Daftar Isi
Pengertian Gemba
Gemba walk adalah praktik dasar dalam Manajemen Lean dan juga bisa diterapkan di industri farmasi. Ia melibatkan pergi ke lokasi sebenarnya di mana pekerjaan sedang dilakukan (Gemba) untuk mengamati, belajar, dan terlibat dengan karyawan. Tujuan dari Gemba walk adalah untuk memperoleh pemahaman mendalam tentang proses, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan memupuk budaya perbaikan berkelanjutan.
Selama Gemba walk, manajer dan pemimpin dapat:
- Mengamati proses dalam tindakan untuk mengidentifikasi ketidakefisienan dan pemborosan.
- Bertanya untuk memahami tantangan yang dihadapi oleh karyawan.
- Terlibat dengan pekerja untuk mengumpulkan wawasan dan ide-ide untuk perbaikan.
- Memberikan umpan balik dan dukungan segera.
- Membangun hubungan yang lebih baik antara manajemen dan karyawan garis depan.
Gemba walk membantu organisasi dalam membuat keputusan yang berinformasi, meningkatkan proses, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
Gemba di Industri Farmasi
Gemba walk dapat diterapkan dengan manfaat yang signifikan di industri farmasi. Praktik ini melibatkan pergi ke area produksi, laboratorium, atau fasilitas lainnya di mana pekerjaan farmasi sedang dilakukan. Tujuannya tetap sama, yaitu untuk mengamati, belajar, dan terlibat dengan karyawan dalam rangka memperoleh pemahaman mendalam tentang proses, mengidentifikasi peluang perbaikan, serta mempromosikan budaya perbaikan berkelanjutan di sektor farmasi.
Dalam konteks industri farmasi, Gemba walk memberikan manfaat berikut:
- Pengawasan langsung terhadap proses produksi obat untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, seperti kelemahan dalam aliran bahan baku atau proses yang tidak efisien.
- Pengamatan secara mendalam dan interaksi dengan karyawan laboratorium untuk memahami tantangan dalam hal pengujian kualitas, penanganan sampel, atau pemeliharaan peralatan laboratorium.
- Terlibat dengan operator mesin dan teknisi untuk mengetahui masalah teknis yang mungkin terjadi selama produksi atau packing obat.
- Memberikan umpan balik langsung kepada karyawan mengenai tindakan perbaikan atau kesempatan pengembangan keterampilan.
- Membangun komunikasi yang erat antara manajemen farmasi dan karyawan di berbagai bidang.
Gemba walk di industri farmasi membantu meningkatkan pemahaman, efisiensi, dan kualitas dalam memproduksi obat.
Rangkuman Gemba
Berikut ini adalah tulisan yang sudah dirapikan:
Gemba Walk
- Dokumen ini menjelaskan bagaimana melakukan Gemba Walk yang efektif, yaitu mengunjungi “tempat sesungguhnya” di mana “segala sesuatu terjadi”.
- Tujuannya adalah untuk meninjau status pekerjaan, ketersediaan orang, kondisi mesin, dan kinerja proses.
- Manfaatnya meliputi pemahaman tentang realitas saat ini, pengumpulan informasi untuk pengambilan keputusan yang lebih baik, dan koneksi dengan orang-orang di lapangan.
Definisikan Tujuan
Tentukan alasan mengapa melakukan Gemba Walk, sehingga jelas apa yang harus dicari. Contohnya adalah penemuan peluang, identifikasi pemborosan, penilaian kematangan, atau analisis akar masalah dengan fokus pada kesenjangan kinerja tertentu, keluhan pelanggan, keterlambatan proses, kegagalan produk, atau ketidakpatuhan. Semakin spesifik tujuannya, semakin efektif Gemba Walk tersebut. Tetaplah mendefinisikan “Mengapa” dengan jelas!
Informasikan Kelompok
Agar orang-orang merasa nyaman dan terbuka dalam interaksi yang akan datang, jelaskan bagaimana Gemba Walk dilakukan, apa yang diharapkan dari mereka, dan bagaimana mereka akan mendapatkan manfaat dari hasilnya. Contohnya: “Kita akan berjalan di area ini untuk mencari kendala dalam pekerjaan sehari-hari Anda, sehingga kita dapat meningkatkan proses untuk mengeliminasi penanganan ganda dan waktu menunggu. Kita akan banyak bertanya, bukan untuk mencari kesalahan atau menyalahkan siapa pun, tetapi untuk memahami mengapa hal-hal terjadi. Sampai jumpa besok antara pukul 8:00 dan 10:00 di tempat kerja Anda”.
Pilih Peserta
Tergantung pada tujuan dan lingkupnya, Gemba Walk dilakukan oleh individu atau tim. Ketika mengumpulkan tim, tentukan peserta kunci (yang harus hadir), sambil tetap memberi undangan terbuka untuk memungkinkan orang lain bergabung, belajar, dan memberikan kontribusi. Mereka dapat memberikan pandangan baru, mengidentifikasi masalah dan peluang yang mungkin terlewatkan atau sudah menjadi kebiasaan.
Jalani Aliran Nilai (Value Stream)
Prinsip panduan untuk Gemba Walk adalah (a) “Ikuti aliran”, (b) “Bentuk mengikuti fungsi”, (c) “Temukan titik panas”. Ini berarti berjalan mengikuti aliran rantai nilai, mencakup semua proses kritis, tim, shift, dan lokasi. Saat melakukan analisis akar masalah, sertakan semua orang dan proses yang mungkin mempengaruhi masalah dalam penyelidikan. Selalu melibatkan orang-orang yang paling paham tentang area tersebut, seperti supervisor dan operator terkemuka, minta masukan dari mereka dan pastikan titik-titik panas telah tercakup.
Fokus pada Proses, Bukan pada Perilaku
Tujuannya adalah untuk mengamati, memahami, dan pada akhirnya meningkatkan proses dan sistem. Gemba Walk bukan evaluasi kinerja karyawan untuk menemukan kesalahan. Tetapi jika seseorang melakukan kesalahan (pemikiran yang salah) atau kesalahan (tindakan yang salah atau terlewat), jangan menyalahkan atau menghukumnya. Jadilah penasaran dan telusuri lebih dalam untuk menemukan penyebab-penyebab mendasar. Orang melakukan apa yang mereka lakukan (baik atau buruk) karena alasan tertentu. Temukan alasannya dengan bertanya: “Mengapa Anda melakukannya seperti ini?”, “Bagaimana Anda tahu itu benar?”
Dokumentasikan Pengamatan
Gemba Walk biasanya mencakup 10-20 proses dengan 10 pengamatan masing-masing. Itu adalah 100-200 pengamatan yang mungkin sulit diingat, kecuali Anda mendokumentasikannya. Gunakan buku catatan tradisional atau ponsel atau tablet. Aplikasi catatan di ponsel atau tablet biasanya memiliki fitur diktasi dan konversi teks dari suara. Aplikasi-aplikasi tersebut memungkinkan Anda menyisipkan gambar dan video untuk tindak lanjut yang efektif. Poin penting: pertimbangkan ruang pribadi dan aturan privasi; selalu jelaskan alasannya dan minta izin sebelum mengambil foto atau video.
Tanyakan untuk Memahami, Jangan Mengasumsikan
Untuk benar-benar memahami dan belajar hal baru selama Gemba Walk, penting untuk memiliki pikiran terbuka dan me-reset keyakinan Anda, sehingga Anda tidak mengasumsikan apa pun dan tidak menghakimi siapa pun. Kerangka kerja SIPOC menyediakan struktur yang solid untuk bertanya selama Gemba Walk: “Supplier: Siapa yang terlibat? Apakah Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan?”, “+ Input: Bahan dan informasi apa yang digunakan?”, “* Proses: Bagaimana caranya? Apa langkah-langkahnya?”, “Output: Hasil apa yang Anda dapatkan? Apakah pelanggan puas?”
Amati, Jangan Perbaiki
Tujuan utama Gemba Walk adalah untuk belajar, bukan untuk mengubah sesuatu secara langsung. Ini adalah kesempatan untuk pengamatan, bukan tindakan. Representasi fase “Perencanaan” dari siklus perbaikan PDCA (Plan-Do-Check-Act) dan fase “Pengukuran” dari proses perbaikan DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control). Setelah membahas temuan dengan para pemangku kepentingan, baru kemudian putuskan langkah-langkah selanjutnya, yang merupakan fase “Melakukan” dari PDCA dan fase “Meningkatkan” dari DMAIC.
Komunikasikan Langkah-Langkah Selanjutnya
Setelah Gemba Walk, bagikan pembelajaran dan komunikasikan langkah-langkah selanjutnya, yang mewakili bagian perencanaan (“Plan”) dari siklus PDCA (“Plan-Do-Check-Act”). Selesaikan siklus dengan melakukan sesuatu yang baru atau berbeda (“Do”), memvalidasi dampak
