Bagian Pemastian mutu atau disebut juga bagian Quality Assurance mempunyai banyak pekerjaan yaitu pengendalian sistem mutu yaitu kalibrasi, kualifikasi, validasi, monitoring catatan pengolahan dan pengemasan bets/CPPB (batch record), pemantauan mutu produk (PMP), dan registrasi produk. Untuk perbedaan antara QA dan QC dapat dibaca disini.
Sistem Manajemen Mutu
Manajemen mutu adalah konsep luas yang mencangkup semua aspek baik secara individual maupun secara kolektif yang akan mempengaruhi mutu produk.
Manajemen mutu adalah totalitas semua pengaturan yang dibuat, dengan tujuan untuk memastikan bahwa obat memiliki mutu yang sesuai dengan tujuan penggunaan. Manajemen puncak bertanggungjawab untuk mencapai sasaran mutu, yang memerlukan partisipasi dan komitmen dari porsenel pada semua tingkat di berbagai departemen dalam perusahaan, juga pemasok dan distributor. Manajemen mutu didasarkan pada :
- Suatu infrastruktur atau sistem mutu Industri Farmasi yang tepat mencakup struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya
- Tindakan sistematis yang diperlukan untuk mendapatkan kepastian dengan tingkat kepercayaan yang tinggi, sehingga produk (atau jasa pelayanan) yang dihasilkan akan selalu memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Keseluruhan tindakan tersebut disebut Pemastian Mutu.
Menurut CPOB 2018 unsur dasar Manajemen Mutu terdiri dari:
- Sistem Mutu, merupakan infrastruktur manajemen mutu, yang mencakup semua sumber daya yang diperlukan, yaitu rangkuman semua prosedur dan proses yang mengatur Sistem Mutu, sumber daya yang terkait dengan personil yang mencakup struktur organisasi dan uraian tugas yang menjabarkan tanggung jawab dan kewajiban personil terkait. Sistem Mutu hendaklah dicerminkan dalam Dokumen Induk Industri Farmasi.
- Pemastian mutu, merupakan alat (tools) manajemen mutu, yang merupakan tindakan sistematis untuk melaksanakan Sistem Mutu.
Sistem manajemen mutu memerlukan dukungan ketersediaan personel yang kompeten bangunan, dan sarana serta peralatan yang cukup dan memadai. Manajemen mutu di industri farmasi diatur oleh bagian Quality System atau bagian Quality Assurance yang bertugas memastikan setiap pabrik farmasi telah memenuhi standar yang ditetapkan berdasarkan sistem manajamen mutu terkait.
Jenis Standar Mutu yang Umum diterapkan
Beberapa standar sistem manajemen mutu yang umum diterapkan di industri farmasi, antara lain:
CPOB 2018
Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) adalah cara pembuatan obat bertujuan untuk memastikan agar mutu obat dan / atau bahan obat yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan dan tujuan penggunaan. Pengendalian produksi menjadi hal penting menjamin konsumen menerima obat yang bermutu tinggi. Pengendalian yang menyeluruh akan membentuk mutu produk yang konsisten. Aspek pengendalian telah tercantum dalam pedoman CPOB yang kemudian termuat dalam klausul, yang meliputi manajemen mutu, personalia, bangunan dan fasilitas, peralatan, sanitasi dan higine, produksi, pengawasan mutu, inspeksi diri, audit mutu, dan audit, serta persetujuan pemasok, penanganan keluhan terhadap produk dan penarikan kembali produk, dokumentasi, pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak, serta kualifikasi dan validasi
CPOTB
CPOTB adalah petunjuk yang menyangkut aspek produksi dan pengendalian mutu obat tradisional yang meliputi seluruh rangkaian pembuatan obat tradisional yang bertujuan agar produk obat tradisional yang dihasilkan senantiasa memenuhi persyaratan yang telah ditetapkansesuai dengan tujuan penggunaan. Secara umum CPOTB mirip dengan CPOB akan tetapi lebih longgar. CPOTB terakhir adalah CPOTB 2011 dan pada tahun 2020 telah dikeluarkan draft CPOTB 2020 akan tetapi sampai sekarang belum disahkan oleh BPOM untuk menjadi guideline resmi. CPOTB ini sistem yang menaungi pembuatan obat tradisional seperti minyak balur, minyak telon atau kapsul obat tradisional
CPPKRTB 2017
CPPKRTB ini untuk industri farmasi yang memproduksi produk Perbekalan Kesehatan Rumah tangga seperti hand sanitizer. Cara Pembuatan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga yang Baik (CPPKRTB) merupakan pedoman yang digunakan dalam rangkaian kegiatan pembuatan perbekalan kesehatan rumah tangga dan pengendalian mutu yang bertujuan untuk menjamin agar produk perbekalan kesehatan rumah tangga yang diproduksi memenuhi persyaratan yang ditetapkan sesuai dengan tujuan penggunaannya dalam rangka tercapainya keamanan, mutu dan manfaat PKRT yang diproduksi. Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga, yang selanjutnya disingkat PKRT adalah alat, bahan, atau campuran bahan untuk pemeliharaan dan perawatan kesehatan untuk manusia, pengendali kutu hewan peliharaan, rumah tangga, dan tempat-tempat umum. Aspek yang termasuk dalam cara pembuatan PKRT yang baik adalah meliputi sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, pengelolaan sumber daya, realisasi produk, serta pengukuran, analisa, dan perbaikan
ISO 9001 (2015)
ISO 9001 merupakan standar internasional di bidang sistem manajemen mutu. Akreditasi ini sebagai bukti bahwa perusahaan telah memenuhi persyaratan internasional dalam hal manajemen penjaminan mutu produk/jasa yang dihasilkan ISO 9001 mengadopsi pendekatan berbasis resiko (preventif terhadap kualitas yang mencakup berbagai topic, termasuk komitmen manajemen puncak terhadap kualitas, pelanggan, sumber daya, kompotensi karyawan, manajemen proses (berlaku untuk produksi, pemberian, dan proses administrasi), perencanaan, desain produk, pembelian, pemantauan, pengukuran proses,produk, dan layanan yang diperlukan untuk memastikan kesuaian, proses untuk menyelesaikan keluhan pelanggan, dan persyaratan untuk mendorong peningkatan kualitas. ISO 9001 terakhir adalah ISO 9001 tahun 2015
ISO 14001 (2015)
ISO 14001 merupakan standar internasional yang mengatur sistem manajemen lingkungan (SML). ISO 14001 berfungsi untuk memperbaiki kinerja lingkungan melalui penggunaan sumber daya yang lebih efisien dan pengurangan limbah, sehingga mendapatkan keunggulan kompetitif dan kepercayaan pemangku kepentingan. Tujuan dari penerapan SML adalah untuk meningkatkan kinerja lingkungan, memenuhi kewajiban penataan, mencapai tujuan lingkungan.
OSHAS 18001 (2007)
The Occupational Health and Safety Assessment Series / Seri Persyaratan Penilaian Kesehatan dan Keselamatan Kerja (OHSAS) merupakan standar internasional untuk Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Standar ini menyediakan kerangka bagi efektifita smanajemen K3 termasuk kesesuaian dengan peraturan perundang-undangan yang diterapkan pada aktivitas-aktivitas anda dan mengenali adanya bahaya-bahaya yang timbul. OSHAS menerapkan prinsip-prinsip pokok dan elemen dalam pelaksanaanya (DC Konsultan, 2008), yaitu keterlibatan kepemimpinan, manajemen resiko, komiten terhadap kepatuhan, partisipasi karyawan, dan kinerja monitoring dan perbaikan. OHSAS ini secara perlahan diganti dengan ISO 45001:2018
Sistem Jaminan Halal (SJH)
Sistem jaminan halal mencerminkan kualitas penerapan di perusahaan yang dinilai oleh LPPOM MUI melalui audit. Nilai SJH yang diberikan sesuai dengan level pemenuhan persyaratan sertifikasi halal pada HAS 23000.
Sistem Mutu
Sistem Mutu bertanggung jawab dalam menjamin kesesuaian mutu produk yang mengacu pada sasaran mutu yang diharapkan. Sistem mutu didesain secara komprehensif dan diterapkan secara benar serta terdokumentasi. Sistem mutu berada di tingkat plant. Sistem mutu menjadi salah satu bagian dari Pemastian Mutu / Quality Assurance (QA). Manajemen puncak menentukan sasaran mutu perusahaan yang masih bersifat global yang kemudian disebut manual mutu. Kemudian, manual mutu akan diturunkan menjadi prosedur yang akan disusun berdasarkan prinsip plan do check and action (PDCA). Manual mutu kemudian diperjelas dalam bentuk Instruksi Kerja (IK)/ SOP dan diterapkan serta terdokumentasi dalam catatan mutu.
Penyusunan Prosedur di industri farmasi mengikuti prinsip PDCA (plan, do, check, and action).
Plan
Tahap Plan berkaitan dengan penyusunan beberapa dokumen, seperti :
Dokumen Manajemen Resiko
Dokumen yang menjabarkan resiko positif dan / atau negatif meliputi semua tahapan yang dilakkukan, termasuk peluang yang mungkin terjadi. Dokumen ini berisi jenis resiko dan minimalisir pencegahannya.
Prosedur Pematuhan Hukum dan Persyaratan
Prosedur ini berisi tatanan hukum, peraturan, yang harus diikuti untuk tetap menjaga kualitas dan mutu produk sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Prosedur ini akan rutin di revisi menyesuaikan perkemangan
Penetapan Rencana Mutu dan Sasaran serta Program Peningkatan
Dokumen ini akan mencangkup sasaran mutu, program pendukung, dan report penilaian personalia /KPI
Kesiagaan dan ketanggapan daruratan
Dokumen ini mencangkup prosedur dan pelaporan tanggap darurat
Prosedur kompetensi dan uraian kerja
Prosedur ini berisi tata cara rekruitmen, pelatihan, job description, dan batasan karyawan.
DO
Tahap kedua diikuti Do yang terdiri dari penyiapan dokumen-dokumen berikut.
- Prosedur Pengadaan Tenaga Kerja dan Pemeliharaan Kesehatan
- Prosedur Komunikasi
- Pengendalian Dokumen
- Pengendalian Dokumen
- Pengendalian saran dan penunjang
- Rencana Induk Validasi
- Prosedur Pembelian
- Prosedur Produksi
Check
Tahap selanjutnya adalah Check yang meliputi aspek berikut
- Pengkajian mutu produk
- Penanganan Penyimpangan
- Pengukuran Kepuasaaan Pelanggan
- Audit Internal dan Eksternal
Action
Action dilakukan dengan cara eksekusi semua yang telah direncanakan dan dilakukan monitoring.
Pekerjaan di bagian Pemastian Mutu Industri Farmasi
Pelulusan Produk
Pelulusan produk jadi dilakukan mengikuti prosedur pelulusan obat yang disetujui untuk memastikan bahwa produk yang dirilis sesuai dengan mutu yang ditetapkan. Bagian Pemastian mutu akan melakukan pemastian terhadap dokumen pendukung yang kemudian dilanjutkan rilis produk. Bagian Pemastian Mutu Industri Farmasi memastikan danya laporan analisis (LA) dan Catatan Pengolahan dan Pengemasan Bets (CPPB) dari produk yang diperoduksi. Laporan analisis terkait bahan baku dan produk jadi yang telah dilaporkan oleh Pengawasan Mutu. Berdasarkan ketentuan pada CPOB 2018 apabila terjadi kondisi tidak dapat melakukan pelulusan produk jadi, maka akan dilakukan pemeriksaan kembali dan produk akan di tunda rilisnya. Pemeriksaan akan masuk prosedur penanganan penyimpangan.
Penyimpangan, Keluhan Dan Penarikan Kembali Produk
Segala hal yang tidak sesuai dengan mutu yang diharapkan maka akan disebut peyimpangan. Temuan penyimpangan dapat ditemukan di semua lini proses produksi, mulai dari penerimaan bahan hingga menjadi produk jadi, termasuk dalam penyimpanan serta distribusi. Setiap temuan disusun dalam laporan penyimpangan dengan didukung dokumen pendukung (HULS/OOT/Stabillitas) yang kemudian dilanjutan dengan kategorisasi penyimpangan dan melakukan proses penyelidikan pendukung penyimpangan. Hasil penyelidikan kemudian akan diambil keputusan untuk pembuatan CAPA atau tindakan lain yang berhubungan dengan pihak eksternal seperti complain ke supplier.
Semua keluhan dan informasi lain yang berkaitan dengan kemungkinan terjadi kerusakan obat, dapat bersumber dari dalam maupun dari luar industri, dan memerlukan penanganan serta pengkajian secara teliti. Keluhan atau informasi yang bersumber dari dalam industri antara lain dapat dari bagian produksi, bagian pengawasan mutu, bagian gudang dan bagian pemasaran, sementara dari luar industri antara lain dapat berasal dari pasien, dokter, paramedis, klinik, rumah sakit, apotek, distributor dan Badan POM. Penarikan kembali produk adalah suatu proses penarikan dari satu atau beberapa bets atau seluruh bets produk tertentu dari rantai distribusi karena keputusan bahwa produk tidak layak lagi untuk diedarkan. Keputusan ini dapat bersumber dari Badan POM atau dari industri.
Keluhan yang disampaikan memerlukan penyelidikan dan evaluasi secara menyeluruh dan mendalam yang mencangkap :
- pengkajian seluruh informasi mengenai laporan atau keluhan;
- inspeksi atau pengujian sampel obat yang dikeluhkan dan diterima serta, bila perlu, pengujian sampel pertinggal dari bets yang sama; dan
- pengkajian semua data dan dokumentasi termasuk catatan bets, catatan distribusi dan laporan pengujian dari produk yang dikeluhkan atau dilaporkan
Proses pelaksanaan penanganan keluhan di industri farmasi mangacu pada SOP/IK Penanganan Keluhan Produk dengan alur secara umum sebagai berikut.
- Penerimaan keluhan dari pelapor
- Melakukan kategorisasi keluhan
- Feed back pertama dari pihak pemastian mutu terkait kelengkapan pelaporan
- Investigasi
- Pelaporan hasil investigasi
- Jika terbukti adanya keluhan yang dilaporkan akan ditindaklajuti sesuai proses penarikan produk
- Pengolahan data menjadi salah satu aspek kajian pengkajian mutu produk
Investigasi masalah memerlukan analisis akar masalah disertai rencana tindakan perbaikan dan pencegahan. Analisis akar masalah menggunakan metode 6M (Method, Measure, People, Material, Environment, dan Mechine) dan 5-Whys. Hasil evalasi kemudian ditindaklanjutin dengan perbaikan yang meliputi perubahan formula, perubahan prosedur pembuatan, perbahan bahan kemas, dan perubahan kondisi penyimpanan.
Semua temuan penyimpangan, keluhan, penarikan produk, hasil inspeksi internal/eksternal kemudian dievaluasi dan direncakan tindakan perbaikannya menggunakan CAPA. Proses CAPA dianggap close jika sudah mendapatkan penilaian efektif. Pada dokumen CAPA juga penting untuk melibatkan personalia yang bertanggung jawab sekaligus batas waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan perbaikan yang direncakan. Pada formulir CAPA yang diterapkan di industri farmasi perlu mencatumkan hal-hal yang meliputi temuan, persyaratan untuk dikatakan sebagai penyimpangan, kondisi saat ini, GAP analysis, root cause analysis, CAPA, status, batas waktu penyelesaian, penanggung jawab, dokumen rujukan hasil perbaikan, verifikasi, paraf dan tanggal
Change Control
Change Control (CC) merupakan bagian penunjang sistem CPOB yang berfungsi untuk mempermudah proses dokumentasi atas segala perubahan yang menyangkut aspek yang telah ditetapkan CPOB. Change control juga berfungsi untuk meningkatkan kualitas manajemen mutu yang terus berdinamis mengikuti standar dan peraturan yang berlaku. Industri Farmasi menerapkan formulir terkait CC dengan beberapa jenis kriteria perubahan yang meliputi struktur organisasi, ruangan, fasilitas produksi, fasilitas pengawasan mutu, fasilitas pengolahan limbah dan K3, proses produksi, prosedur pembersihan, prosedur penanganan limbah, prosedur K3, dll.
Kalibrasi
Kalibrasi adalah suatu rangkaian operasi yang dilakukan pada kondisi tertentu (spesifik), dimana terdapat hubungan antara yang ditunjukkan alat/sistem untuk mengukur (berat, suhu, pH) atau nilai yang ditunjukkan oleh alat pengukur dengan nilai yang ditunjukkan standar baku. Batas untuk penerimaan hasil pengukuran harus ditentukan. Dengan kata lain kalibrasi merupakan aktivitas membandingkan antara alat yang akan dikalibrasi dengan standar baku. Alat-alat yang umum dikalibrasi timbangan, pH meter, thermometer, thermohygrometer, manometer, putaran mixer, anemometer, particle counter, dan sebagainya.
Kualifikasi
Kualifikasi adalah tindakan pembuktian dan dokumentasi bahwa suatu sistem dan peralatan, mesin, dan fasilitas telah terpasang secara benar dan dapat bekerja dengan sesuia sehingga menghasilkan hasil yang diharapkan. Kualifikasi ada 4 macam yaitu Kualifikasi Desain, Instalasi, Operasi, dan Kinerja.
Kualifikasi Desain menjadi tahapan pertama dalam melakukan kualifikasi terhadap mesin dan fasilitas lain. Dokumen-dokumen untuk kualifikasi desain bertujuan untuk menverifikasi bahwa desain dari fasilitas yang akan diadakan, dirancang, atau dibangun sesuai dengan tujuan yang dikehendaki serta tetap mengacu pada ketentuan dan spesifikasi yang diatur oleh CPOB yang berlaku. Kegiatan kualifikasi desain dilaksanakan sebelum mesin tersebut diadakan, dipasang, atau dibangun.
Kualifikasi Instalasi (KI) dilaksanakan pada saat pemasangan atau instalasi mesin atau peralatan produksi atau sarana penunjang yang baru atau yang dimodifikasi. Tujuannya adalah untuk menjamin dan mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan yang diinstalasi sesuai dengan spesifikasi yang tertera pada dokumen pembelian, manual alat yang bersangkutan dan pemasangannya dilakukan memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan.
Kualifikasi Operasional dilakukan setelah Kualifikasi Instalasi selesai dilaksanakan, dikaji dan disetujui. Tujuan Kualifikasi Operasional (KO) adalah untuk menjamin dan mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan yang telah diinstalasi bekerja (beroperasi) sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
Kualifikasi Kinerja (KK) merupakan dokumentasi yang memverifikasikan bahwa fasilitas, sistem dan peralatan, yang telah terpasang dan difungsikan, dapat bekerja secara efektif dan memberi hasil yang dapat terulang, berdasarkan metode proses dan spesifikasi yang disetujui. Kualifikasi Kinerja dilakukan setelah semua tahapan selesai dilaksanakan, dikaji dan disetujui. Kualifikasi Kinerja mencakup hal berikut:
- Pengujian dengan menggunakan bahan baku, bahan pengganti yang memenuhi spesifikasi atau produk simulasi yang dilakukan berdasarkan pengetahuan tentang proses, fasilitas, sistem dan peralatan
- Uji yang meliputi satu atau beberapa kondisi yang mencakup batas operasional atas dan bawah.
- Validasi
Validasi adalah suatu tindakan pembuktian, artinya validasi merupakan suatu pekerjaan yang terdokumentasi. Tata cara atau metode pembuktian tersebut dilakukan dengan cara yang sesuai prosedur dalam CPOB. Validasi yang dilakukan di industri farmasi adalah validasi proses, validasi metode analisa, dan validasi pembersihan.
Validasi proses adalah tindakan pembuktian yang didokumentasikan bahwa proses yang dilakukan dalam batas parameter yang ditetapkan dapat bekerja secara efektif dan memberi hasil yang dapat terulang untuk menghasilkan produk jadi yang memenuhi spesifikasi dan atribut mutu yang ditetapkan sebelumnya. Validasi proses dapat berupa validasi prospektif untuk produk baru rilis menggunakan 3 bets berturut-turut, validasi konkuren dilakukan untuk produk yang telah berjalan proses produksinya dan telah di pasarkan tetapi belum dilakukan validasi prospektif terlebih dahulu, dan validasi retrospektif untuk produk yang telah dipasarkan yang dilaksanakan berdasarkan data pembuatan, pengujian dan pengawasan bets berdasarkan analisa tren (CPOB, 2018).
Validasi metode analisis merupakan suatu tindakan penilaian terhadap parameter tertentu untuk metode analisis, berdasarkan percobaan laboratorium, untuk membuktikan bahwa parameter tersebut memenuhi persyaratan untuk penggunaannya (Harmita, 2004). Validasi metode analisa dilakukan terhadap metode analisis baru, atau metode analisis yang digunakan di laboratorium bila dilakukan perubahan terhadap instruksi kerja pemeriksaan, perubahan komposisi produk obat dan lain-lain.
Selanjutnya pada validasi pembersihan menggunakan metode usap dan metode bilas. Validasi Pembersihan merupakan salah satu dari beberapa validasi yang ada di Industri Farmasi. Validasi pembersihan dilakukan untuk mengkonfirmasi efektivitas metode pembersihan apakah metode yang digunakan layak sehingga diperoleh hasil yang valid.
Risk Assesment/ Manajemen Risiko Mutu
Risk assessment (RA) merupakan bagian dari aspek sistem manajemen mutu yang berfungsi untuk memastikan setiap tindakan yang dilakukan dan setiap penyimpangan, keluhan, perubahan, serta kebijakan mutu lainnya sudah dibuat kebijakan resiko sebagai dasar pengambilan keputusan selanjutnya. Selain itu, RA juga berfungsi untuk menilai suatu potensi resiko ataupun peluang yang terjadi. Kajian resiko ini fokus pada aspek yang berpengaruh terhadap khasiat, keamanan, dan mutu produk serta dampaknya kepada konsumen.
Registrasi
Regitrasi obat menjadi hal pentinguntuk memastikan bahwa obat/produk yang sampai ke konsumen telah terdaftar dari pihak regulatori. Registrasi juga sebagai aspek pendukung untuk menjaga kualitas dan mutu suatu produk. Registrasi obat dan produk biologis mengacu pada Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 24 tahun 2017 tentang Kriteria dan Tata Laksana Registrasi Obat .Kemudian untuk obat tradisional telah diatur di Permenkes RI Nomor 007 Tahun 2012 tentang Registrasi Obat Tradisional. Untuk petunjuk registrasi PKRT mengacu pada Permenkes RI No 20 Tahun 2017 tentang Cara Pembuatan Alat Keseharan dan Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga.
Registrasi merupakan prosedur pendaftaran dan evaluasi produk untuk mendapatkan persetujuan. Registrasi produk meliputi aspek yang terkait dengan mutu, kualitas, khasiat, dan keamanan produk. Perubahan terkait hal-hal tersebut dapat menjadi perubahan minor atau major tergantung kategorisasi perubahannya. Kebijakan registrasi dan perubahan/variasi juga berbeda antar jenis produk. Untuk produk obat ada beberapa jenis registrasi, yaitu registrasi obat baru, variasi (major, minor, dan notifikasi).
Lama registrasi tergantung dari jenis produk dan jenis registrasinya. Dewasa ini, segala kebutuhan untuk registrasi dilakukan via online. Untuk beberapa jenis registrasi, seperti registrasi ulang tanpa variasi produk obat hanya memerlukan waktu 8 jam pada hari kerja. Sistem registrasi dari BPOM seoptimal mungkin lebih efisien untuk mempemudah registrasi produk obat di Indonesia.
Semoga Bermanfaat
Salam
M. Fithrul Mubarok, M, Farm.,Apt
