Halo ketemu lagi dengan saya pada kesempatan kali ini saya akan berbagi informasi mengenai pengalaman mengelola perubahan yang ada di Industri Farmasi. Kontrol perubahan merupakan metode dan sistem di industri farmasi untuk mengendalikan perubahan agar tidak liar sehingga tidak berdampak buruk bagi perusahaan.
- Definisi Perubahan
Perubahan merupakan fenomena yang tidak dapat dihindari khususnya dalam industri farmasi seiring dengan berbagai kemajuan teknologi dan pengetahuan, mesin dan proses manufaktur yang cenderung berubah selama periode waktu tertentu. Perubahan tersebut memiliki tujuan utama yaitu sebagai upaya peningkatan efisiensi dalam produksi obat. Perubahan yang dimaksud yaitu senantiasa menjadi perubahan yang mengarah pada hal yang positif. Suatu perubahan harus berdampingan dengan suatu tindakan pengendalian agar perubahan tersebut terkendali selama prosesnya. Perubahan tersebut perlu dikontrol agar tidak terkendali dan merugikan perusahaan.
Dalam dunia industri farmasi, dikenal istilah pengendalian perubahan dan deviasi (penyimpangan). Keduanya memiliki perbedaan, yaitu :
- Pengendalian Perubahan adalah kegiatan strategis untuk melakukan perubahan pada dokumentasi/proses/metode. Bisa untuk jangka waktu yang lebih kecil atau bisa digunakan untuk jangka panjang, dan harus diinformasikan ke semua departemen terkait untuk persetujuan resmi pengendalian perubahan.
- Deviasi adalah penyimpangan dari prosedur tertentu yang dilakukan sebelumnya atau tidak sengaja. Penyimpangan dapat dibagi menjadi kritis & non kritis. Efek penyimpangan harus diakses melalui investigasi CAPA.
Perubahan dapat berasal dari berbagai sumber. Sumber potensial yang menyebabkan perubahan antara lain :
- Faktor Regulasi 6. Faktor vendor
- Faktor permintaan pelanggan/adanya keluhan 7. Faktor fasilitas/peralatan
- Faktor personal 8. Faktor validasi
- Faktor teknologi 9. Faktor pengembangan
- Faktor pengujian metodologi 10. Faktor penelitian
Jenis-jenis perubahan yang ditangani melalui pengendalian perubahan menurut CPOB tahun 2018, sebagai berikut :
| Jenis Perubahan | Ruang Lingkup |
| Perubahan pada fasilitas dan sarana | Gudang bahan awal, bahan pengemas dan produk jadi;Denah / tata letak ruang pabrik;Lokasi atau ruangan produksi dan laboratorium;Sistem penunjang misalnya Sistem Tata Udara, Sistem Pengolahan Air dan Sistem Udara Bertekanan |
| Perubahan pada peralatan | Peralatan / mesin produksi, termasuk bagian alat / mesin (suku cadang, peralatan ganti, perangkat lunak) yang dapat menimbulkan dampak pada mutu produk.Peralatan untuk analisis. |
| Perubahan pada proses produksi | Formula atau komposisi produk baik secara kualitatif maupun kuantitatif;Proses produksi termasuk parameter proses; danUkuran bets lebih dari 25%. |
| Proses pembersihan peralatan. | |
| Perubahan pada stabilitas | Masa edar atau “shelf lifeParameter pengujian, interval pengujian dan interval sampling |
| Perubahan pada pabrik pembuat bahan awal termasuk menambahkan, mengganti maupun memindahkan lokasi pabrik. | |
| Perubahan pada bahan pengemas | Pabrik pembuat bahan pengemas;Desain dan ukuran bahan pengemas, termasuk informasi pada cetakan bahan pengemas primer dan sekunder termasuk leaflet; danPerubahan bahan pengemas primer. |
| Perubahan pada dokumen / proses | Semua Protap yang terkait dengan CPOB;Spesifikasi bahan awal, bahan pengemas dan produk;Spesifikasi pengawasan selama-proses pengolahan dan pengemasan;Prosedur Pengolahan Induk; danProsedur Pengemasan Induk. |
Perubahan dibedakan menjadi 2 tingkat yaitu perubahan major dan perubahan minor. Perubahan major merupakan perubahan yang berpengaruh pada kualitas/mutu produk atau reliabilitas proses, sedangkan perubahan minor yaitu perubahan yang tidak berpengaruh pada kualitas/mutu produk. Contoh perubahan major yaitu perubahan proses produksi, perubahan komposisi produk, dan perubahan parameter proses dan lain-lain. Sedangkan perubahan minor yaitu penggantian bagian alat pada desain yang sama, perubahan agen pembersihan untuk lantai, perubahan tempat laundry.
- Prinsip Pengendalian Perubahan
Pengendalian Perubahan (Change Control) menurut CPOB 2018 hal 430 merupakan sistem formal yang digunakan untuk mengkaji suatu usul perubahan atau perubahan yang terjadi yang mungkin mempengaruhi status validasi suatu fasilitas, sistem, peralatan atau proses. Tujuannya adalah untuk menetapkan tindakan yang akan memastikan dan mendokumentasikan bahwa sistem tetap terjaga dalam keadaan tervalidasi untuk meningkatkan kualitas dan keamanan produk.
Change Control merupakan bagian penting sistem manajemen kualitas dalam industri farmasi. Prosedur pengendalian perubahan yang tidak memadai akan menyebabkan terciptanya suatu risiko dan pelanggaran pada beberapa regulasi sistem kualitas sehingga semua prosedur pengendalian perubahan harus dilakukan sesuai dengan kebijakan yang disetujui. Dalam prosedur Change Control harus terdapat prosedur tertulis yang memuat langkah-langkah yang diambil bila terdapat usul perubahan terhadap bahan awal, komponen produk, peralatan, proses, bangunan-fasilitas, ragam produk, proses produksi atau metode pengujian, ukuran bets, design space, atau perubahan apapun pada siklus hidup produk yang mungkin berpengaruh pada mutu atau reprodusibilitas (CPOB, 2018). Selain itu, perubahan yang dilakukan harus dievaluasi melalui Manajemen Risiko Mutu (MRM) untuk menentukan dampak potensial terhadap mutu produk, sistem mutu industri farmasi, dokumentasi, validasi, status pemenuhan persyaratan yang berlaku, kalibrasi, perawatan dan pada sistem lain untuk menghindarkan akibat yang tidak diinginkan dan untuk merencanakan proses validasi, verifikasi, atau upaya rekualifikasi yang diperlukan (CPOB, 2018). Perubahan yang dilakukan juga harus disetujui oleh bagian Pemastian Mutu (QA) dalam industri farmasi. Disimpulkan bahwa pengendalian perubahan ini mencakup beberapa kegiatan yaitu pengajuan perubahan, evaluasi perubahan, persetujuan perubahan, implementasi perubahan berdasarkan prosedur yang tertulis, dan pengkajian ulang/evaluasi implementasi perubahan tersebut.
Menurut regulasi cGMP diuraikan dalam 21 CFR bagian 210-211, antisipasi perubahan harus dievaluasi untuk menentukan dampak pada kualitas komponen dan status validasi. Meskipun dalam proposal pengendalian perubahan memenuhi spesifikasi produk, tidak berarti bahwa produk tersebut tidak berubah dan tidak terpengaruh. Berdasarkan suatu jurnal disebutkan bahwa sistem manajemen perubahan harus mencakup hal-hal berikut, seperti :
- Manajemen risiko mutu digunakan untuk mengevaluasi perubahan yang diusulkan
- Usulan perubahan harus dievaluasi relatif terhadap pemasaran termasuk design space dll
- Semua perubahan harus dievaluasi oleh sistem manajemen perubahan perusahaan
- Usulan perubahan harus dievaluasi oleh tim ahli yang profesional dan memiliki pengetahuan yang sesuai untuk memastikan perubahan tersebut secara teknis dapat dibenarkan
- Setiap implementasi, dilakukan evaluasi perubahan untuk memastikan tujuan perubahan tercapai dan tidak ada dampak yang mempengaruhi mutu produk.
Berikut struktur change control, yaitu :
3. Prosedur Pengendalian Perubahan
Komitmen perusahaan untuk pengendalian perubahan tempat, utilitas pendukung, bahan, peralatan, dan proses yang digunakan dalam pembuatan produk obat sangat penting untuk memastikan status validasi lanjutan dari sistem terkait. Komitmen ini harus dinyatakan dalam dokumentasi perusahaan yang relevan. Misalnya, Dokumen Kebijakan Kualitas atau Master Plan Validasi; sebagai bagian dari Sistem Manajemen Mutu, perusahaan harus memiliki Prosedur Pengendalian Perubahan yang ditetapkan dan diformalkan. Berikut prosedur menurut GMP :
- Prosedur diawali dengan permintaan/usulan perubahan. Usulan tersebut harus diformalkan dengan cara tertentu seperti melalui dokumen/form pengajuan perubahan yang ditandatangani.
- Permintaan tersebut dapat menyebabkan dampak perubahan pada kualitas produk / keamanan populasi. Sehingga perlu untuk menentukan beberapa tingkat dampak pada kualitas produk tetapi harus ada setidaknya dua kategori; dampak major dan minor. Perlakuan kedua kategori tersebut harus jelas berbeda.
- Harus ada aturan yang jelas untuk keputusan tersebut, apakah dampak perubahan pada kualitas produk major atau minor: siapa yang memutuskan dan mengapa keputusan itu diambil.
- Untuk manajemen perubahan, diperlukan keputusan awal tentang siapa yang harus terlibat. Keputusan harus diambil oleh pemilik proses, yang biasanya memiliki pengetahuan terbaik tentang dampak perubahan pada produk atau studi (atau setidaknya dapat memperkirakannya dengan tingkat kepastian yang tinggi). Prinsip pemeriksaan ganda harus diterapkan pada tahap prosedur ini. Perlu tanda tangan oleh departemen teknis terlebih dahulu. Bergantung pada prosedur perusahaan, unit kualitas/pemastian mutu dapat dilibatkan sebagai pemberi persetujuan untuk memeriksa secara berkala melalui audit inspeksi-diri.
- Jika pemilik memutuskan bahwa perubahannya kecil dan tidak ada kemungkinan berdampak pada kualitas produk, hal itu dapat diterapkan. Perubahan tersebut harus didokumentasikan secara memadai.
- Implementasi perubahan dengan dampak kecil dapat dicapai dengan sangat cepat dan efisien menggunakan daftar periksa perubahan standar. Daftar perubahan ini harus disetujui oleh unit kualitas/pemastian mutu.
- Jika keputusan telah diambil bahwa perubahan dapat atau akan berdampak pada kualitas produk dan/atau keamanan populasi, unit kualitas/pemantauan mutu harus dilibatkan. Alasan yang memadai dan rencana tindakan yang tepat harus menyertai permintaan tersebut. Ini membangun dasar untuk persetujuan oleh unit mutu.
- Setelah perubahan disetujui oleh pemastian mutu, perubahan dapat diterapkan. Jika aspek lain terpengaruh oleh perubahan tersebut, misalnya aspek keselamatan, kegiatan tambahan diperlukan.
- Awal sistem pengendalian perubahan untuk peralatan teknis harus ditetapkan setelah kualifikasi selesai. Ini akan memastikan bahwa status kualifikasi dipertahankan.
- Kegiatan yang diperlukan dalam hal ini adalah dokumentasi yang memadai atas perubahan dan adaptasi berkala dari dokumentasi tersebut.
- Permintaan perubahan untuk perubahan darurat dapat ditetapkan setelah penggantian. Kasus darurat harus ditentukan oleh setiap perusahaan dengan cara yang tepat.
Setiap pengendalian perubahan harus tertulis dalam prosedur yang mencakup beberapa poin seperti :
- Apa tipe perubahan yang dilakukan pengendalian perubahan; berlaku untuk area mana instruksi pengoperasian berlaku?
- Siapa yang menyarankan/mengusulkan perubahan?
- Bagaimana perubahan yang diusulkan (melalui dokumen dan komunikasi)?
- Bagaimana perubahan dinilai, siapa yang bertanggung jawab untuk penilaian?
- Bagaimana langkah-langkah yang diperlukan untuk penentuan perubahan? Siapa yang menyusun petunjuk yang diperlukan?
- Siapa yang bertanggung jawab pada pelaksanaan dan pemantauan semua tindakan yang diperlukan?
- Bagaimana perubahan didokumentasikan?
- Siapa yang bertanggung jawab untuk mengizinkan perubahan?
- Apa peraturan khusus untuk perubahan yang mendesak/urgent?
Semua perubahan yang dilakukan harus didokumentasikan karena terkait dengan tujuan registrasi atau untuk menggambarkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang digunakan untuk membuat produk dan mencakup semua tahapan pembuatan obat.
Berikut contoh form pengendalian perubahan yang terdapat di suatu industri farmasi.
Form Usulan perubahan
terdapat juga form Persetujuan perubahan oleh penanggung jawab bersangkutan (biasanya di bagian QA).
Form perubahan diatas diisi oleh user yang melakukan perubahan kemudian disetujui oleh bagian QA. Bagian QA akan memonitor perubahan tersebut melalui measure list sehingga dapat dikontrol perubahan agar sesuai dengan rencana.
Demikian berbagi pengalaman kontrol perubahan pada kesempatan kali ini. Terima kasih telah meluangkan waktu membaca.
Kontributor : Ni’matul Mauludiyah
Referensi :
- Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 34 tahun 2018 tentang Pedoman Cara Pembuatan Obat yang baik.
- Gupta, 2015. Quality Management System in Change Control at Industry Level ; An Overview. International Journal of Pharmaceutical Sciences. Vol 7 (5).
- Hiob,. Pharma Change Control :Strategies for Successful Company-Wide Implementation. The Food and Drug Letter.
