Definisi SOP
Standar operasional prosedur atau SOP adalah dokumen yang berisi instruksi tertulis tentang bagaimana menjalankan bisnis Anda sesuai dengan prosedur yang benar¹. SOP bertujuan untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien, serta meminimalkan kesalahan dan meningkatkan produktivitas. SOP juga berfungsi sebagai panduan bagi karyawan untuk memahami peraturan dan tugasnya di kantor. SOP biasanya mencakup langkah-langkah, tempat, waktu, dan subyek yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan operasional. SOP harus disusun secara sistematis, kronologis, dan mudah dipahami oleh semua orang yang terkait. Contoh SOP adalah SOP pengoperasian mesin cetak tablet, SOP pembersihan ruangan produksi dan SOP pengujian bahan baku.
Prosedur operasi standar atau yang di industri farmasi sering disebut SOP (standar operating procedure) adalah tulang punggung perusahaan farmasi. Di beberapa perusahaan SOP ini disebut juga Protap (Prosedur tetap) atau juga disebut dengan Instruksi Kerja (IK).
Perusahaan farmasi bergantung pada prosedur operasi standar untuk membuat produk yang berkualitas dan efektif secara terus-menerus. Menyusun SOP yang memenuhi standar regulasi dan mudah dimengerti oleh semua orang adalah tantangan besar.
SOP adalah aturan operasi yang harus diikuti oleh karyawan saat bekerja di berbagai departemen seperti produksi, jaminan mutu, kendali mutu, dll. SOP bertujuan untuk menjamin kinerja yang berkualitas dan efisien dari karyawan
Hal yang diperhatikan pada saat membuat SOP
Selama pembuatan SOP, Anda harus memperhatikan hal-hal berikut:
- SOP harus mudah dipahami dan diikuti.
- SOP harus dibuat khusus untuk pekerjaan tertentu.
- SOP harus diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan dalam proses.
- SOP harus ditinjau dan disetujui oleh manajemen.
Prosedur operasi standar sangat penting bagi setiap perusahaan untuk menjalankan semua operasi dengan lancar. Ini membantu menjaga kualitas produk dan meningkatkan produktivitas dan efisiensi karyawan namun SOP harus mudah dipahami dan efektif.
Bagaimana menulis SOP yang efektif
Tidak ada cara khusus untuk menulis SOP yang efektif karena bergantung pada budaya perusahaan dan kebutuhan spesifik perusahaan. Namun ada beberapa prinsip utama yang harus diikuti saat Anda menulis SOP.
- Jaga agar SOP Anda tetap ringkas dan mudah dibaca. SOP adalah dokumen yang paling banyak dibaca di departemen farmasi mana pun. Karyawan membacanya berkali-kali dalam sehari saat mereka bekerja. Mereka mencari informasi tentang proses yang mereka lakukan. Mereka harus memahami informasi dengan mudah tanpa masalah apa pun, jika tidak, mereka akan kehilangan informasi penting dan mereka mungkin melakukan pekerjaan dengan tidak semestinya.
- Gunakan bahasa yang spesifik dan tepat ketika menjelaskan proses dan prosedur. SOP harus dapat dipahami dengan jelas dan pembaca tidak boleh bingung. SOP harus memberikan instruksi yang jelas kepada karyawan atas pekerjaan yang dilakukannya.
- SOP harus up to date. Saat Anda menulis SOP apa pun, pastikan informasi yang diberikan adalah yang terkini dan semua perubahan telah dilakukan dalam proses dan prosedur. Pembaruan rutin pada SOP menjadikannya relevan dan efektif setiap saat.
- Pastikan SOP dikomunikasikan dengan baik. Penting untuk menyebarkan SOP kepada seluruh karyawan perusahaan yang terkait, mulai dari pekerja atau staf junior hingga manajemen senior. Ini akan membantu untuk mengikuti prosedur atau proses yang sama untuk tugas yang sama oleh semua karyawan.
- Melatih karyawan untuk SOP. Penting untuk melatih seluruh karyawan tentang SOP sebelum penerapannya sehingga mereka dapat mengetahui prosedur baru dan dapat menanyakan apakah mereka memiliki keraguan.
Tips menulis SOP yang efektif
Prosedur yang tertulis dalam SOP harus singkat dan langsung pada sasaran sehingga karyawan dapat membaca dan memahami dengan lebih baik.
SOP yang ditulis dalam bahasa lokal bisa lebih efektif dan bermanfaat dibandingkan bahasa lain.
SOP harus ditulis dengan mengingat orang awam sehingga semua orang dapat memahaminya.
SOP harus ditulis dan diperiksa oleh orang berbeda yang menangani proses penulisan SOP.
Manfaat SOP yang efektif
SOP yang ditulis dengan baik dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan farmasi. Beberapa di antaranya ada di sini:
- SOP membantu memastikan bahwa proses dijalankan dengan benar
- SOP meningkatkan kualitas produk
- SOP membantu perusahaan menjadi lebih efisien
- SOP membantu karyawan menjadi lebih loyal
- SOP membantu menciptakan budaya kerja yang positif
Sekarang Anda sudah memahami pentingnya SOP yang baik dalam bidang farmasi. Lain kali ketika Anda menulis SOP apa pun untuk bidang farmasi, pastikan untuk mengingat tips berikut ini sehingga Anda dapat membuat SOP yang efektif dan lebih baik yang akan membantu karyawan dan perusahaan farmasi untuk berkembang.
sumber: https://zahiraccounting.com/id/blog/standard-operating-procedure-apa-itu/
