Perusahaan besar dengan beberapa jumlah anak perusahaan dan plant, pasti akan banyak sekali dokumen yang diurus. Apabila perusahaan besar dan mempunyai banyak cabang tersebar di berbagai daerah/negara. Masing-masing cabang perusahaan mempunyai karakteristik dan wilayah/kota yang berbeda-beda. Pada setiap pabrik atau unit menerapkan manajemen mutu yang berbeda-beda, tapi secara garis besar ada 2 yaitu yang bersifat mandatory (wajib) dan bersifat voluntary (sukarela). Mengenai sistem manajemen mutu ini saya akan khusus membahas tentang perusahaan farmasi akan tetapi dalam prinsipnya dapat diterapkan juga pada perusahaan lain non farmasi.
Manajemen mutu yang bersifat mandatory antara lain CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik), CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik), CPKB (Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik), CPBBAOB (Cara Pembuatan Bahan Baku Aktif Obat yang Baik), CPPKRTB (Cara Pembuatan Produk PKRT yang Baik), CPOTB (Cara Pembuatan Obat Tradisional yang Baik) dan Proper Lingkungan Hidup (bagi perusahaan yang ditunjuk). Manajemen mutu yang bersifat voluntary antara lain ISO 9001:2015, ISO 14000 dan sistem manajemen halal. Untuk sistem manajemen halal ini pada tahun ini 2019 hukumnya menjadi mandatory, kalau gak salah bulan Oktober dimulainya.
Adanya berbagai sistem manajemen mutu yang diterapkan berbeda-beda di masing-masing plant menjadikan tantangan sendiri bagaimana agar sistem mutu dan sistem manajemen antar plant kualitas-kemampuannya bisa sama. Bukan hanya di plant akan tetapi dari holding sampai dengan anak perusahaan agar sama juga kualitas sistem manajemen mutunya. Selain adanya Quality Management secara terpusat perlu juga sistem dokumentasi manajemen terintegrasi antar semua unit. Kondisi ekstisting sekarang ini dokumentasi di tiap -tiap unit berbeda-beda. Perbedaan cukup kompleks meliputi dokumentasi manual (paper based), dokumentasi semi elektronik, perbedaan format-format dokumen, perbedaan hierarki dokumen dan lain-lain.
Format dokumen saja antar unit berbeda, misalnya dokumen protap satu alat saja antar plant bisa berbeda. Misalnya pabrik cabang Jakarta membeli alat HPLC Waters kemudian pbarik cabang Bandung juga membeli alat HPLC yang sama, hampir pasti dapat terjadi ada 2 dokumen yang berbeda yang dikerjakan oleh masing-masing plant. Perbedaan ini bisa terjadi karena antar unit belum ada koordinasi atau terwadahi oleh sistem dokumentasi yang terintegrasi. Saya melihat ini sebagai pemborosan karena kerja dua kali untuk dokumen yang sama. Hal-hal ini tidak terjadi untuk perusahaan-perusahaan besar yang bersifat global, karena mereka menerapkan sistem manajemen dan dokumentasi yang terintegrasi. Sistem seperti ini berorientasi pada kekuatan dan efisiensi penerapan dokumen.
Saya rasa perusahaan farmasi besar perlu menerapakan dokumentasi secara terintegrasi, terpadu pada semua unit. Apalagi zaman sekarang serba digital, dan teknologi informasi semakin murah, tidak ada hambatan lagi menurut saya, tinggal kemauan dan komitmen saja. Belajar dari sistem ERP di perusahaan global lain, dahulu pada masing-masing pabrik mempunyai ERP sendiri-sendiri sehingga tidak nyambung, flow informasi dan data tidak tersambung. Komunikasi data antar pabrik habis karena harus cetak manual kemudian kirim lewat pos atau email. Berbeda dengan sekarang dengan adanya sistem SAP hambatan-hambatan tersebut hilang. Komunikasi dan kelancaran data tersambung terintegrasi via SAP.
Menilik dari sistem ERP-SAP diatas untuk menerapkan sistem dokumentasi yang terintegrasi harus ada komitmen kuat dari manajemen puncak kemudian diterapkan pada semua unit.
Dengan adanya sistem dokumentasi online yang terintegrasi antar unit banyak keuntungan yang didapat, yaitu:
– Komunikasi dan pertukaran dokumen antar plant/unit bisa lebih cepat, karena user yang membutuhkan tinggal login kemudian ambil sendiri dokumen yang diperlukan
– Akses dokumen dapat diambil kapan dan dimana saja. Misal bagian pembelian pusat membutuhkan spesifikasi bahan baku A, dia tinggal search saja di sistem kemudian dapat mendownload sendiri tanpa meminta pihak plant untuk menyediakan. Dengan sistem seperti ini efektivitas akan meningkat.
– Pembelajaran dan informasi antar unit akan menjadi cepat sehingga membantu mencapai sistem manajemen mutu yang setara pada semua unit
– Keseragaman semua dokumen sehingga tidak membingungkan antara personil-personil berbeda unit dalam memahami dokumen
– Personil yang pindah antar unit dapat dengan segera paham karena sistem dokumentasi yang diterapkan sama.
Diluar sana terdapat berbagai macam manajemen dokumen baik yang berbayar maupun yang gratis seperti Alfresco Document Management, OpenKM, Pandadoc atau software lain yang dikembangkan oleh developer lokal. Saya pribadi berharap dokumentasi online terintegrasi dilakukan di banyak perusahaan untuk menyambut zaman yang serba cepat, distrupsi , revolusi industri 4.0 dan mengandalkan teknologi.
Semoga bermanfaat
Salam
M. Fithrul Mubarok, M. Farm.,Apt
