SAP dalam Perusahaan Farmasi

SAP (Systemanalyse und Programmentwicklung; Systems, Applications & Products in Data Processing) adalah software  Entreprise Resources Program  (ERP) untuk perusahaan dan kalangan bisnis. SAP sudah mulai implementasi di Indonesia pada tahun 90-an, oleh perusahaan besar seperti PT Krakatau Steel dan Astra grup. SAP ini adalah sistem dan software yang handal untuk mengelola resources dalam perusahaan, oleh karena itu tidak heran harganya juga mahal. Harga termasuk harga bulanan untuk per user yang bisa mencapai puluhan juta rupiah, semakin banyak user yang dibeli perusahaan semakin mahal harga yang dibayar.

ERP merupakan teknologi yang mengintegrasikan berbagai fungsi keuangan, logistik, penjualan, distribusi, produksi dan pengelolaan sumber daya manuasia ke dalam sistem tunggal. SAP merupakan salah satu sistem ERP yang ada dan telah digunakan secara global. Fungsi-fungsi keuangan dalam SAP berbentuk modul-modul, modul yang paling utama adalah Modul Finance (FI), Modul Controlling (CO), Modul Material Management (MM) dan Modul Quality Management (QM). Masih terdapat modul-modul lainya seperti Human Capital Management (HCM), Production Planning (PP), Plant Maintenance (PM), Project System (PS), Sales Distribution (SD) dan lain-lain. Semakin banyak modul yang diminta pembeli otomatis harganya akan lebih mahal. Pengembangan SAP juga akan lebih kompleks karena harus dikembangkan dengan integrasi dari banyak modul-modul tersebut.

Walaupun SAP merupakan software yang sudah Established, tapi dapat dikembangkan oleh Aplikator dan disesuaikan dengan kebutuhan, kemampuan perusahaan. SAP ini tidak seperti Aplikasi semacam Microsoft Word yang sudah jadi kemudian user tinggal install dan selesai. SAP merupakan software Entreprise yang custom bisa diubah sesuai keinginan dan kebutuhan user. Modifikasi ini menggunakan bahasa pemrogaman ABAP. SAP perlu maintenance kemudian perlu server agar bisa berjalan. Maintenance dan server ini juga harganya tidak murah.

Saya sendiri baru mengenal SAP pada bulan Agustus 2016 menggunakan SAP terbaru saat itu yaitu SAP S/4HANA. Saya tergabung sebagai fungsional pada modul PP, bersama tim dan konsultan untuk aplikasinya di perusahaan. Saya belajar cara menggunakan SAP mulai dari Login sampai operasi-operasi tahapan produksi. Karena saya di perusahaan obat maka operas-operasi yang dipelajari berkaitan dengan tahapan-tahapan pembuatan obat, material request dan perencanaan produksi.

Saya belajar bagaimana membuat tahapan produksi yang meliputi resources, material dan kuantumnya. Banyak sekali istilah-istilah asing dalam SAP menurut saya seperti PR, STO, MPS, MTS, Resources, Good Isue, Unrestricted Use dan lain-lain. Istilah dalam SAP ini sangat asing sekali walaupun bagi saya yang terbiasa membaca tulisan bahasa Inggris. ASing karena sangat teknis sekali pada aplikasi.

Pada SAP ini saya banyak belajar mengenai Bussines Process Perusahaan dan keterkaitan antara modul-modul dalam SAP. Adanya sistem SAP baru ini berdampak pada perubahan bisnis perusahaan dan otomatis harus banyak yang di sesuaikan. Operasi-operasi transaksi dalam SAP selalu menggunakan t-code, ada banyak sekali t-code dalam SAP.

Saya juga baru mengetahui bahwa sistem SAP ini sangat komplit sekaligus kompleks. Komplek karena integrasi antar modul harus sinkron. Jantung dari aplikasi SAP ini adalah master data, karena hampir semua transaksi menggunakan master data. Misalnya saya meminta bahan dari gudang, maka disana harus ada bahan baku aktif, pembantu dll; bahan tersebut dibuat master data. Pemasukan bahan-bahan tersebut harus memanggil master data. Bukankah master data hanya tinggal memasukkan? Gundulmu, tidak semudah itu karena master data ada ribuan, jangan terjadi double entry dimana satu bahan mempunyai 2 nama dalam SAP. Master data juga harus dipastikan bisa dipakai oleh user yang bersangkutan, kemudian dihitung biayanya (berkaitan dengan modul Finance) kalau sudah masuk produksi.

Tahapan-tahapan yang saya lakukan sebagai fungsional implementasi SAP modul PP adalah:

1. Tahapan produksi/Operasion Phase t-code COHVPI
   misal pembuatan obat, ada tahap dari penimbangan, pencampuran dan cetak tablet. Didalam tahapan tersebut ada operasi-operasinya. Operasi pertama adalah meminta bahan ke gudang dengan T-code COHVPI kemudian memasukkan nomer order produksi, kemudian lakukan print material request sesuai formula.Setelah dilayani oleh orang gudang, saya melakukan tahapan produksi (t-code COR6N). Misal penimbangan diisi data-data yang berhubungan dengan produksi seperti jam mulai, selesai, jumlah orang mesin yang digunakan dan kuantitas hasilnya. Hasil operasi obat antara, otomatis membuat memo ke bagian QC (modul QM) untuk diisi hasil pemeriksaan produk antara. Setelah pemeriksaan obat dirilis oleh QC maka saya dapat melakukan tahapan berikutnya.
   
2. Setelah semua operasi tahapan selesai dapat dilakukan pengiriman ke gudang melalui t-code MIGO. MIGO ya bukan IGO hehe.

   

   Sebenarnya banyak sekali yang saya pelajari, mungkin dalam kesempatan lainnya akan saya tulis. Saya cukup berbangga juga karena lumayan bisa mengoperasikan tcode-tcode dalam SAP. T-code yang saya kuasai ada COHVPI, MIGO, ZRPP019, IW21, IW28, MB21, BMBC, ME54N dan lain-lain. Selain itu saya juga berbangga karena menjadi dari sedikit Apoteker di Indonesia yang bisa mengoperasikan SAP terutama modul PP. Perlu diketahui SAP ini adalah software Internasional yang harganya sangat mahal sekali dimana harga peruser bisa mencapai puluhan juta rupiah perbulan. SAP ini hanya dijalankan oleh perusahaan-perusahaan besar. Jadi kalau bisa mengoperasikan SAP dipandang dapat mengoperasikan di perusahaan lainnya yang implementasi SAP. Untuk pelatihan SAP ini setahu saya juga sangat mahal.Jadi hanya sedikit orang yang bisa mengoperasikan SAP, apalagi khusus Apoteker pasti juga sangat sedikit. Bayaran untuk tim implementasi dan konsultan SAP juga sangat besar, barangkali anda berminat menjadi konsultan SAP??tidak diperlukan background spesifik misal harus lulusan teknik. Bacground apa saja bisa asal bisa mengerti logika dan tahapan bussines perusahaan dan kerja sama dalam tim, karena banyak masalah yang perlu koordinasi.