10 Tips untuk Menulis SOP yang Mudah Dipahami dan Diikuti

SOP atau Standard Operating Procedure adalah dokumen yang berisi instruksi langkah demi langkah untuk melakukan suatu proses atau aktivitas dalam suatu organisasi. SOP sangat penting bagi industri farmasi, karena dapat membantu memastikan kualitas, keamanan, dan efektivitas produk obat.

Namun, menulis SOP yang baik bukanlah hal yang mudah. Banyak tantangan dan kesulitan yang harus dihadapi, seperti menentukan tujuan, ruang lingkup, dan standar SOP, menyusun format, gaya, dan struktur SOP, serta mengkomunikasikan dan melatih SOP kepada pihak yang terkait.

Dalam artikel ini, kami akan membahas 10 tips untuk menulis SOP yang mudah dipahami dan diikuti, baik oleh penulis maupun pengguna SOP.

1. Gunakan tabel, bullet, dan nomor

Salah satu cara untuk membuat SOP lebih mudah dibaca dan dirujuk adalah dengan menggunakan tabel, bullet, dan nomor. Tabel dapat digunakan untuk menyajikan data atau informasi yang kompleks dalam bentuk yang terstruktur. Bullet dapat digunakan untuk memecah informasi menjadi poin-poin penting yang disusun secara metodis. Nomor dapat digunakan untuk menunjukkan urutan langkah-langkah yang harus dilakukan.

Hindari menggunakan penomoran yang berjenjang, seperti 2.1, 2.1.1, 2.1.1.1, dan seterusnya, karena dapat membuat dokumen menjadi berantakan dan sulit dibaca. Gunakan tabel dan bullet yang bernomor untuk mencapai hasil yang sama.

2. Gunakan template SOP yang membimbing penulis dan pengguna

Template SOP adalah dokumen yang telah diformat sebelumnya yang digunakan sebagai acuan untuk menulis SOP. Template SOP dapat membantu menstandarisasi format, gaya, dan struktur SOP, sehingga dapat menciptakan konsistensi dan keseragaman dalam dokumen.

Template SOP juga dapat membantu penulis dan pengguna SOP untuk mengetahui informasi apa saja yang harus disertakan dalam SOP, serta bagaimana menyajikan informasi tersebut dengan jelas dan logis.

Pastikan template SOP Anda memiliki judul-judul standar untuk:

• Ruang lingkup
• Peran dan tanggung jawab
• Ikhtisar proses
• Langkah-langkah proses
• Lampiran dan referensi

3. Tulis untuk pengguna akhir

SOP ditulis untuk pengguna akhir, yaitu orang-orang yang akan melakukan proses atau aktivitas yang dijelaskan dalam SOP. Oleh karena itu, Anda harus menulis SOP dengan mempertimbangkan kebutuhan, harapan, dan kemampuan pengguna akhir.

Beberapa hal yang harus diperhatikan saat menulis untuk pengguna akhir adalah:

• Gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami. Hindari istilah teknis, singkatan, atau jargon yang tidak familiar bagi pengguna akhir. Jika harus menggunakan istilah tersebut, berikan definisi atau penjelasan yang sesuai.
• Gunakan kalimat yang pendek, aktif, dan langsung. Hindari kalimat yang panjang, pasif, atau bertele-tele. Berikan instruksi yang spesifik, konkret, dan dapat diukur. Hindari instruksi yang ambigu, abstrak, atau tidak jelas.
• Gunakan gambar, video, infografis, atau media lain yang dapat membantu pengguna akhir memvisualisasikan atau memahami proses atau aktivitas yang dijelaskan dalam SOP. Pastikan media tersebut relevan, akurat, dan berkualitas tinggi.

4. Uji coba SOP Anda

Sebelum menerbitkan SOP Anda, Anda harus menguji coba SOP Anda untuk memastikan bahwa SOP Anda dapat dipahami dan diikuti dengan benar oleh pengguna akhir. Anda dapat menguji coba SOP Anda dengan cara:

• Meminta orang lain yang tidak terlibat dalam penulisan SOP untuk membaca dan memberikan umpan balik tentang SOP Anda. Mintalah mereka untuk menilai apakah SOP Anda jelas, logis, dan lengkap. Tanyakan apakah ada bagian yang membingungkan, tidak relevan, atau tidak konsisten.
• Meminta orang lain yang terlibat dalam proses atau aktivitas yang dijelaskan dalam SOP untuk mencoba melakukan proses atau aktivitas tersebut dengan mengikuti SOP Anda. Mintalah mereka untuk menilai apakah SOP Anda akurat, efektif, dan efisien. Tanyakan apakah ada langkah yang tidak perlu, tidak praktis, atau tidak sesuai.

5. Manfaatkan ruang kosong

Ruang kosong adalah bagian dari dokumen yang tidak berisi teks, gambar, atau media lain. Ruang kosong dapat membantu membuat SOP lebih mudah dibaca dan dirujuk, karena dapat memberikan jeda, fokus, dan keseimbangan dalam dokumen.

Beberapa cara untuk memanfaatkan ruang kosong dalam SOP adalah:

• Gunakan margin, spasi, dan indentasi yang cukup untuk memisahkan antara teks, gambar, atau media lain. Hindari menjejalkan terlalu banyak informasi dalam satu halaman atau paragraf.
• Gunakan warna, font, dan ukuran yang berbeda untuk membedakan antara judul, subjudul, dan teks. Hindari menggunakan warna, font, atau ukuran yang terlalu mencolok, berlebihan, atau tidak sesuai dengan tema dokumen.
• Gunakan garis, kotak, atau simbol lain untuk memisahkan antara bagian, subbagian, atau poin-poin penting dalam dokumen. Hindari menggunakan garis, kotak, atau simbol yang terlalu banyak, besar, atau rumit.

6. Buat hierarki dokumen yang jelas

Hierarki dokumen adalah susunan dokumen yang menunjukkan hubungan antara dokumen yang berbeda dalam suatu organisasi. Hierarki dokumen dapat membantu pengguna akhir untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dengan SOP, serta bagaimana mengakses dan merujuk dokumen tersebut.

Beberapa hal yang harus diperhatikan saat membuat hierarki dokumen adalah:

• Gunakan sistem penomoran yang konsisten dan bermakna untuk dokumen Anda. Sistem penomoran harus dapat menunjukkan jenis, kategori, dan tingkat dokumen. Contoh: SOP-PRD-001, yang berarti SOP untuk proses produksi nomor 001.
• Gunakan sistem pengelompokan yang logis dan mudah dipahami untuk dokumen Anda. Sistem pengelompokan harus dapat menunjukkan fungsi, departemen, atau area dokumen. Contoh: SOP-PRD untuk SOP yang berkaitan dengan proses produksi, SOP-QA untuk SOP yang berkaitan dengan proses jaminan mutu, dan seterusnya.
• Gunakan sistem pengindeksan yang efektif dan efisien untuk dokumen Anda. Sistem pengindeksan harus dapat memudahkan pengguna akhir untuk mencari, menemukan, dan mengakses dokumen yang dibutuhkan. Contoh: menggunakan daftar isi, daftar singkatan, daftar lampiran, daftar referensi, dan daftar revisi dalam dokumen.

7. Manfaatkan riwayat perubahan dokumen

Riwayat perubahan dokumen adalah bagian dari dokumen yang mencatat perubahan-perubahan yang terjadi dalam dokumen, termasuk tanggal, alasan, dan penanggung jawab perubahan. Riwayat perubahan dokumen dapat membantu pengguna akhir untuk mengetahui versi, status, dan sejarah dokumen.

Beberapa hal yang harus diperhatikan saat membuat riwayat perubahan dokumen adalah:

• Gunakan tabel untuk menyajikan riwayat perubahan dokumen dengan rapi dan terstruktur. Tabel harus memiliki kolom untuk nomor revisi, tanggal revisi, alasan revisi, dan penanggung jawab revisi.
• Gunakan sistem penandaan yang jelas dan mudah dikenali untuk menunjukkan perubahan yang terjadi dalam dokumen. Sistem penandaan harus dapat menunjukkan bagian, paragraf, atau kalimat yang ditambah, diubah, atau dihapus. Contoh: menggunakan warna, font, atau simbol yang berbeda untuk menandai perubahan, serta menggunakan catatan kaki atau komentar untuk menjelaskan perubahan.
• Gunakan sistem pengarsipan yang aman dan teratur untuk menyimpan dokumen yang telah direvisi. Sistem pengarsipan harus dapat melindungi dokumen

Sumber : https://www.pharmout.net/10-tips-for-writing-user-friendly-sops/