kepatuhan terhadap seluruh persyaratan yang tercantum dalam Perjanjian Teknis/Mutu.

Pelepasan batch dilakukan oleh Departemen QA penerima kontrak dan/atau pemberi kontrak sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam perjanjian. Tidak ada batch produk yang boleh dilepas tanpa persetujuan dari Departemen QA. Pelepasan batch harus didokumentasikan secara resmi dan ditandatangani oleh personel QA yang berwenang.

5.8 Penyimpanan dan Distribusi

Produk jadi yang telah mendapat pelepasan harus disimpan di gudang dengan kondisi yang sesuai dengan persyaratan penyimpanan produk. Beberapa ketentuan terkait penyimpanan dan distribusi meliputi:

• Produk jadi harus disimpan pada suhu, kelembaban, dan kondisi lingkungan lainnya sesuai dengan persyaratan yang tercantum pada label produk atau spesifikasi produk.
• Distribusi produk hanya boleh dilakukan setelah produk mendapat pelepasan dari Departemen QA.
• Catatan distribusi (distribution records) harus dipelihara secara lengkap untuk memastikan keterlacakan produk hingga sampai ke tangan konsumen.
• Sistem FIFO (First In, First Out) atau FEFO (First Expired, First Out) harus diterapkan dalam pengelolaan stok produk jadi.

5.9 Pengendalian Perubahan (Change Control)

Setiap perubahan yang diajukan terkait proses produksi, peralatan, spesifikasi, atau aspek lainnya yang dapat mempengaruhi kualitas produk harus melalui prosedur pengendalian perubahan (change control) yang berlaku. Beberapa ketentuan terkait change control meliputi:

• Setiap perubahan harus diusulkan melalui sistem change control dan mendapat persetujuan dari Departemen QA sebelum diterapkan.
• Perubahan harus dikomunikasikan kepada pemberi kontrak dan mendapat persetujuan tertulis sebelum diterapkan dalam proses produksi.
• Dampak perubahan terhadap kualitas, keamanan, dan efektivitas produk harus dievaluasi secara menyeluruh sebelum persetujuan diberikan.
• Dokumentasi terkait seluruh proses change control harus dipelihara secara lengkap dan dapat diakses sewaktu-waktu untuk keperluan audit atau inspeksi.

5.10 Penyimpangan dan Investigasi

Seluruh penyimpangan (deviasi) yang terjadi selama proses produksi harus ditangani secara sistematis sesuai dengan prosedur yang berlaku. Penanganan penyimpangan mencakup langkah-langkah berikut:

• Seluruh penyimpangan harus didokumentasikan secara lengkap, termasuk deskripsi penyimpangan, dampak yang mungkin ditimbulkan, dan tindakan segera yang diambil.
• Investigasi menyeluruh harus dilakukan untuk mengidentifikasi akar penyebab (root cause) penyimpangan menggunakan metode analisis yang sesuai, seperti Fishbone Diagram, 5 Why Analysis, atau metode investigasi lainnya.
• Tindakan korektif dan preventif (CAPA) harus diimplementasikan berdasarkan hasil investigasi untuk mencegah terulangnya penyimpangan serupa di masa mendatang.
• Seluruh dokumentasi penyimpangan dan hasil investigasi harus mendapat persetujuan dari Departemen QA sebelum ditutup.

5.11 Keluhan dan Penarikan Produk

Mekanisme penanganan keluhan dan penarikan produk harus didefinisikan secara jelas dalam Perjanjian Teknis/Mutu untuk memastikan respons yang cepat dan efektif jika terjadi masalah terkait kualitas produk setelah didistribusikan. Beberapa ketentuan terkait keluhan dan penarikan produk meliputi:

• Seluruh keluhan terkait kualitas produk harus dibagikan antara pemberi kontrak dan penerima kontrak untuk dilakukan evaluasi dan investigasi bersama.
• Prosedur penarikan produk (recall) harus didefinisikan secara jelas dalam perjanjian, termasuk mekanisme komunikasi, pembagian tanggung jawab, dan timeline penanganan.
• Seluruh kegiatan terkait keluhan dan penarikan produk harus didokumentasikan secara lengkap dan dapat diakses sewaktu-waktu untuk keperluan audit atau inspeksi oleh otoritas regulasi.

5.12 Pemeliharaan Catatan

Seluruh catatan yang berkaitan dengan proses produksi produk loan license harus dipelihara sesuai dengan persyaratan regulasi yang berlaku. Beberapa ketentuan terkait pemeliharaan catatan meliputi:

• Seluruh catatan produksi, pengemasan, pengendalian mutu, dan distribusi harus disimpan dalam kondisi yang aman dan terlindungi dari kerusakan, kehilangan, atau akses oleh pihak yang tidak berwenang.
• Catatan harus dapat diakses dan ditemukan dengan mudah sewaktu-waktu diperlukan untuk keperluan audit, inspeksi, atau investigasi.
• Jangka waktu penyimpanan catatan harus sesuai dengan ketentuan regulasi yang berlaku, minimal 1 tahun setelah tanggal kadaluarsa batch produk terakhir atau 5 tahun setelah tanggal pelepasan batch, mana yang lebih lama.

6. Referensi

SOP ini disusun dengan mengacu pada pedoman dan regulasi internasional yang berlaku di bidang industri farmasi, antara lain:

• Pedoman GMP Organisasi Kesehatan Dunia (WHO GMP Guidelines)
• Pedoman GMP Uni Eropa (EU GMP Guidelines), termasuk Annex 15 mengenai Kualifikasi dan Validasi
• Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Amerika Serikat (US FDA) 21 CFR Part 211 mengenai Current Good Manufacturing Practice for Finished Pharmaceuticals
• Peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia, termasuk Peraturan Kepala Badan POM mengenai Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB)

Seluruh pihak yang terlibat dalam proses produksi produk loan license diwajibkan untuk memahami dan mematuhi ketentuan yang tercantum dalam SOP ini guna menjamin kualitas, keamanan, dan efektivitas produk farmasi yang dihasilkan. Pelatihan berkala mengenai penerapan SOP ini harus diberikan kepada seluruh personel terkait untuk memastikan pemahaman yang seragam dan penerapan yang konsisten.