Sistem Kontrol Perubahan (Change Control Management) di Industri Farmasi

Halo bertemu lagi dengan saya M. Fithrul Mubarok ,pada kesempatan ini saya akan membagikan hasil pelatihan mengenai Change Management yang saya pernah ikuti Desember 2020 ini. Pelatihan ini dilakukan secara online dengan menggunakan media Zoom meeting. Tujuan dari pelatihan ini adalah meningkatkan kompetensi dan pemahaman pegawai khususnya mengenai sistem Change Control Management, tinjauan umum terhadap perubahan peraturan BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan) yang relevan di lingkungan di Industri Farmasi.

Pembukaan

Pembukaan traning dilakukan oleh host dengan menekankan tujuan dari pelatihan yaitu agar Apoteker industri farmasi meningkatkan kompetensi sehingga dapat menghadapi regulasi yang ketat dalam pembuatan obat

Materi 1 (Overview Change Control)

Di materi pertama ini dijelaskan mengenai definisi change management system (sistem manajemen perubahan). Sistem manajemen perubahan adalah pendekatan sistemakik dalam pengajuan, evaluasi, persetujuan, impementasi dan review perubahan. Definisi menurut WHO (World Health Organization) adalah sistem formal dimana personil terkualifikasi melakukan pengajuan perubahan yang dapat berpengaruh pada status validasinya. Ini dilakukan untuk menentukan aksi perubahan dalam memastikan sistem telah terpelihara dengan kondisi tervalidasi. Tujuan dari sistem kontrol perubahan adalah mencegah adanya konsekuensi perubahan yang bersifat liar dan tidak terkontrol. Sistem ini juga ditujukan untuk menjafa kualitas produk dan proses reprodusibilitasnya.

Sistem kontrol perubahan dilakukan pada perubahan antar lain :

• Bahan awal
• Komponen produk
• Mesin/ alat proses
• Lingkungan/fasilitas proses
• Metode produksi
• Metode pengujian
• perubahan lain yang berpengaruh pada kualitas produk

Dengan adanya sistem kontrol perubahan, akan menjaga organisasi dari :

• Kesalahan / melanggar regulasi produk
• Penjagaan kualitas yang berlebihan
• Terhindar dari kesalahan secara hukum / undang-undang
• Risiko akibat perubahan dapat dikontrol sehingga menjaga industri farmasi dari risiko yang lebih besar

Kontrol perubahan ini termasuk elemen dari PQS (Pharmaceutical Quality System) di ICH Q 10, berikut gambarannya

Dapat dilihat diatas bahwa change management system bersama dengan CAPA, Mangement review dan sistem monitoring kualitas merupakan elemen dari PQS. Sistem kontrol perubahan semacam ini tidak hanya dipersyaratkan dalam farmasi akan tetapi juga di ISO 9001.

Perubahan-perubahan dalam industri farmasi secara umum dapat digolongkan menjadi:

• Perubahan yang terkait dengan regulasi
• Perubahan yang tidak terkait dengan regulasi
• Perubahan yang terkait dengan produk
• Perubahan yang terkait dengan GMP/CPOB

Dampak perubahan diatas dapat digolongkan menjadi perubahan minor, mayor dan moderat.

Materi 2 (Regulatory Relevant Change For Training)

Dalam sesi ini dijelaskan bahwa perubahan terkait pembuatan obat tidak hanya berpengaruh di internal pabrik sendiri akan tetapi juga berpengaruh di regulasi, terutama regulasi tentang registrasi obat. Ini akan menjadi penting terkait dengan obat yang menjadi komiditas ekspor ke negara lain. Negara yang menjadi tujuan ekspor mempunyai regulasi sendiri tentang registrasi obat sehingga diperlukan pemahaman yang tinggi sehingga obat dapat dijual di negara tersebut. Perubahan yang terkait dengan regulasi registrasi obat diantaranya:

3.2.P.1 Description and Composition of the Drug Product (name, dosage form)
3.2.P.3 Manufacture (name, dosage form)
3.2.P.4 Control of Excipients (name, dosage form)
3.2.P.5 Control of Drug Product (name, dosage form)
3.2.P.7 Container Closure System (name, dosage form)
3.2.P.8 Stability (name, dosage form)

Terdapat informasi baru bagi saya tentang perubahan terkait dengan alat mesin yaitu perubahan terkait mesin produksi dalam digolongkan menjadi bermacam-macam terkait dengan tingkat kekritisannya. Acuan yang dimaksud adalah SUPAC:Manufacturing Equipment Addendum Guidance for Industry. Guideline tersebut dapat diakses pada laman berikut ini.

Bila prosedur kontrol perubahan di industri farmasi belum mencakup secara detail mengenai detail perubahan mesin, alangkah baiknya di dalam prosedur di detailkan lagi mengenai perubahan mesin mengacu pada guideline SUPAC ini. Dalam SUPAC ini mengatur mengenai jenis perubahan yaitu perubahan minor dan mayor yang terbagi dalam Operation Principle dan Desing Characteristic. Berikut contohnya:

Contoh :
Unit Operation
– Blending and Mixing
Operating Principle
– Diffusion Blending (Tumble) – (Vblenders, Double Cone Blenders)
– Convection Mixing – (Ribbon Blender,
Planetary Blender)
– Pneumatic Mixing – (mixers that use
compressed air or air bubbles instead of
electricity to mix or homogenize
materials or powders)

Materi 3 (Technical Change Control for Training)

Dalam sesi ini dijelaskan mengenai kategori perubahan yaitu perubahan minor, moderate dan perubahan mayor. Ini berbeda dengan klasifikasi dampak keberbahayaan yaitu klasifikasi I (kritikal), II (major) dan III (minor). Berikut penjabaran mengenai kategorinya.

Perubahan minor :

• Kemungkinan terjadi kecil terjadinya risiko
• Cenderung tidak mempunyai dampak pada kualitas dan performa
• Hampir tidak ada dampak buruk yang terdeteksi terhadap kinerja kualitas

Perubahan Moderat

• Mungkin terdapat dampak terhadap kualitas dan performa (mesin)
• Mungkin mempunyai dampak pada kualitas dan performa
• mungkin ada dampak buruk yang terdeteksi terhadap kinerja kualitas

Perubahan Mayor

• Terdapat dampak terhadap kualitas dan performa (mesin)
• Mungkin sekali mempunyai dampak pada kualitas dan performa
• Ada dampak buruk yang terdeteksi terhadap kinerja kualitas

Materi 4 (Change Management Governance System For Training)

Dalam sesi ini dijelaskan mengenai alur penanganan perubahan terkait dengan sistem dokumentasi di suatu organisasi. Perubahan ini disesuaikan dengan kebijakan perubahan dan level-level dokumen dalam suatu industri farmasi. Berikut piramida contoh level kebijakan dalam organisasi.

Materi 5 (Audit Finding Relate to Change Management System)

Dalam sesi ini dijelaskan bahwa banyak sekali temuan-temuan audit terkait dengan kontrol perubahan. Klausul-klausul di dalam CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) 2018 juga banyak yang mengatur tentang perubahan. Klausul-klausul ini tersebar di hampir semua bab CPOB 2018. Berikut contoh-contoh klausulnya.

l) Pengaturan tersedia untuk evaluasi prospektif terhadap perubahan yang direncanakan dan persetujaun terhadap perubahan sebelum diimplementasikan dengan memerhatikan laporan dan, dimana diperlukan, persetujuan dari Badan Pengawas Obat dan Makanan

CPOB 2018 Bab 1 Sistem Mutu Industri Farmasi

m) setelah pelaksanaan perubahan, evaluasi dilakukan untuk mengonfirmasi pencapaian sasaran mutu dan bahwa tidak terjadi dampak merugikan terhadap mutu produk;

CPOB 2018 Bab 1 Sistem Mutu Industri Farmasi

Point 1.8 …..

b) tahap kritis dalam proses pembuatan, dan perubahan signifikan dalam proses divalidasi;

CPOB 2018 Bab 1 Sistem Mutu Industri Farmasi

12.96 Pengendalian perubahan merupakan bagian penting dari pengelolaan pengetahuan dan hendaklah ditangani dalam Sistem Mutu Industri Farmasi.

12.97 97 Hendaklah tersedia prosedur tertulis yang merinci langkah yang diambil bila ada usul perubahan terhadap bahan awal, komponen produk, peralatan, proses, bangunan-fasilitas, ragam produk, proses produksi atau metode pengujian, ukuran bets, design space, atau perubahan apa pun pada siklus hidup produk yang mungkin berpengaruh pada mutu atau reprodusibilitas

CPOB 2018 Bab 12 Kualifikasi dan Validasi

Terdapat sekitar 21 klausul terkait perubahan di dalam CPOB 2018. Tips dapat dicari dalam softcopy pdf CPOB 2018 dengan fasilitas search PDF sehingga didapatkan mengenai klausul mengenai perubahan.

Berikut contoh-contoh temuan terkait dengan kontrol perubahan:

• Overview perubaan mengenai aspek regulatory terlewat
• Tidak adanya review yang komprehensif mengenai dampak perubahan
• Kajian risiko terhadap perubahan tidak tepat
• Tidak mengevaluasi monitoring perubahan secara lengkap
• Usulan perubahan tidak direview dan tidak dimonitoring selama review manajemen
• Tidak adanya efektivitas monitoring perubahan

Pada hari pertama dijelaskan mengenai teori-teori diatas dan kemudian dilanjutkan workshop latihan mengenai kasus-kasus nyata di industri farmasi.

Demikian sharing saya mengenai pelatihan Training Change Control Management yang pernah saya ikuti. Untuk materi mengenai pelatihan ini semua dapat di download pada link berikut ini.

Semoga Bermanfaat

Salam

M. Fithrul Mubarok, M. Farm.,Apt