Diagram Tulang Ikan (Diagram Ishikawa) untuk Investigasi dalam Industri Farmasi

Pengerjaan yang benar untuk diagram tulang ikan

• Pada diagram tulang ikan pada kepala ikan HARUS berupa masalah dan mempunyai konotasi negatif
• diagram tulang ikan DIKERJAKAN DI LAPANGAN TEMPAT KEJADIAN MASALAH bukan dibelakang KERTAS

Diagram tulang ikan/diagram sebab akibat atau diagram Ishikawa merupakan tools yang sering digunakan oleh industri farmasi dalam pencarian akar penyebab masalah dari suatu kasus di industri farmasi. Kasus biasanya adalah kasus penyimpangan atau CAPA. Diagaram tulang ikan merupakan alat untuk melakukan brainstorming (penelahaan bersama), dalam mencari akar permasalahan dari suatu masalah. Akar masalah ini perlu ditemukan dari suatu masalah agar penanganan/solusi yang dilakukan tepat sasaran sehingga masalah tersebut teratasi. Bila suatu masalah penyebab akar masalah tidak ketemu, solusi yang dilakukan seperti menembak segala arah dan berharap terkena target (misal burung). Bila yang dilakukan seperti ini kemungkinan kecil masalah akan teratasi.

Sekilas tentang diagram Ishikawa

Diagram sebab akibat adalah alat bantu yang menunjukkan hubungan sistematik antara sebuah hasil atau indikasi gejala dan penyebab kemungkinannya. Diagram ini adalah alat bantu yang efektif yang menunjukkan sebab suatu masalah dan ditunjukkan dalam bentuk yang terstruktur (Magar & Shinde, 2014). Diagram sebab akibat dikembangkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa pada tahun 1943, sehingga sering disebut dengan diagram Ishikawa atau diagram tulang ikan karena bentuknya. Diagram sebab akibat menggambarkan garis dan simbol-simbol yang menunjukan hubungan antara akibat dan penyebab suatu masalah untuk selanjutnya diambil tindakan perbaikan. Sejak dikembangkan oleh Ishikawa diagram sebab akibat menjadi sangat populer untuk identifikasi berbagai jenis permasalahan (Shaw & Blundell, 2014).

Langkah dalam menyusun diagram sebab akibat adalah:

1. Disepakati terlebih dahulu arti dari ‘efek’ masalah muncul. Efek masalah ditempatkan pada kotak pada sisi paling kanan. Gambar garis sebagai punggung tarik ke kotak efek dari masalah.
2. Ditentukan kategori utama penyebab masalah, ditempatkan pada kotak dan dihubungkan dengan garis ke punggung diagram.
3. Dilakukan brainstorming untuk menemukan penyebab masalah dan penyebab lainnya pada tiap kategori utama. Dipastikan jalur dari penyebab ke efek digambar dengan benar. Jalur harus berawal dari akar masalah dan berakhir pada efek.
4. Setelah menyelesaikan penyebab utama masalah, dilakukan brainstorming lagi untuk menemukan penyebab masalah yang mungkin masih terlewat.
5. Setelah diagram selesai, didiskusikan penyebab terpenting dari masalah. Dibuat daftar penyebab akar masalah (Magar & Shinde, 2014).

Penerapan diagram sebab akibat misalnya dalam menghitung banyaknya penyebab kesalahan yang mengakibatkan terjadinya suatu masalah, menganalisa penyebaran pada masing-masing penyebab masalah, dan menganalisa proses. Untuk menghitung penyebab kesalahan dilakukan dengan mencari akibat terbesar dari suatu masalah. Contoh dari diagram sebab akibat dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Ada dua tipe diagram tulang ikan yaitu:

1. Berdasarkan 5M (Material, Method, Man, Miliue, Machine) atau 6M (ditambah Money/Market/Measurement). Ini yang paling populer, kadang dikombinasikan dengan yang lain misal proses atau lingkungan. Dalam gambar diatas merupakan contoh berdasarkan 5 M.
2. Berdasarkan Proses. Diagram Ishikawa ini dibuat urut berdasarkan proses terjadinya suatu masalah. Misal terdapat masalah di produk jadi, maka diagram ishikawa dibuat dari proses pertama yaitu penimbangan, pencampuran kemudian pengemasan produk jadi. Masing-masing proses ditarik lebih detail akar penyebab masalahnya. Tipe diagram Ishikawa ini tidak terlalu populer dibandingkan 5M. Akan tetapi pada kasus tertentu akan lebih cermat menarik akar masalah karena tidak terpaku pada 5 M. Saya pribadi lebih suka menggunakan tipe ini karena berdasarkan pengalaman lebih mudah dan cepat mencari akar masalah.

Di Industri farmasi sebaiknya diagram Ishikawa ini sudah masuk ke dalam form penyimpangan/Non Conformity terintegrasi sehingga akan lebih komprehensif tuntas mengatasi masalah. Contoh bagaimana form penyimpangan yang telah terintegrasi dapat dibaca di tulisan saya sebelumnya Cara Menangani Kasus Penyimpangan dan Ketidaksesuaian di Industri Farmasi. Biasanya terdapat kombinasi dengan tool penyelesaian masalah yang lain 5W 1 H atau diagram pareto. Sebaiknya dalam form penyimpangan sudah ditulis baku minimal 2 tools yang digunakan.

Tips dalam menyusun diagram Ishikawa:

• Baca berulang-ulang arti makna dari teori diagram Ishikawa. Ini diperlukan supaya tidak bersikap “sok tahu dan arogan”. Bila penguasaan teori mumpuni akan lebih terarah penemuan dari akar penyebab masalah.
• Pada prinsipnya semua ide diterima dalam diagram Ishikawa, tipsnya adalah tulis semua ide dalam brainstorming kemudian diakhir waktu penyusunan baru disortir.
• Biasanya waktu menyusun diagram, cenderung kesalahan ada di Man atau orang. Tapi ini perlu dikiritisi, apakah benar kesalahan karena orang?apakah karena penempatan orang yang tidak tepat?karena training kurang?karena pengawasan kurang?karena alat kurang sehingga orang melakukan kesalahan? Jangan dibiasakan kesalahan selalu bertumpu pada orang, sangat mungkin terjadinya kesalahan karena sistem/alat yang tidak mencukupi.
• Waktu menyusun diagram coba letakkan diri kita diluar bagian biasa kita bekerja. Kalau semisal masalah penyimpangan di produk jadi, kejadian masalah ada di gudang. Kemudian kita biasanya bekerja di gudang, maka tempatkan diri kita diluar gudang, sebagai orang lain misal sebagai orang QC. Ini dilakukan agar tidak bias dalam menganalisis suatu masalah.
• Cek ulang diagram yang telah dibuat, minta pendapat orang lain. Apakah diagram yang dibuat telah maksimal atau masih perlu koreksi.
• Bila kesulitan dalam menyusun diagram, jangan menyerah, lakukan terus. “Practice make perfect!”.

Semoga Bermanfaat

Salam Hangat

M. Fithrul Mubarok, M. Farm.,Apt

Sumber:

Magar, V. M., & Shinde, V. B. (2014). Application of 7 quality control ( 7 QC ) tools for continuous improvement of manufacturing processes. International Journal of Engineering Research and General Science, 2(4), 364–371.http://doi.org/10.1109/MS.2008.129.

Shaw, D., & Blundell, N. (2014). Analysing causes of avoidable waste in complex systems: A case study from the nuclear industry. Journal of Cleaner Production, 85, 41–50. http://doi.org/10.1016/j.jclepro.2014.06.051