Dalam bekerja sehari-hari banyak sekali tugas yang harus kita selesaikan, saking banyaknya sering terlewat lupa atau bahkan terbalik prioritasnya. Misalnya dalam satu hari kita ada beberapa tugas seperti menyelesaikan laporan, mebalas email penting, membalas chat WhatsApp rekanan, meeting dengan rekan kerja, membuat jadwal, koreksi laporan, tanda tangan dokumen dan lain-lain. Yang sering terjadi pada saya adalah saya berfokus pada pekerjaan utama saya misalnya membuat laporan, dari jam 7.30 pagi saya mulai mengerjakan laporan utama yang diminta atasan, biasanya jam 8.00 pagi sudah ada “distraksi” mulai dari dipanggil rekan kerja untuk meeting, permintaan tanda tangan dokumen yang mendesak dan lain-lain.
Akhirnya perkerjaan utama saya keteteran dan tidak selesai, ini masalah klasik yang selalu terulang ke saya. Pekerjaan utama tadi untuk dilanjutkan lagi saya harus membutuhkan energi lagi untuk “start up” lagi sehingga jatuhnya tidak efektif lagi karena sempat terpotong di tengah.
Akhirnya saya mencari cara….. Sebelumnya saya sudah berkali-kali membaca buku Steven Covey The 7 Habits of Highly Effective People salah satu yang penting dalam buku itu adalah manajemen waktu dan prioritas. Ini digambarkan dalam diagram penting dan genting. Beda penting dan genting apa? Genting merupakan fungsi dari waktu: semakin dekat dead line suatu aktivitas semakin genting. Sedangkan penting adalah fungsi dari impact atau target. Lebih jelas dapat dilihat digambar dibawah ini. Untuk jangka pendek biasanya terpaksa mengerjakan kuadran I seperti telepon dari atasan, permintaan meeting segera dan lain-lain. Akan tetapi sebenarnya untuk jangka panjang seharusnya kita lebih banyak memfokuskan waktu-energi kita pada kuadran II sehingga apa-apa yang dibutuhkan sewaktu dibutuhkan sudah tersedia dahulu.
Fokus pada kuadran II ini pekerjaan akan lebih tertata rapi dan tidak diburu waktu sehingga hasilnya akan lebih optimal. Jadi bagaimana sewaktu bekerja ? sewaktu bekerja pasti banyak distraksi, ingatkan pada diri sendiri bahwa “we must stay focus” fokus pada kuadran II, lebih banyak fokus pada kuadran II maka otomatis pekerjaan di kuadran I akan banyak berkurang. Tulis dalam sticky notes pekerjaan utama kita tempelkan di meja atau komputer sehingga kita selalu teringat pada tugas utama. Oiya jangan terlalu banyak sticky notes yang ditempel, sedikit saja satu atau dua,bila terlalu banyak pasti membuat distraksi. Jangan terlau banyak sticky notes virtual juga di layar desktop komputer sehingga tidak fokus. Semoga tips dari saya ini dapat memberikan “impact” manfaat pada pembaca blog farmasiindustri.com
Tingkatkan!!
M. Fithrul Mubarok
Referensi :
- Steven Covey The 7 Habits of Highly Effective People
- http://produktivitasdiri.co.id/antara-penting-dan-genting/
