Unit compliance atau unit kepatuhan terhadap regulasi di Industri Farmasi termasuk vital fungsinya. Unit ini mengkoordinasikan segala hal terhadap mutu produk seperti recall, keluhan dan langkah-langkah pencegahanya. Untuk di beberapa perusahan tidak ada unit khusus terkait compliance akan tetapi tugas dan fungsinya menyatu di bagian Quality Assurance.
Di Industri farmasi lain unit ini dipimpin oleh compliance manager yang mengkoordinasi kegiatan kerja untuk memastikan produk-produk yang diproduksi perusahaan memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan mulai dari saat produksi sampai produk mencapai kadaluwarsa. Tanggung jawab bagian compliance antara lain adalah sebagai berikut :
1. Batch record review dan retained sample
Bagian batch record review akan melakukan batch disposition untuk mereview keseluruhan dokumen produk seperti batch record, analytical record, dokumen penyimpangan, dan dokumen perubahan. Dokumen direview dengan memerhatikan dua aspek yaitu aspek regulasi dari BPOM dan aspek GMP (Good Manufacturing Practice). Batch record disimpan sampai expired date produk ditambah 1 tahun, atau 5 tahun dipilih mana yang lebih lama. Tujuan penyimpanan batch record yaitu untuk perbaharuan registrasi produk, monitoring proses produksi, dan sumber bahan investigasi jika terjadi penyimpangan dikemudian hari.
Retained sampel disimpan untuk antisipasi jika produk yang sudah dipasarkan diketahui terdapat penyimpangan. Retained sample disimpan pada kondisi penyimpanan berbeda-beda, yaitu pada suhu 2-8°C, suhu <25°C, dan suhu <30°C sesuai dengan spesifikasi produk jadi.
2. Change control & deviation magement
Sub divisi change & deviation di Industri Farmasi, bertanggung jawab untuk mencatat, mengidentifikasi, menginvestigasi, dan bekerja sama menentukan action yang diperlukan dari penyimpangan maupun perubahan yang terjadi. Perubahan dan penyimpangan yang terjadi sebaiknya tercatat dengan baik secara komputerisasi. Perubahan yang terjadi di industri farmasi harus diketahui oleh semua personil yang berkaitan. Jika suatu deviasi yang terjadi belum terselesaikan, maka produk tidak dapat diloloskan untuk dipasarkan.
Pengendalian perubahan diajukan melalui form change control untuk kemudian dilakukan review dan pemberian opini dari pihak-pihak terkait berdasarkan risk assessment terhadap perubahan tersebut. Setelah disetujui maka perubahan tersebut dapat dilakukan. Perubahan harus tercatat agar dapat diidentifikasi, didokumentasikan, direview tingat keperluannya, dan persetujuan. Selain itu, dampak yang mungkin terjadi akibat perubahan harus dievaluasi. Setiap perubahan yang mempengaruhi proses akan membutuhkan validasi proses kembali.
Penanganan penyimpangan dilakukan dengan proses analisa pelaporan penyimpangan yang terjadi, pendokumentasian dan investigasi akar permasalahan penyimpangan yang terjadi, serta menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan dilakukan secara benar dan efektif agar penyimpangan tidak terulang kembali.
3. Post Market Monitoring
Berdasarkan CPOB 2018, suatu produk yang telah didaftarkan, termasuk produk ekspor, dilakukan pengkajian berkala untuk membuktikan konsistensi proses yang nantinya dapat mengidentifikasi perbaikan apa yang diperlukan terhadap produk ataupun proses tersebut. Bagian post market monitoring di industri farmasi memiliki tanggung jawab untuk memastikan mutu produk yang sudah dipasarkan tetap terjaga. Hal ini merupakan bagian dari klausul baru mengenai Continous Process Verification.
Tugas dari post market monitoring yaitu:
Product Quality Review (PQR)
PQR disusun untuk memverifikasi proses tetap konsisten, meninjau trend dari produk, dan mengidentifikasi proses untuk melakukan improvement kedepannya. PQR disusun oleh Post Market Monitoring setiap tahunnya, dengan minimal 3 batch yang akan dikaji. Hasil trend data pada PQR dapat dijadikan sebagai pertimbangan dalam menginvestigasi adanya penyimpangan atau OOS (Out Of Specification).
Data Stabilitas
Hal kedua yang menjadi tanggung jawab Post Market Monitoring yaitu pengujian stabilitas produk. Post Market Monitoring akan melakukan uji stabilitas terhadap produk yang sudah dipasarkan dengan Retained Sample (RS) produk yang akan diuji. Pengujian stabilitas terdiri dari 2 pengujian, yaitu:
- On-Going Stability. Pengujian stabilitas rutin yang dilakukan terhadap produk yang sudah Dilakukan pada suhu yang sesuai dengan kemasan selama produk released sampai akhir dari expired date ditambah 1 tahun.
- Stability Commitment. Pengujian stabilitas dilakukan untuk pemenuhan komitmen terhadap produk baru maupun yang sudah dipasarkan. Pengujian stabilitas ini dilakukan pada 2 kondisi, yaitu:
a. Real Sample disimpan pada suhu yang sesuai dengan anjuran pada kemasan selama waktu ED obat ditambah 1 tahun. Contoh, 25°C ± 2 °C / RH 60% ± 5%.
b. Sample disimpan diatas suhu yang dianjurkan selama 6 bulan. Contoh, 40°C ± 2°C / RH 75% ± 5%.4. Penanganan Keluhan (Complaint Handling).
First response merupakan tindakan awal pasca keluhan datang secara tertulis yang diberikan kepada pihak yang mengadukan keluhan. Setelah dilakukannya investigasi, penilaian terhadap keluhan dapat dilakukan. Jika keluhan dinilai justified complaint, maka keluhan dibawah kontrol perusahaan karena terkait proses produksi. Jika keluhan dinilai non-justified complaint, maka keluhan tidak terkait proses produksi, maka tidak dibawah kontrol perusahaan (Contohnya kesalahan penyimpanan saat distribusi). Monitoring keluhan dilakukan dengan meninjau trend keluhan tiap bulan dan setiap 1 tahun dan terdokumentasi. Outcome dari keluhan yang sudah ditangani dapat berupa recall maupun retur produk.
Keluhan diklasifikasi berdasarkan resiko dampak yang mungkin terjadi. Batas waktu penanganan keluhan yang masuk ditentukan berdasarkan hasil klasifikasi. . Klasifikasi keluhan yang diterapkan yaitu :
- Critical complaint. Keluhan yang menunjukan adanya produk dengan kemurnian, identitas, keamanan, dan efikasi tidak sesuai dengan spesifikasi dan beresiko mengancam jiwa pasien atau resiko serius terhadap kesehatan pasien (Termasuk keluhan yang disebabkan pemalsuan). Lead time first response selama 1 x 24 jam sejak keluhan diterima, dan lead time penanganan selama 10 hari kerja. Tindakan awal yang dilakukan yaitu hold produk di distributor dan jika perlu melakukan pelaporan keluhan ke badan
- Major complaint. Keluhan yang menunjukan adanya produk dengan kemurnian, identitas, keamanan, dan efikasi yang tidak sesuai dengan spesifikasi dan beresiko terjadi kesalahan penggunaan ataumenimbulkan bahaya jika terkonsumsi namun tidak mengancam jiwa pasien. Lead time first response selama 3 hari sejak keluhan diterima, dan lead time penanganan yaitu selama 20 hari kerja.
- Minor complaint. Keluhan yang dikategorikan tidak memiliki resiko terjadinya kesalahan penggunaan atau tidak berbahaya jika Lead time first response selama 3 hari sejak keluhan diterima, dan lead time penanganan selama 30 hari kerja.
Recall
Proses Recall dapat dilakukan secara mandatory recall dan Voluntary recall. Mandatory recall merupakan penarikan produk yang diprakarsai oleh pihak regulasi yang berwenang, salah satunya BPOM berdasarkan hasil pengujian sampling terhadap produk yang telah dipasarkan. Voluntary recall merupakan penarikan yang diprakarsai oleh perusahaan sendiri akibat adanya keluhan atau hasil stabilitas yang tidak memenuhi spesifikasi. Penarikan produk diklasifikasikan sesuai dengan Peraturan BPOM no 14 tahun 2019 tentang Penarikan dan Pemusnahan Obat Yang Tidak Memenuhi Syarat dan/atau Persyaratan Kemanan, Khasiat, Mutu dan Label. Penarikan produk diklasifikasikan menjadi :
- Penarikan Kembali Produk Kelas I/Kritital
- Penarikan Kembali Produk Kelas II/Mayor
- Penarikan Kembali Produk Kelas III/Minor
Return
Return produk dibagi menjadi 2 kategori, yaitu Retur ED (expired date) dan Retur Non ED. Produk yang diretur akan diperiksai kelengkapan dokumennya. Dokumen yang diperlukan pada Retur Non ED yaitu PRLL (Pengajuan Retur Lain-Lain). Jika dokumen dinyatakan lengkap, dilakukan pengecekan fisik produk. Beberapa hal yang diperiksa saat pemeriksaan fisik antar lain:
- Kemasan terkecil dengan 1 nomor
- Kondisi produk (Mengalami kerusakan atau tidak)
- Keutuhan segel
- Kesesuaian pada jumlah fisik dan
- Jika hasil pemeriksaan sudah sesuai maka proses retur baru akan dilakukan dengan persetujuan Quality Assurance
Demikian penjelasan saya mengenai unit compliance/kepatuhan dari Industri Farmasi, semoga dapat bermanfaat.
Salam
M. Fithrul Mubarok, M. Farm.,Apt
