Beberapa waktu yang lalu saya mendapatkan pengalaman menjadi ketua stok opname, melakukan stok opname barang-barang di pabrik. Stok opname ini dilakukan rutin setiap 3 bulan dalam satu tahun. Stok opname dilakukan pada semua barang yang berada di pabrik meliputi bahan kemas, bahan antara, produk jadi, inventaris, mesin, gedung, tanah, bangunan dan aktiva lainnya. Walaupun rutin setiap 3 bulan, akan tetapi dalam pelaksanaan tingkat keseriusan dan kedetailan akan lebih serius pada tengah tahun (bulan ke 6) dan pada akhir tahun (bulan ke 12). Data bulan ke 6 dan 12 ini menjadi penting untuk mengetahui posisi harta perusahaan pada tengah tahun dan akhir tahun. Stok opname harus dapat diselesaikan sebelum closing akuntansi setiap awal bulan yaitu sekitar tanggal 6-7 setiap bulan. Stok opname harus selesai sebelum closing agar posisi aktiva dan passiva menjadi final sehingga pada akuntansi akan menggambarkan posisi keuangan sebenarnya.
Apa itu Stock Opname?
Stock opname adalah salah satu bentuk kegiatan perhitungan persediaan stok barang di gudang sebelum dijual/dikirimkan. Kegiatan ini memang cukup menyita waktu, karena terdapat kegiatan memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang secara langsung.
Selain itu, dalam melakukan perhitungan juga tidak boleh ada kesalahan atau ada yang terlewat, karena nantinya akan berpengaruh pada stok barang yang disimpannya. Kesalahan pencatatan stok akan berisiko ke perhitungan aktiva dan pasiva dalam perusahaan. Ini dapat berimplikasi luas pada laporan keuangan dan keputusan-keputusan terkait pengelolaan ke depan, misal keputusan penjualan/ pengiriman barang ke gudang pusat.
Kegunaan Stok Opname
Kegiatan stock opname dilakukan untuk mengetahui secara pasti dan benar tentang persediaan barang yang ada pada catatan pembukuan dan barang yang ada di gudang atau perusahaan. Apakah jumlahnya sama atau berbeda. Jika ditemukan barang lebih banyak daripada yang tertulis di stock opname, maka bisa dilakukan pengecekan ulang, apakah kemungkinan ada transaksi yang belum dicatat atau kesalahan dalam melakukan pencatatan. Kekurangan bisa berbentuk selisih lebih atau selisih kurang.
Jika terjadi kekurangan, biasanya bisa dilakukan dengan dua cara yaitu dengan membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan barang, atau bisa juga perusahaan membebankan kepada petugas bagian stock opname melakukan pengantian atas kekurangan barang. Intinya jumlah barang yang tercatat di SAP (System Application and Product in data processing) harus sama dengan jumlah barang real di gudang/lapangan. Hal yang perlu dihindari adalah terjadi selisih baik kurang ataupun lebih dan terjadi pembiaran. Ini bila terjadi maka tidak akan menggambarkan jumlah harta/barang di lapangan sehingga akan menjadi acuan yang salah dalam berbagai keputusan. Selisih ini bila dibiarkan akan terakumulasi pada periode stok opname berikutnya sehingga akan semakin banyak selisih yang terjadi.
Manfaat Stok Opname
Perlu diketahui bahwa selain mengetahui secara pasti jumlah barang yang ada di gudang/perusahaan, stock opname memiliki manfaat lainnya juga loh, yaitu sebagai berikut:
- Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.
- Bisa untuk tindak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan stok barang.
- Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui.
- Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti.
- Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.
Periode Stok Opname
Periode stok opname tergantung dari kebijakan perusahaan yang sudah disetujui. Umumnya periode untuk melakukan stock opname dilakukan dalam periode tahunan, perkuartal (4 bulan), triwulan (3 bulan), bahkan ada yang setiap bulan sekali. Di pabrik sendiri dilakukan setiap triwulan dan tingkat keseriusan terutama pada tengah tahun dan akhir tahun. Ini berkaitan dengan kepentingan mengetahui progress perusahaan di tengah tahun dan evaluasi kinerja akhir tahun.
Tujuan dilakukan Stok Opname
Selain manfaat, stock opname memiliki beberapa tujuan. Tujuan dilakukannya stock opname tidak hanya untuk mengetahui persediaan perusahaan saja, tapi juga dapat dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, dan hutang. Tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan perusahaan, yang mana termasuk salah satu fungsi untuk Sistem Pengendalian Intern (SPI) atau audit lainnya. Melalui kegiatan ini maka akan diketahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada.
Pada beberapa perusahaan stock opname dilakukan untuk persediaan barang dan kas, sedangkan stock opname pada perusahaan manufaktur dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Jika terdapat selisih saat selesai dilakukan stock opname, maka perlakuan selisih ini disesuaikan dengan kebijakan perusahaan. Untuk selisih kurang, kekurangannya dapat dibebankan pada perusahaan sehingga dibuat jurnal penyesuaian.
Tahapan Stok Opname
Tahap ini adalah hari di mana stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:
- Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah ter-input semua ke program SAP.
- Setelah semua stok sudah ter-input ke program, print semua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian koordinator di masing-masing tim stock opname. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.
- Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag/stiker agar tidak terjadi dobel penghitungan.
- Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke excel terlebih dahulu. Format excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih. Dapat juga setelah final dilakukan input di SAP.
- Setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.
- Jika semua proses sudah selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program
Teknis Stop Opname dengan SAP
Di stok opname lewat SAP terdapat beberapa langkah yaitu :
- Pembuatan PID (Physical Inventory Document)
Untuk teknis mulai dari pembautan dcmts directly, pengisian field max, nomer item dan lain-lain. Bila langkah benar akan terbentuk nomer PID secara otomatis. Catat nomer ini karena akan digunakan pada tahap selanjutnya. - Mencetak Physical Inventory Worksheet
Pembuatan Physical Inventory Worksheet menggunakan tcode ZRMM035A. Ini dilakukan sebagai panduan pengecekan barang dilapangan. Worksheet ditandatangi oleh petugas dan penanggung jawab gudang. - Entry data Physical Inventory/ Stok Opname
pada langkah ini menggunakan tcode MI04 ini dilakukan entry bila semua data barang dan fisik sudah sesuai. - Display Physical Inventory Differences (Tampilan Selisih Stock Opname)
Langkah ini dilakukan untuk mengecek bila mana terjadi selisih yang dikarenakan entry atau hal lain. Langkah ini menggunakan tcode MI20. Bila terdapat perbedaan yang signifikan dapat dilakukan pengecekan ulang dengan mencetak selisih tersebut dengan tcode ZRMM036A . - Post Physical Inventory
Setelah ricek perbedaan selisih stok opname dan sudah dinyatakan final datanya, dilakukan post physical inventory dengan tcode MI07. - Monitoring Physical InventoryUntuk mengetahui apakah semua transaksi Physical Inventory sudah tuntas atau belum, lakukan monitoring Physical Inventory dengan cara ketik MI24 pada Command field. Lakukan terus monitoring hingga pelaksanaan Physical Inventory selesai dengan tuntas. Physical Inventory dianggap selesai jika status Physical Inventory menunjukan status “Counted, Adjusted.
Sekian berbagi pengalaman saya dalam melakukan stok opname, untuk detail teknis SAP dituangkan dalam protap stok opname sehingga dapat dibaca petugas stok opname bila lupa. Langkah-langkah dalam protap stok opname detail dan banyak sehingga perlu ditulis dalam protap agar dapat digunakan sebagai panduan periodik stok opname.
Semoga bermanfaat
Salam
M. Fithrul Mubarok
Sumber :
