Dokumen Induk Industri Farmasi (DIIF)

Pengertian Dokumen Induk Industri Farmasi

Dokumen Induk Industri Farmasi (DIIF) atau sering disebut Site Master File (SMF) merupakan dokumen yang menjabarkan pabrik manufaktur farmasi. Dokumen disiapkan oleh pabrik manufaktur menjabarkan semua informasi terkait operasional pabrik termasuk kebijakan, pengawasan mutu atau operasional pabrik lainnya. Di pabrik obat harus mempunyai dokumen induk industri farmasi ini sebagai bagian dari pemenuhan regulasi oleh BPOM.

Pada kesempatan ini saya akan berbagi pengalaman dalam penyusunan contoh Dokumen Induk Industri Farmasi di Industri Farmasi. Bagaimana kami melakukan studi literatur dan menterjemahkan dalam dokumen resmi berupa kemudian menuangkan dalam Dokumen Induk Industri Farmasi Pabrik Farmasi.

Acuan Aturan DIIF

Dokumen Induk Industri Farmasi dapat ditulis dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris, terkait dengan perlunya dokumen ini untuk eksport obat sebaiknya dokumen ditulis dalam bahasa Inggris. Dokumen Induk Industri Farmasi dapat disusun mengacu kepada :

• Peraturan Badan POM Nomor HK.04.1.33.02.12.0883 Tahun 2012 tentang dokumen induk industri farmasi dan industri obat tradisional
• PIC/S PE 008-4 EXPLANATORY NOTES FOR PHARMACEUTICAL MANUFACTURERS ON THE PREPARATION OF A SITE MASTER FILE
• ICH Explanatory Notes on the preparation of a Site Master File
• Annex 14 WHO guidelines for drafting a site master file

Isi dari Dokumen Induk Industri Farmasi antara lain:

• Harus mengandung informasi terkait aktivitas CPOB yang dilakukan di Pabrik Farmasi
• Dokumen induk ini harus mengandung informasi cukup tapi tidak terlalu banyak. Sebaiknya terdiri dari 25-30 halaman termasuk semua lampiran. Dalam kenyataannya ini sulit sekali karena dalam pabrik farmasi lampiran yang ada banyak sekali, pengalaman saya menyusun Dokumen Induk Industri Farmasi bisa lebih dari 70 halaman.
• Layout ruangan dan gedung farmasi
• Layout dan desain harus jelas dan dapat dibaca ketika di cetak di kertas A4.
• Dokumen merupakan bagian dari sistem mutu di Industri Farmasi sehingga diperlakukan seperti dokumen mutu lainnya seperti mempunyai nomor registrasi, tanggal efektif dan edisi.
• Dokumen harus selalu terkimi dengan semua aktivitas dalam pabrik

Format dari Dokumen Induk Industri Farmasi bervariasi dari negara satu dengan negara yang lain akan tetapi format secara umum hampir sama yang meliputi :

• Informasi umum dari pabrik manufaktur pembuat
• Sistem Manajemen Kualitas
• Personel
• Bangunan dan Peralatan
• Dokumentasi
• Produksi
• Pengawasan Mutu
• Kontrak pembuatan obat (toll out/toll in)
• Aktivitas paska pasar
• Inspeksi Diri
• Ekspor obat

Berikut ulasannya masing-masing

Informasi Umum pada Industri Farmasi (General Information on the Manufacturer)

Informasi mengenai industri farmasi

Pada bagian informasi mengenai industri farmasi yang perlu diperhatikan yaitu nama, alamat resmi industri farmasi, alamat, nama dan lokasi pabrik, bangunan dan unit-unit produksi yang ada dilokasi, nomor telpon dan nomor fax personil yang bisa dihubungi 24 jam. 

Data yang terpenting adanya nomor identitas industri farmasi misal rincian GPS, nomor D-U-N-S ( Data Universal Numbering System) atau sistem lokasi geografis lainnya.

Aktivitas pembuatan obat yang disetujui

Isi pada bagian aktivitas pembuatan obat yang disetujui yaitu salinan izin industri farmasi yang diterbitkan oleh instansi berwenang, kemudian rujukan – rujukan pada EudraGMP database, dan buat pernyataan bahwa apabila instansi berwenang tidak menerbitkan izin pembuatan (lain).

Selain itu, perlu ada penjelasan singkat mengenai pembuatan, impor, ekspor, distribusi dan kegiatan lain yang diberi izin oleh instansi berwenang termasuk instansi luar negeri yang relevan dan tidak ditopang oleh izin pembuatan. 

Dalam aktivitas pembuatan perlu disebutkan jenis produk yang sedang dibuat oleh industri farmasi dan disebutkan pula daftar inspeksi-inspeksi CPOB yang dilakukan industri farmasi selama 5 tahun terakhir dan perlu melampirkan sertifikat CPOB.

Aktivitas pembuatan lain

Aktivitas yang mencakup pembuatan non obat, bila ada.

Sistem Manajemen Mutu (Quality Management)

Sistem manajemen mutu

Dalam sistem manajemen mutu, data yang diperlukan yaitu penjelasan singkat terkait sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh industri farmasi serta rujukan standar yang digunakan. Kemudian tanggung jawab yang berkaitan dengan penanganan sistem mutu termasuk manajemen senior dan informasi mengenai kegiatan industri farmasi yang diakreditasi dan disertifikasi mencakup tanggal dan isi sertifikasi serta lembaga yang melakukan sertifikasi.

Prosedur pelulusan akhir produk jadi

Data yang diperlukan dalam prosedur pelulusan akhir produk jadi yaitu uraian rinci mengenai persyaratan kualifikasi Kepala Pemastian Mutu/Authorised Person/Qualified Person yang bertanggung jawab untuk sertifikasi bets dan prosedur pelulusan.

Kemudian prosedur umum, pelulusan, peranan kepala QA dalam karantina dan pelulusan produk jadi serta penilaian akan kepatuhan terhadap izin edar.

Selain itu, pengaturan antar kepala QA bila ada beberapa kepala QA yang terlibat, pernyataan strategi pengendalian menggunakan PAT (process analytical technology) atau realtime release atau pelulusan parametris.

Manajemen pemasok dan kontraktor

Pada manajemen pemasok dan kontraktor, data yang diperlukan yaitu kesimpulan singkat supply chain dan program audit eksternal, uraian singkat sistem kualifikasi kontraktor, pembuat BAO dan pemasok bahan kritis lain kemudian tindakan untuk memastikan produk dibuat sesuai TSE (Transmitting animal spongiform encephalopathy) guidelines, tindakan yang diadopsi apabila produk, produk ruahan, BAO atau eksipien palsu yang dicurigai/diidentifikasi.

Selain itu perlu daftar pembuat dan laboratorium berdasarkan kontrak mencakup informasi alamat, hubungan komunikasi serta alur rantai pemasokan untuk kegiatan pembuatan dan QC serta kesimpulan singkat mengenai pembagian tanggung jawab antara pemberi dan penerima kontrak dalam kaitan dengan izin edar.

Manajemen resiko mutu

Data yang diperlukan manajemen resiko mutu yaitu uraian singkat mengenai metodologi MRM yang diterapkan dan ruang lingkup serta fokus MRM. Semua aplikasi MRM untuk menilai kesinambungan pemasokan.

Tinjauan mutu produk

Pada tinjauan mutu produk, data yang dibutuhkan yaitu uraian singkat mengenai metodologi yang diterapkan.

Personalia (Personnel)

Data yang diperlukan pada bagian personalia yaitu bagan organisasi dari industri farmasi yang terdiri atas bagian pemastian mutu, pengawasan mutu dan produksi termasuk manajemen senior dan kepala bagian pemastian mutu serta jumlah karyawan yang bekerja pada bagian pemastian mutu, pengawasan mutu, produksi, bagian gudang dan bagian distribusi.

Bangunan dan Peralatan (Premises and equipment)

Bangunan

Data yang diperlukan pada bagian bangunan yaitu gambaran singkat pabrik, luas area pabrik dan daftar bangunan, kemudian rancangan uraian singkat mengenai area pabrik dengan menggunakan skala, denah diagram alir area produksi yang menunjukkan kualifikasi ruangan dan sistem HVAC serta menunjukkan kegiatan produksi pada ruang tersebut, kemudinan denah gudang dan area penyimpanan, uraian singkat terkait kondisi penyimpanan tertentu (jika ada). 

Pada sistem HVAC, prinsip untuk penetapan pasokan udara, suhu, kelembaban, perbedaan tekanan, frekuensi pertukaran udara, serta udara disirkulasi ulang.Pada sistem SPA ( sistem pengolahan air), perlu data referensi mutu air yang dihasilkan, gambar skematis dari sistem. Selain itu, uraian singkat tentang sistem penunjang lainnya yang relevan seperti uap, gas N2, udara bertekanan dan lain-lainnya.

Peralatan 

Data pada peralatan yaitu daftar peralatan utama produksi dan laboratorium QC dengan bagian alat yang diidentifikasi kritis, pembersihan dan sanitasi (uraian singkat metode pembersihan dan sanitasi permukaan yang kontak dengan produk) serta sistem komputerisasi CPOB yang kritis (tidak termasuk peralatan khusus PLC (programable logic controller).

Dokumentasi (Documentation)

Data yang diperlukan pada dokumentasi yaitu penjelasan mengenai sistem dokumentasi baik secara manual maupun elektronik, kemudian lokasi penyimpanan dokumen,daftar jenis dokumen atau catatan, nama dan alamat tempat penyimpanan dokumen serta perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk mengambil dokumen dari tempat penyimpanan diluar fasilitas pembuatan obat.

Produksi (Production)

Jenis Produk

Pada bagian produk, jenis produk yang dibuat termasuk daftar bentuk sediaan obat untuk manusia dan hewan yang dibuat pada lokasi terkait serta daftar bentuk sediaan obat investigasi yang dibuat pada lokasi terkait untuk uji klinis dan jika berbeda dari pembuatan produk komersial, informasi mengenai area produksi dan personil.

Penanganan bahan-bahan beracun dan berbahaya, jenis produk yang dibuat dalam fasilitas terpisah atau dengan cara campaign jika ada. Selain itu, penggunaan PAT, penjelasan umum atas teknologi yang relevan dan sistem komputerisasi yang dipakai.

Validasi Proses

Data pada validasi proses yang dibutuhkan yaitu uraian rincian kebijakan umum validasi proses dan kebijakan pengolahan ulang atau pembuatan ulang.

Penanganan dan Penyimpanan Bahan

Untuk penanganan dan penyimpanan bahan, data yang diperlukan yaitu pengaturan penanganan bahan awal, karantina, pelulusan dan penyimpanan serta pengaturan penanganan bahan dan produk yang ditolak.

Pengawasan Mutu (Quality Control)

Data pada pengawasan mutu yang diperlukan yaitu penjelasan singkat kegiatan pengujian analisis bahan awal dan produk serta uji stabilitas, pengujian bahan pengemas, pengujian mikrobiologis dan biologis serta pengaturan persiapan, revisi dan distribusi dokumen terutama untuk spesifikasi, metode pengujian dan kriteria pelulusan.

Distribusi, Keluhan dan Penarikan Produk Kembali (Distribution, Complaints, Product Defects and Recalls)

Distribusi

Data pada bagian distribusi yang diperlukan yaitu jenis (pemegang izin PBF atau IF) dan lokasi perusahaan tujuan pengiriman produk, uraian sistem yang digunakan untuk memverifikasi bahwa pelanggan/penerima yang ditunjuk secara resmi berhak untuk menerima obat, bahan obat dan/atau obat tradisional. Kemudian, uraian singkat tentang sistem yang memastikan kondisi lingkungan yang sesuai selama transit, pengaturan distribusi produk dan metode untuk menjaga ketertelusuran produk, langkah pencegahan agar produk tidak masuk ke jalur pemasokan ilegal.

Keluhan, Produk Cacat dan Penarikan Produk Kembali

Pada keluhan, produk cacat dan penarikan produk kembali maka data yang diperlukan yaitu uraian singkat mengenai sistem penanganan keluhan produk cacat dan penarikan produk kembali.

Inspeksi Diri ( Self Inspections)

Data pada inspeksi diri yang diperlukan yaitu penjelasan secara singkat kriteria yang digunakan untuk menyeleksi area yang akan dicakup, penjelasan bagaimana sistem inspeksi diri memverifikasi bahwa semua kegiatan yang mempengaruhi mutu dilakukan sesuai dengan rencana serta prosedur mengenai sistem inspeksi diri dan tindak lanjut.

Contoh Dokumen Induk Industri Farmasi/ Site Master File

Berikut contoh Dokumen Induk Industri Farmasi , dapat di klik disini

Referensi :

• Peraturan Badan POM Nomor HK.04.1.33.02.12.0883 Tahun 2012 tentang dokumen induk industri farmasi dan industri obat tradisional

• PIC/S PE 008-4 EXPLANATORY NOTES FOR PHARMACEUTICAL MANUFACTURERS ON THE PREPARATION OF A SITE MASTER FILE
• ICH Explanatory Notes on the preparation of a Site Master File
• Annex 14 WHO guidelines for drafting a site master file
• https://pharmapathway.com/site-master-file-smf/

Semoga Bermanfaat

Salam

M. Fithrul Mubarok