Mengenal Bagian Gudang di Industri Farmasi

Warehouse atau gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi di industri farmasi yang berfungsi sebagai penyimpan bahan baku, bahan kemas, dan produk jadi. Kegiatan yang kami lakukan dia area warehous yang pertama adalah induksi materi terkait penerimaan barang (bahan baku, bahas kemas), pengiriman produk jadi, penyimpanan produk jadi sebelum dikirimkan ke gudang distribusi.

Gudang Industi Farmasi memiliki gudang utama yang didalamnya terdapat ruangan-ruangan yang dijadikan tempat penyimpanan meliputi gudang bahan baku, gudang bahan pengemas, gudang produk jadi, gudang barang teknik dan gudang reject. Barang di gudang reject akan dimusnahkan sesuai dengan aturan yang berlaku. Material baik bahan baku dan bahan kemas reject disimpan dalam area khusus dimana tidak semua orang dapat membukanya. Area digembok dengan kunci khusus sehingga hanya orang yang berwenang dapat masuk. Beberapa industri farmasi bagian penimbangan sentral jadi satu satu dengan bagian gudang ada juga yang terpisah dan penimbangan menjadi ranah bagian produksi. Perlu diketahui bagian penimbangan ruangannya harus memenuhi syarat khusus sesuai dengan kelas kebersihan pengolahan obatnya. Untuk membaca tulisan saya mengenai weighing booth dapat dibaca disini Kualifikasi Kinerja LAF/Weighing Booth/Sampling Booth

Penerimaan barang yang datang dalam gudang tidak langsung masuk ke dalam stok gudang melainkan melalui beberapa tahapan proses. Tahapan proses barang hingga menjadi stok gudang dapat di lihat pada Gambar berikut ini:

Saat barang datang terlebih dahulu dilakukan cek secara fisik teradap barang yang datang berupa pemeriksaan terhadap kemasan barang yang rusak atau tidak. Kemudian dilakukan cek administratif yang berupa daftar checklist kesesuaian Surat Pesanan (SP) dengan surat jalan yang memuat informasi mengenai tujuan, nomor SP, identitas barang (nomor bets dan tanggal kadaluarsa) dan jumlah barang, Certificate of Analysis (CoA), Material Safety Data Sheet (MSDS), kehalalan bahan serta label B3 untuk bahan Bahan Beracun dan Berbahaya (B3). Pengecekan dilakukan dengan teliti sesuai dengan checklist dalam SOP (Standar Operating Procedure).

Setelah lengkap terhadap checklist kemudian gudang membuat memo kepada pihak QC (Quality Control) untuk selanjutnya diuji dan barang yang datang diberi label karantina (warna kuning) dan disimpan digudang karantina. Bila hasil pemeriksaan barang datang dinyatakan tidak lengkap maka dilakukan komunikasi dengan bagian pengadaan untuk meminta kekurangan dokumen untuk di kirimkan. Pengiriman dokumen pelengkap ini dapat dikirimkan via email terlebih dahulu dan hardkopi dapat menyusul. Kelengkapan dokumen dapat disusulkan dalam kasus terdapat kekurangan dokumen bersifat minor. Akan tetapi bila barang datang dokumennya banyak tidak lengkap, barang tidak akan diturunkan untuk masuk ke dalam area karantina.

Bahan baku/bahan kemas yang telah diterima di area karantina maka pihak QC melakukan pengujian dan hasil pemeriksaan berupa Laporan Analisa (LA), apabila barang memenuhi spesifikasi maka akan diberi label hijau lalu disimpan di ruang penyimpanan bahan baku atau bahan kemas. Bagian gudang selanjutnya akan mengirimkan Bon Penerimaan Barang (BPB) ke Bagian PPIC (Production Planning and Inventory Control). Jika tidak memenuhi spesifikasi maka gudang akan memberi label merah yang berarti bahan yang datang ditolak dan disimpan pada gudang bahan yang ditolak untuk selanjutnya dikembalikan ke supplier.

Barang yang menjadi stok disimpan tidak bersentuhan langsung dengan lantai melainkan menggunakan Pallet dan disusun secara teratur. Gudang menerapkan sistem kartu stok untuk mengontrol proses penerimaan dan pengeluaran barang. Pengelolaan persediaan gudang di industri farmasi melalui sistem First In First Out (FIFO) untuk bahan kemas sedangkan untuk bahan baku menggunakan sistem First Expired First Out (FEFO) maupun FIFO. Pihak gudang melakukan pemeriksaan berkala terhadap kondisi ruangan yang dilakukan 2 kali sehari (pagi dan sore). Suhu ruang penyimpanan yang terdapat pada gudang dibedakan berdasarkan kondisi penyimpanan bahan baku dan kemas :

1. Ruang suhu terkendali meliputi gudang bahan baku (dibawah 30^oC) dan gudang produk jadi (15-20 ^oC).
2. Ruang suhu kamar pada bahan kemas primer/sekunder, produk jadi
3. Ruangan cold storage untuk bahan vaksin/produk vaksin

Pelayanan permintaan bahan baku, bahan pengemas dan barang teknik dari gudang dilakukan sesuai dengan surat permintaan bahan (material request) dari masing-masing bagian. Material request ini bisa berisi formula obat sesuai dengan Bill Of Material (BOM).Masing-masing bagian akan membuat material request dan gudang akan menyiapkan sesuai dengan jumlah yang tertera pada material request. Pada masing-masing bagian memiliki tempat penyimpanan sendiri untuk menerima barang yang datang dari gudang dan dilakukan pemeriksaan ulang terhadap barang yang datang dari gudang berdasarkan  material request.

Bagian gudang farmasi bukan sekedar hanya menyimpan baik bahan baku, bahan kemas dan produk jadi akan tetapi juga melakukan Cara Penyimpanan Obat yang baik. Cara penyimpanan obat yang baik ini merupakan bagian dari CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik). Tugas bagian gudang yang terkait dengan penyimpanan yang baik adalah:

• Menjaga material (bahan baku, bahan kemas dan produk jadi) dari kerusakan selama penyimpanan dan distribusi
• Menjaga degradasi produk karena paparan cahaya dan suhu
• Menjaga dari risiko campur baur dan kontaminasi dari kotoran
• Menjaga identitas bahan baku, bahan kemas dan produk jadi
• Melakukan tracing terhadap pergerakan bahan baku, bahan kemas dan produk jadi
• Menjaga agar bahan yang kadaluarsa atau rusak tidak terlayankan ke produksi

Selain melakukan penyimpanan terhadap bahan yang terdapat di stok, bagian gudang juga melakukan penyimpanan terhadap barang-barang yang langsung dipakai (LD) seperti kertas toilet, alat-alat tulis, reagen kimia dan spare part mesin-mesin.

Dalam melaksanakan tugasnya personil gudang harus dibekali dengan latihan dan pengalaman yang cukup. Personil gudang harus terlatih karena terkait dengan pelayanan bahan baku dan bahan kemas yang banyak sekali dan rawan tertukar. Berikut beberapa contoh keterampilan kerja yang harus dimiliki oleh bagian gudang:

• Pemahaman nama vendor-vendor bahan baku yang telah disetujui
• Memahami suhu-suhu penyimpanan bahan
• Mampu memastikan material dan stok ditempatkan pada lokasi penyimpanan yang sesuai
• Dapat melakukan handling bahan dengan aman sesuai dengan Material Safely Data Sheet (MSDS)
• Melakukan pencatatan stok pada kartu stok dengan disiplin
• Secara akurat menempatkan bahan atau stok sesuai dengan aturan FIFO/FEFO.

Demikian ulasan saya mengenai gudang di Industri Farmasi semoga dapat membantu pembaca memahami gudang di industri farmasi.

Semoga Bermanfaat

Salam

M. Fithrul Mubarok, M. Farm.,Apt