PPIC adalah kepanjangan dari Product Planning and Inventory Control atau dengan bahasa Indonesia berarti Perencanaan Produksi dan Kontrol Inventori.
Peran PPIC
Secara garis besar, departemen PPIC memiliki dua peran pokok, yaitu perencanaan produksi dan pengelolaan persediaan. Dalam melaksanakan perencanaan produksi, departemen PPIC mendapat informasi berupa sales forecast dari departemen marketing. Sales forecasting mempertimbangkan beberapa hal, antara lain :
- Biaya – biaya yang mengalami kenaikan tiap tahun, meliputi : biaya upah karyawan, biaya energi, biaya bahan baku, dan nilai tukar mata uang ;
- Laporan penjualan tiap tahun ;
- Trend pasar ; dan
- Permintaan costumer/marketing.
Sales forecast berasal dari omzet akhir tahun, yang dibagi per produk untuk mengetahui besar kontribusi yang dihasilkan dari masing – masing produk, sehingga dihasilkan sales forecast berupa barang dengan satuan sales unit. Bagian PPIC akan menerjemahkan sales forecast dari marketing menjadi jumlah bets produk yang perlu dihasilkan dan membuatnya menjadi rencana produksi bulanan yang disampaikan kepada departemen produksi.
Departemen PPIC akan menghitung kebutuhan bahan berdasarkan rencana produksi yang dibuat, dan menyampaikan material request kepada departemen purchasing untuk menyediakan bahan baku/bahan kemas untuk keperluan produksi. Aspek penting yang harus diperhitungkan dalam pengadaan bahan baku/bahan kemas adalah kuantitas barang yang dipesan dan ketepatan waktu dalam pengiriman barang. Berikut merupakan gambaran keterkaitan departemen PPIC dengan departemen Produksi dan Purchasing dalam perencanaan produksi.
Fungsi departemen PPIC dalam inventory control adalah untuk menghindari stock out dan stock over. Stock out merupakan suatu kondisi ketidaktersediaan/kekurangan persediaan bahan baku/bahan kemas untuk proses produksi.
Ketidaktersediaan/kekurangan bahan baku/bahan kemas mengakibatkan tersendatnya proses produksi sehingga industri tidak dapat menghasilkan obat jadi untuk memenuhi permintaan pasar. Kondisi stock out sangat besar dampaknya terhadap kelangsungan industri karena dapat menurunkan loyalitas costumer sehingga dapat mengancam eksistensi industri di pasar. Stock over merupakan kondisi dimana industri memiliki terlalu banyak persediaan bahan baku/bahan kemas untuk diproduksi/melebihi kapasitas produksi.
Kondisi stock over juga menyebabkan kerugian bagi industri karena aset yang dimiliki masih berupa barang, sehingga mengurangi kesempatan industri dalam berinvestasi. Selain itu, semakin banyak persediaan yang dimiliki maka akan semakin meningkatkan kerugian akibat kerusakan barang serta mengurangi kapasitas penyimpanan di gudang. Oleh karena itu, departemen PPIC perlu melakukan optimasi dalam mengatur perencanaan produksi dan pengelolaan persediaan agar persediaan yang dimiliki oleh industri seimbang dengan kapasitas produksi.
Supply Chain
Pekerjaan PPIC terkait erat dengan bagian Supply chain di industri farmasi. Secara umum, kegiatan Supply Chain Department adalah menjembatani bagian produksi, marketing, dan distributor.
Supply Planning Departement
Departemen ini terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian Production Planning dan Material Planning. Bagian Production Planning Department ini bertanggungjawab dalam pengaturan jadwal produksi. Perencanaan produksi sangat berpengaruh terhadap jumlah produksi. Perencanaan produksi dibuat berdasarkan order plan dari distributor.
Order plan dibuat berdasarkan forecasting/peramalan dari Marketing Department. Peramalan sangat penting dalam perencanaan produksi karena mempertimbangkan kebutuhan marketing yaitu situasi penjualan masa lalu dan kebutuhan pasar masa depan dengan melihat pertumbuhan pasar. Production Planning Department bertugas untuk menganalisa setiap forecast/peramalan yang berasal dari bagian marketing, menganalisa perencanaan produksi dan bertanggung jawab dalam pengaturan jadwal produksi, serta alam hal produksi yang menggunakan sistem toll manufacturing, baik toll in maupun toll out.
Perencanaan produksi dibuat berdasarkan order plan dari distributor.
Order plan dibuat berdasarkan forecast dari Marketing Department. Forecast dari Marketing Department didasarkan dari analisa pertumbuhan pasar.
Production Planning Department menganalisa setiap forecast yang berasal dari bagian marketing, kemudian melakukan perencanaan Master Requirements Planning (MRP) dan Master Production Scheduling (MPS). MPS berisi jenis, jumlah produk yang akan diproduksi, serta jadwal kapan dilakukannya proses produksi. Setelah MPS dibuat, selanjutnya dibuat MRP untuk menunjang MPS. MRP berisi nama dan jumlah material yang dibutuhkan dalam proses produksi. MRP nantinya digunakan sebagai stock analysis. Kemudian dibuat rencana selama 6 bulan ke depan dan disusun menjadi rencana bulanan yang dilanjutkan ke dalam rencana mingguan. Dokumen MRP dilakukan follow up ke bagian warehouse, QA, produksi, dan marketing. Untuk membuat rencana produksi bulanan perlu dibuat suatu analisa yang meliputi:
- Stock on Hand, yaitu stok produk jadi yang terdapat di gudang.
- Safety Stock/Buffer Stock merupakan stok yang diperlukan sebagai pengaman bila ada hal-hal yang mendesak sehingga tidak terjadi kekosongan barang.
- Work in Process, yaitu jumlah produk yang sedang diproses mulai dari penimbangan sampai produk jadi.
- Lead Time/waktu ancang, yaitu waktu yang diperlukan mulai penimbangan sampai produk jadi yang siap diedarkan.
- Batch Size, yaitu ukuran batch yang akan diproduksi.
Material Planning Section bertanggung jawab atas perencanaan pemesanan material dalam bentuk shop order yang dibuat berdasarkan Bill of Material (BOM). Shop order tersebut menjadi dasar pembuatan picklist yang digunakan oleh produksi untuk memesan bahan baku dari warehouse
