Demand Management di Industri Farmasi

Pengertian Demand Management

Di industri farmasi yang kompleks dengan rantai distribusi yang panjang akan menyebabkan kompleksnya masalah yang dihadapi. Masalah klasik yang ditemui adalah ketidakmampuan perusahaan farmasi memenuhi permintaan dari konsumen. Ketidakmampuan ini terjadi dikarenakan banyak faktor yang saling berkaitan dan bertautan. Kompleksnya masalah ini memang tidak mudah untuk diatasi.

Produk obat mempunyai supply chain yang banyak. Produk obat terdiri banyak komponen bahan baku dan bahan kemas. Formula obat biasanya terdiri lebih dari 5 komponen penyusun mulai dari bahan aktif, eksipien sebagai pengisi, pelicin dan yang lain-lain. Bahan kemas bisa terdiri dari blister, alufoil, dus, leaflet, dan karton box. Lebih dari 90% bahan baku maupun eksipien obat yang diproduksi di Indonesia berasal dari impor negara lain. Panjangnya rantai distribusi dari manufakturer di luar negeri, misal India ke broker atau vendor di India ke vendor di Indonesia baru masuk ke industri farmasi. Untuk distribusi obat jadi dari manufaturer pabrik ke PBF (pedagang besar farmasi) ke retailer (apotek, klinik dan rumah sakit) baru ke konsumen. Dari Jakarta sampai kota-kota di luar pulau Jawa.

Demand Planning vs Demand Management

Demand planning (perencanaan permintaan) adalah proses yang dilakukan oleh organisasi untuk mengantisipasi permintaan pelanggan dan memastikan bahwa produk tersedia dalam jumlah yang cukup di tempat dan waktu yang tepat sesuai dengan level pelayanan dan biaya supply chain yang terendah. Termasuk didalamnya adalah peramalan permintaan, manajemen persediaan, perencanaan kapasitas, perencanaan penjadwalan produksi dan rencana kebutuhan material (Material Requirement Planning). Walaupun begitu perencanaan yang buruk dapat mengakibatkan:

• Ketidakpuasan konsumen
• Kehilangan bisnis
• Peningkatan biaya dan rendahnya laba
• Ketidakefisienan penggunaan sumber daya

Demand management (pengelolaan permintaan) adalah usaha-usaha terfokus untuk melakukan estimasi dan mengelola permintaan dari konsumen dengan perhatian menggunakan informasi tersebut untuk menentukan keputusan-keputusan operasi (terkait decision making di perusahaan farmasi). Demand management lebih dari hanya forecasting akan tetapi integrasi antara demand (permintaan) dengan supply (pasokan). Integrasi ini membutuhkan sebuah komunikasi, koordinasi dan kolaborasi berbagai fungsi di perusahaan farmasi. Demand planning secara aktif berusaha memastikan bahwa profil permintaan pelanggan sebagai input untuk merencanakan permintaan sehalus (smooth) mungkin sehingga lebih mudah untuk operasi supply chain. Pada demand management perusahaan farmasi perusahaan tidak hanya pasif menunggu permintaan yang diberikan, tetapi berusaha mengurani naik turunnya permintaan atau meningkatkan stabilitas permintaan. Jadi demand planning adalah sikap REACTIVE sedangkan demand management sikap PROACTIVE terhadap permintaan pelanggan.

Pengalaman bekerja saya mengenai koordinasi adalah hambatan terbesar adalah manusia. Setiap orang dalam bagian tertentu sulit diajak satu irama dikarenakan tiap bagian mempunyai kepentingan-kepentingannya tersendiri. Setiap bagian sulit untuk berpikir dengan cara pandang bagian lain, sehingga kemauan berkorban untuk kepentingan yang lebih besar (kesuksesan dalam demand) agak sulit. Ini dipengaruhi oleh faktor sempitnya pengetahuan tentang bagian lain dan sedikitnya empati (mau ikut merasakan kesusahan bagian lain). Dengan adanya peningkatan kolaborasi, komunikasi dan koordinasi antar bagian lintas fungsi otomatis akan meningkatkan aliran supply chain menjadi lebih lancar.

Integrasi Demand dan Supply

Di kebanyakan industri farmasi terdapat 2 sisi dasar dari bisnis, yaitu sisi demand (permintaan) dan sisi supply (pasokan). Sisi demand terdiri dari Marketing dan sales membentuk brand awareness dan penjualan. Sisi demand ini merupakan sisi hilir atau downstream process. Sisi supply terdiri dari sourcing (bahan baku/bahan kemas). Supply terdiri juga dari vendor-vendor bahan baku dan vendor mesin. Sisi supply ini masuk dalam sisi upperstream atau hulu dari proses bisnis.

Permasalahan

Di banyak organisasi sisi supply dan sisi demand ini tidak melakukan komunikasi yang intens bahkan saling menyalahkan bila terjadi masalah. Keadaan ini disebut oleh Peter Drucker sebagai Pemisahan Besar (The Great Divide). keadaan ini otomatis mempengaruhi performa dari perusahaan. Demand supply integration (DSI) menjembatani lintas fungsi antara supply dengan demand melalui aktivitas S&OP (Sales and Operation Planning). S&OP dimulai dari masukkan demand forecast (sisi demand) dan capacity forecast (sisi supply). Kedua forecast ini diimbangkan oleh bagian DSI agar sesuai dengan permintaan dari konsumen. Dalam kenyataan kedua forecast ini tidak selalu cocok dengan sempurna, selalu ada yang meleset dikarenakan kompleksnya faktor yang ada selama proses. Perusahaan dapat memproduksi lebih dari yang diminta konsumen, atau memproduksi skala kecil tapi tidak sesuai dengan jumlah permintaan konsumen. Kedua situasi ini sama-sama bermasalah. Masalah yang muncul adalah menurunkan pelayanan ke konsumen dan meningkatkan biaya (bila stok berlebihan). Masalah yang muncul ini merupakan masalah dasar yang sering ditemui pada berbagai perusahaan. Melesetnya perhitungan ini adalah sesuatu yang wajar dalam kisaran tertentu, yang penting adalah identifikasi faktor-faktor kontribusi penyebab melesetnya forecast tersebut agar dapat direncanakan demand-supply balik lagi ke kesetimbangan.

Best practice dari penyelesaian masalah ketidak seimbangan/ salah kalkulasi adalah keterlibatan dari Senior Leadership untuk memberikan masukan ke bagian DSI sehingga dapat dipahami prioritas perusahaan. Bagian keuangan juga dapat memberikan masukkan terkait anggaran prioritas bisnis. Dengan berbagai kolaborasi dan masukkan dari Senior Leadership dan keuangan akan memberikan ide yang lebih bagus serta mendapatkan berbagai peluang dalam keputusan strategis.

Setelah dilakukan meeting S&OP keputusan yang diambil harus selaras dalam mencapai keseimbangan supply dan demand. Setiap bagian harus terlibat dan mendukung keputusan yang telah dibuat. Keputusan yang didapat salah satu outputnya adalah demand plan yang dikirimkan kepada marketing&sales. Bila keputusannya adalah menjual lebih banyak dari biasa maka bagian marketing harus melakukan tindakan lebih seperti melakukan promosi dan disatu sisi supply pabrik harus memproduksi lebih banyak. Jangan sampai terjadi promosi sudah dijalankan menggunakan biaya banyak sedangkan barang/produk tidak ada. Peningkatan produksi produk/barang tadi merupakan operational plan yang menyasar pada sisi supply.

Perusahaan yang dapat melakukan eksekusi selaras antar bagian dalam bisnis proses akan menciptakan keunggulan kompetitif. Jarang sekali ada perusahaan yang dapat mencapai ini, terdapat masalah-masalah yang biasanya muncul yaitu:

• kekuatan internal/politik di perusahaan tidak seimbang
• marketing dan sales terlalu mendominasi keputusan
  marketing meminta produk dalam jumlah besar dengan landasan kurang kuat/didasarkan optimisme semata. Permintaan terformalisasi dalambentuk demand forecast ke bagian DSI. Dalam S&OP mengeluarkan operational plan ke sisi supply (pabrik) untuk memproduksi melebihi kapasitas produksi. Senior management dan finance tidak terlibat dalam keputusan ini. Akibatnya biaya meningkat tajam, level service ke konsumen menurun dan kepercayaan konsumen turun.
• Perusahaan terlalu didominasi oleh bagian keuangan.
  Demi menyenangkan investor bagian keuangan mempengaruhi demand forecast. Demand forecast yang tidak rasional masuk ke DSI, dari DSI keluar operational plan ke sisi supply. Karena tidak adanya integrasi dengan bagian lain dan rencana tidak didasarkan pada kebutuhan real konsumen maka produk yang telah dibuat pabrik tidak terserap oleh pasar dengan optimal.
• Demand plant yang telah diputuskan tidak dijalankan dengan sengaja/diabaikan. Sehingga bagian lain merasa telah dihianati, komunikasi antar bagian menjadi buruk sehingga rencana semula tidak berjalan sesuai rencana.

Integrasi Supply Chain Perusahaan dengan Supply Chain Perusahaan Lain

Ada Supply chain bagian retailer sendiri, ada supply chain plant (pabrik) dan supply chain bagian supplier. Masing-masing mempunyai forecast dan hitungan yang berbeda. Tugas dari DSI adalah mengsingkronkan forecast tadi menjadi satu forecast. Ini memang tugas yang tidak mudah karena banyak faktor tak terkontrol yang mempengaruhi forecast utama.

Integrasi demand dan supply melalui operasi S&OP akan mengurangi ketidakpastian demand dan ketidakpastian supply. Dapat dilihat pada gambar diatas bila ketidakpastian demand semakin kecil (panah ke kiri) dan ketidakpastian supply semakin kecil (panas ke atas), kedua panah tersebut akan menuju satu titik bertemu ke ke-efisien-nan supply chain (kotak hijau).

Integrasi demand dan supply sangat menantang akan tetapi bila dapat dilakukan dengan baik, perusahaan akan mendapatkan keunggulan kompetitif.

Sumber: https://www.youtube.com/watch?v=eT6Tc_IQg1U